Mejorar la eficiencia y, por lo tanto, aumentar su competitividad y rentabilidad es uno de los objetivos de todas las empresas. Hoy en día, en un mercado global y ultracompetitivo, esto se ha convertido en una necesidad para poder sobrevivir.
Para conseguirlo, muchas de esas empresas se han embarcado en proyectos de optimización de procesos y automatización de los mismos. Las nuevas tecnologías han proporcionado herramientas que antes no existían y que, unidas con las ya consolidadas, van a permitir reducir costes, tiempo y errores en un proceso, así como destacar sobre la competencia aumentando la calidad.
¿En qué consiste la optimización de procesos en una empresa?
Como señalábamos, el propósito de la optimización de procesos es reducir (o, si es posible, eliminar totalmente) la pérdida de tiempo y recursos, los gastos innecesarios y los errores que se producen en la empresa. Se trata de buscar la mejora continua de los resultados obtenidos durante el proceso en cuestión.
La gestión de procesos supone un cambio en la manera de gestionar la empresa, con una presencia constante de análisis periódicos acerca de su funcionamiento interno. En resumen, el punto central de la optimización de procesos es mejorar la gestión empresarial.
Qué busca la optimización de procesos de negocio
- Eliminar los errores técnicos o humanos, haciendo frente a los cambios constantes que se producen en el día a día de una empresa: cambios en el mercado, en los gustos, en las tendencias de consumo, en la irrupción de nuevas tecnologías, etc.
- Mejorar la eficiencia de todo el personal de la empresa, sin importar su función o la posición que ocupen en el organigrama.
- Ahorrar en los costes dedicados a la ejecución de un proceso, aumentando su rentabilidad.
- Agilizar al máximo los procesos automáticos y repetitivos que se producen en los distintos trabajos y tareas ejecutados en la empresa, tanto los realizados de manera individual como los que se ejecutan en equipo.
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Tipos de Optimización de Procesos en empresas
Existen varias metodologías muy conocidas a la hora de optimizar los procesos en las empresas. Entre ellas destacan la Lean, la Six Sigma (concretamente la herramienta DMAIC) o el método Kaizen.
Six Sigma
Dentro del Six Sigma encontramos una herramienta llamada DMAIC, específicamente diseñada para la mejora continua de procesos. El nombre proviene de las acciones que la caracterizan: Define, Measure, Analize, Improve y Control (en castellano Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar).
El DMAIC está basada en recolectar datos, especialmente estadísticos, para mejorar los resultados de la empresa a la vez que minimiza los riesgos.
Lean
El Lean está enfocado a crear una cultura empresarial que haga más eficiente la organización. Para ello, hay que reducir los desperdicios, el coste y los tiempos en los procesos para incrementar la velocidad de respuesta.
Kaizen
Kaizen es uno de los modelos de mejoramiento continuo más conocidos del mundo. Este sistema, casi una filosofía, nació en Japón tras la Segunda Guerra Mundial cuando el país trataba de recuperarse de los estragos de la derrota. El nombre proviene de las partículas “kai” y “zen”, que unidas vienen a significar “acción del cambio y el mejoramiento continuo y gradual”.
Este método usa a los empleados de la compañía como protagonistas. Son ellos los que deben observar los procesos, estandarizarlos y generar una cultura de mejora. Está muy basado en el trabajo en equipo y en la solución de problemas a través de un método científico.
Metodología BPM
El BPM (Business Process Management o Gestión de Procesos de Negocio) combina la automatización con una nueva estructura de organización empresarial.
Mediante algunas herramientas tecnológicas, el BPM ofrece una mayor visibilidad sobre los procesos para garantizar el control. De igual forma, mejora la compresión de los mismos. El resultado de esto es que los errores detectados pueden corregirse más fácilmente.
Una de la ventajas del BMP es que no se necesitan grandes inversiones. En general, sus herramientas se integran sin problemas en el ERP de la empresa o en el CRM, así como en cualquier otro tipo de software de gestión.
Pasos a realizar para la optimización de procesos
La palabra que mejor resume la optimización de procesos es, sin duda, cohesión. Así, se trata en gran medida de cohesionar todas las áreas de la empresa, a los trabajadores con sus funciones respectivas, y, sobre todo, de los objetivos con respecto a las necesidades del cliente.
Toda esa labora persigue un objetivo principal: eliminar las barreras que impidan que, tanto las personas involucradas como los sistemas que refuerzan su trabajo, realicen bien sus tareas.
A pesar de que cada vez más organizaciones están incorporando la optimización de procesos, aún hay muchas que buscan la mejor manera de implementar el sistema. En realidad, no hay ningún método estándar, sino que existen varios diferentes, cada uno con características adaptables a cada idea de negocio.
Aún así, podemos apuntar una serie de pasos que son lo más parecido a un método global para implementar la optimización de procesos, ya que pueden aplicarse en la mayoría de los sectores empresariales:
Identificar
Lo primero que hay que hacer es identificar cuáles son los problemas de la empresa que queremos solucionar mediante la optimización de procesos. Esto es, se trata de descubrir qué procesos son los que necesitan mejorar.
Una vez que se hayan descubiertos de qué procesos se trata, en importante plantearse una serie de cuestiones para determinar cuál es la columna vertebral de cada proceso, aquello que no se puede cambiar. Por ejemplo:
¿Cuál es el objetivo final de este proceso? ¿Cuál debe ser el resultado?
¿Dónde comienza el proceso y dónde termina?
¿Qué actividades son parte del proceso?
¿Qué departamentos y trabajadores están involucrados?
¿Que información viaja entre los pasos?
Diseñar el proyecto
Cuando se haya completado el paso siguiente, llega el momento de comenzar a diseñar el proyecto. Para ello, hay varias tareas que son fundamentales:
Diseñar el proceso y asegurarse de que todo el personal involucrado tenga claro el objetivo que se persigue.
Elegir los recursos tecnológicos necesarios para llevar a cabo los procesos, controlar su desarrollo y medir los resultados.
Definir los tiempos y respetarlos.
El equipo tiene que estar implicado en el proyecto. No solo tiene que seguir los pasos, sino que debe sentirse libre para ofrecer sus ideas o preguntar las dudas que surjan.
Implementar
La siguiente fase es la de implementación del sistema. Cuando ya se conozca el proceso en detalle y se hayan identificado las posibilidades de cambio, es el momento para poner en práctica el proceso de una manera nueva.
Este paso es, quizás, la parte más delicada de la optimización de procesos. Para que todo vaya bien, es muy importante la participación e implicación de todos los trabajadores. Cada persona implicada tiene que saber a la perfección qué cambios se tienen que aplicar.
Análisis
Para que los análisis sean los más eficaces posible es importante contar con algunas herramientas tecnológicas que permite obtener datos objetivos. Gracias a estas herramientas podrás medir los resultados, analizarlos y comprobar si se han cumplido los objetivos marcados en el proceso al que hayas aplicado la optimización.
Identificación de áreas problema y sus soluciones
En cualquier caso, el análisis debe ofrecer información acerca de los problema que provocan que los resultados no sean los esperados.
Mientras se realiza el análisis es muy común que vayan apareciendo una serie de posibles soluciones. Estas tienen que ser analizadas en profundidad, ya que el paso siguiente será volver a rediseñar el proceso. Hay que tener en cuenta que volver a empezar puede generar costos añadidos y, muchas veces, resistencia por parte de los participantes en el proyecto.
Seguimiento posterior
El control regular que se haga después de que las acciones se han llevado a cabo es una de las fases más importantes a la hora de implementar la optimización de procesos. El objetivo de este seguimiento es comprobar si la adaptación de la empresa a la optimización ha sido un éxito.
Finalmente, el punto culminante del seguimiento llegará cuando la empresa haya asumido la mejora continua como parte de su filosofía.
Consejos para implementar la optimización de procesos empresariales
El primer consejo es que la empresa debe convencerse de la necesidad de implantar la optimización de procesos para ganar competitividad. La experiencia ha demostrado que supone un aumento de la calidad, productividad y eficacia.
Automatizar
La receta del fracaso es insistir en probar siembre las mismas soluciones cuando los resultados han sido negativos y esperar resultados diferentes. Por el contrario, repetir y aumentar las prácticas que se han demostrado exitosas es la clave para prosperar.
En este sentido, es muy importante invertir en la automatización de aquellos procesos que han sido probados positivamente y aplicarlos por toda la empresa. El resultado será una reducción de los gastos, la eliminación de errores, la disminución de desperdicios y, finalmente, una mayor productividad.
Optimiza los procesos de negocio de tu empresa con un ERP
Un ERP (Enterprise Resources Planning) es una de las mejores herramientas para mejorar la gestión de la empresa. Este software permite un control global de todo el negocio, ya que cubre todos los departamentos y áreas.
Define las prioridades
Para optimizar los procesos es imprescindible definir cuáles son las prioridades de la empresa, siempre teniendo en cuenta el plan estratégico de la misma. Así, hay que tener claro qué procesos son los más importantes para darles prioridad.
Establece KPI de rendimiento de los procesos
Cuando hayamos definido los procesos y planificado las estrategias, es necesario monitorear su desarrollo. Es, sin duda, la mejor manera de identificar los posibles errores y de potenciar los puntos fuertes.
Piensa en el futuro
No basta optimizar los procesos que ya se desarrollan en la fábrica. Es, también, muy importante tener una visión a corto y largo plazo. Esto va a impedir que las operaciones se vuelvan obsoletas en poco tiempo.
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¿Necesita mi empresa una optimización de procesos?
La respuesta corta es que sí. A pesar de que, quizás, puedas pensar que el funcionamiento de los procesos es correcto, las exigencias actuales del mercado exigen que las empresas deban ser cada vez más competitivas y dinámicas.
Por eso, cualquier tipo de industria está obligada a realizar un seguimiento permanente de sus procesos. No es suficiente producir, sino que hay que analizar revisar y mejorar.
Uno de los grandes problemas es que el crecimiento de las empresas hace que corregir los errores de procesos sera cada vez más complicado. Esto provoca, obviamente, un descenso de la competitividad y la desmotivación de los equipos.
Cuando ocurre esto último, muchas empresas tienen la tentación de introducir más tecnologías o aumentar los recursos. Sin embargo, un proceso no optimizado no va a generar nunca los resultados deseados, sin importar los recursos invertidos.
La optimización de procesos permite mejorar adecuadamente y, por lo tanto, reducir el tiempo, los costes y los errores de cada proceso.
