Para empezar, solo se puede tener un ciclo de aprovisionamiento eficiente si se lleva un control de la mercancía comprada, recibida y pendiente de recibir. Ya que dentro de esas mercancías se encuentran los materiales imprescindibles para fabricar el producto que la empresa ofrece, es fácil darse cuenta de la importancia de esta tarea.

Algunos estudios han estudiado la influencia en la generación de valor de la empresa de una gestión de compras que se haya optimizado al máximo. Los resultados han sido concluyentes: algunos modelos de gestión pueden hacer crecer los ingresos en alrededor de un 20% y mejorar el margen de beneficios en un 15%.

Estos resultados son más fáciles de asumir cuando se conoce que los materiales adquiridos llegan a representar entre el 40 y el 60% del valor de las ventas del producto final. De esta forma, no es extraño que incluso una pequeña reducción de los costos de compras tenga un importante impacto sobre los beneficios, bastante superior que el producido por mejoras en otros departamentos de la empresa.

Ya hemos comentado que un ERP Industrial que incluya herramientas para la gestión de compras facilita de manera muy importante la mejora del proceso. Algunas de las funciones más destacadas en este campo son las siguientes:

1. Detectar necesidades de compra: el sistema de gestión permite almacenar y controlar de manera racional los inventarios y pedidos. Esto supone una gran ayuda al departamento de compras a la hora de identificar las necesidades de la empresa y de los clientes y, por lo tanto, actuar en consecuencia.

2. Optimizar la gestión de compra: el ERP, por sus propias características, hace que la gestión con los proveedores se centralice, abarcando todos los aspectos. Entre estos se encuentran los acuerdos llegados con ellos, la política de precios, los análisis comparativos y el control de los costes de producción.

3. Tomar decisiones efectivas con mayor agilidad: la información generada y la centralización de las gestiones permiten que la toma de decisiones se lleve a cabo con una gran eficiencia y rapidez. Cuestión como la manera de comprar, a quién hacerlo y cuando hacerlo son algunas de las decisiones para las que el ERP supone un beneficio extra para tomar decisiones basadas en datos fiables.

4. Verificar la gestión de pedidos y facturas: dentro de su configuración, el desarrollador incluye en el ERP la normativa legal sobre estos asuntos. Así se evita cometer ningún error en la documentación y facturación.

5. Facilitar el trabajo de todo el equipo de compras: tanto la dirección como los empleados tienen acceso al ERP de manera sencilla e intuitiva. De esta forma, cada todos los participes en el proceso productivo pueden manejar la información necesaria usando una sola herramienta.

6. Controlar el stock: dentro de la información generada por el ERP se encuentra la situación del stocks en un momento dado. El responsable del área tiene que asignar cantidades mínimas y máximas para cada artículo basándose en la demanda de producción. Cuando el sistema detecta que las cifras han superado esas variables, por arriba o por abajo, el departamento de compra recibe los datos para actuar en consecuencia.

En este sentido, es conveniente saber que si el stock baja demasiado, la empresa corre el riesgo de quedarse sin material para cumplir con los pedidos dentro del plazo previsto. Por el contrario, si el stock es demasiado alto, la productividad puede disminuir, generando pérdidas por ello.