“Sólo se puede mejorar lo que puede manejar, sólo se puede gestionar lo que se puede medir y sólo se puede medir lo que realmente sabemos cómo se ejecuta.”
Esta máxima es sobradamente conocida en el ámbito empresarial, especialmente en la industria. Obviamente, si una empresa no conoce a la perfección sus procesos va a estar en desventaja respecto a las que sí saben como manejarlos y llevar a cabo mejoras continuas.
El BPM (Business Process Management) es la herramienta ideal para saber qué falla en la empresa y en qué puede mejorar. El BPM combina cambios estructurales y de filosofía de negocio con algunos softwares para lograr un enfoque global que desemboque en un mayor crecimiento y eficiencia.
De acuerdo a algunos expertos, un BPM puede supones un ahorro de casi el 50%, proporcionando un ROI (Retorno de Inversión) de un 15%. Además, las empresas que lo implantan incrementan la productividad entre un 30 y un 50% en los procesos de “back office”.
¿Qué es el Business Process Management (BPM)?
BPM son las siglas de Business Process Management (en castellano Gestión de Procesos de Negocios). Se trata de una de las metodología de trabajo más utilizadas por las empresas.
En muchas ocasiones, el BMP se relaciona con otros sistemas de mejora, como el Six Sigma. El origen de este método de trabajo se sitúa en Japón, principalmente en el sistema productivo establecido por Toyota en los años 80 del siglo pasado. Más tarde, con la aparición de las distintas normas internacionales de calidad, la implantación de este sistema estructural de gestión de procesos se extendió por todo el mundo.
De manera resumida, podemos describir el BPM como un sistema de gestión que combina metodologías y tecnologías. El objetivo es mejorar la eficiencia y la eficacia de la empresa, así como optimizar los procesos de negocio. De tal forma, podemos describirlo como un proceso de mejora continua de procesos.
“La norma ISO 9000:2005 define los procesos como un “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”
El sistema de gestión por procesos está caracterizado por el entendimiento, la visibilidad y el control de cada uno de los procesos que se desarrollan en una organización.
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Estructura del BPM
Como hemos apuntado, el BPM tiene una parte muy importante que no tiene nada que ver con las tecnología. En ese aspecto, se trata de una metodología que implica cambios en la propia estructura de la empresa y de las relaciones entre los trabajadores.
Para que el BPM sea efectivo, es necesario establecer una estructura que opera bajo ciertas normas determinadas. Para ello, existen tres actores definidos:
- Dueño de Procesos de Negocios (Business Process Owner): es el responsable de un proceso de negocios.
- Consultor Experto en Proceso de Negocios (Business Process Expert, BPX): es el experto en un proceso de negocios determinado, así como en las Tecnologías de la Información relacionadas con la gestión (ERP, CRM, SCM…).
- Mapa de Procesos de Negocios: el diagrama en el que se identifican los procesos end-to-end de una empresa.
Lo importante es definir como se van a relacionar los Dueños de Procesos y los BMX con lo dispuesto en el Mapa. Los procesos tipo end-to-end pasan por todas las áreas de la organización, lo que implica la creación de una estructura de matriz, aquellas divide la autoridad, tanto por área funcional como por proyecto
Esta estructura puede ocasionar uno de los problemas más conocidos de la gestión de procesos: el efecto silo. Se trata de los errores comunicativos en el establecimiento de prioridades laborales, algo frecuente cuando se pasa de una organización tradicional al BPM:
El principal inconveniente es pasar de la organización departamental (vertical y dividida en áreas concretas) a una basada en procesos (conjunto de líneas horizontales y continuadas en el tiempo).
Uso del BPM
La Gestión de Procesos de Negocios se utiliza para definir, ejecutar, medir, analizar, avaluar, optimizar y monitorizar todos los procedimientos de la empresa. Para poder realizar todas esas acciones, es fundamental contar con las herramientas adecuadas.
Esas herramientas son las conocidas como BPMS (Business Process Management Software) y cubren el ciclo completo del BPM.
Servicios para Business Process Management
La tecnología BPM es el nexo de unión entre las tres dimensiones más importantes en una compañía: negocio, proceso y gestión. A partir de ese nexo, podemos establecer diferentes servicios.
Gestión Corporativa
Una de las bases del BMP es su desarrollo como metodología corporativa de cara a medir y mejorar el desempeño del negocio.
Cualquier empresa que pretenda consolidarse como una organización orientada a la gestión por procesos va a encontrar en el BMP la mejor herramienta. Implementarlo supone avanzar hacia un modelo de gestión corporativa enfocada a los procesos. El resultado es la integración de todas las disciplinas de gestión corporativa directamente en la operación de los procesos.
Gestión de Procesos de Negocios
Una de las bases del BMP es su desarrollo como metodología corporativa de cara a medir y mejorar el desempeño del negocio.
Cualquier empresa que pretenda consolidarse como una organización orientada a la gestión por procesos va a encontrar en el BMP la mejor herramienta. Implementarlo supone avaLa gestión de procesos de negocio consiste, de manera resumida, en alinear los objetivos con los procesos a medida que la empresa evoluciona. El BMP, y el software que lo acompaña, ayuda a que se puedan definir los pasos necesarios para optimizar la tarea empresarial.
Los procesos de negocio forman parte del funcionamiento de casi todas las empresas. Esto es debido a que son una especie de planos que hay que seguir para lograr todo tipo de funciones empresariales, así como que las diferentes áreas de la compañía trabajen conjuntamente e interactuen con proveedores y clientes.
nzar hacia un modelo de gestión corporativa enfocada a los procesos. El resultado es la integración de todas las disciplinas de gestión corporativa directamente en la operación de los procesos.
Automatización de Procesos de Negocios
Gracias a la tecnología presente en el BPM, la empresa puede automatizar la ejecución de muchas tareas que antes se hacían de manera manual.
En caso de que la tarea en cuestión requiera control manual, el BPM también puede ayudar, ya que puede coordinar el flujo de trabajo y servir como correa de transmisión para que los trabajadores reciban la información que necesitan para realizar un trabajo.
La Automatización de Procesos de Negocio utiliza sistemas tecnológicos para automatizas las actividades y de una función o unidad de negocio determinada.
Entre los procesos de negocios que se pueden automatizas son los desempañados por las áreas de ventas, administración, distribución, recursos humanos y operaciones, por nombrar solo una pocas.
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4 Pilares de la Gestión por Procesos
Los pilares más importantes de la gestión de procesos son la estrategia, los propios procesos, las personas y la tecnología.
Estrategia
El Business Process Management está enfocado en la articulación de las estrategia de las iniciativas con los procesos de negocio.
Todos los procesos y recursos empresariales deben destinarse a cumplir con la meta estratégica de la empresa, por lo que es fundamental reconocer aquellos elementos que impida este objetivo. Hay, por lo tanto, que localizar los cuellos de botella existente para tratar de eliminarlos.
El software BPM dota a la empresa de las herramientas para medir el rendimiento o desempeño de los procesos. Esta información va a ser la base de las decisiones que haya que tomar, como mejorar o retirar procesos existentes o la introducción de nuevos procesos, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos de la organización.
Procesos
Como hemos señalado, un proceso de negocio es el conjunto de actividades que, ejecutadas siguiendo una secuencia determinadas, crean valor para la empresa.
Implementar el BPM consigue que los procesos puedan ser planificados financiera y operativamente, además de facilitar la presentación de informes, el modelado, el análisis y el seguimiento de indicadores clave de rendimiento.
Entre los beneficios que aporta el BPM a los procesos de negocio destacan los siguientes:
-Visibilidad de los procesos de la empresa
– Adquirir una ruta de mejoramiento y eficiencia continua al convertir actividades ineficientes en menores costos a través de uso de tecnología enfocada en procesos.
Personas
Aunque, en ocasiones, se haga más hincapié en el aspecto tecnológico, en realidad el BPM es más una filosofía de negocios acerca de las personas que trabajan en los procesos, la tecnología empleada y los objetivos que persiguen.
Hoy en día, los conceptos modernos de trabajo y trabajadores han cambiado mucho. Ahora, podemos encontrar muchos ámbitos en los que son frecuentes los horarios flexibles, el teletrabajo o el uso de redes sociales y de las tecnologías de la comunicación. Para lograr altos niveles de productividad, hace falta nuevos enfoques empresariales.
El BPM no solo provoca el cambio de las estructuras empresariales, sino que también proporciona herramientas para favorecer la creación de esos nuevos enfoques. Por ejemplo, su uso optimizar la colaboración entre las personas que comparten actividades, las cuales son parte de una cola de WorkFlow.
Hay que tener en cuenta que los trabajadores que desarrollan sus tareas en y alrededor de procesos de negocios, se ven obligadas muchas veces a interactuar con diversos sistemas, incluidos los paquetes de aplicaciones. Aunque, en principio, esos sistemas están diseñados para aumentar la productividad, en la práctica la coordinación no es sencilla.
Gracias al BPM, se pueden solucionar los problemas causados por las introducción de nuevas tecnologías y por las deficiencias en la coordinación. Podríamos afirmar que introducir la tecnología sin alienarla a los procesos y personas no conduce a nada y que se necesita un cambio cultural para que las personas sean parte de la gestión de procesos.
Tecnología
La tecnología es uno de los ingredientes clave en un BPM. Así, la gestión de procesos de negocios está soportada sobre tecnología de la información que automatiza tareas y agiliza los cambios que la empresa necesita.
El conjunto de estas herramientas tecnológicas recibe el nombre de Business Process Management System (BPMS). A diferencia de los sistemas de información tradicionales basados en la gestión de datos, estos sistemas se especializan en la gestión de procesos de negocio.
La función de este tipo de software es proporcionar el conocimiento y el control absoluto de los procesos y recursos empresariales. Dentro del BPM, los programas más importantes son el SOA, BPA, BRMS, BAM, y BI.
La tecnología BPM trata de unificar las tres dimensiones fundamentales en una empresa: negocios, procesos y gestión.
El negocio es entendido como la creación de valor para las personas interesadas en el porvenir de la empresa, los stakeholders. Gracias al BPM y a la tecnología que utiliza, es mucho más sencillo alcanzar los objetivos empresariales, ya que ayuda a alinear las operaciones con los objetivos y estrategias.
Por su paste, el proceso transforma los recursos y materiales en productos o servicios para los clientes, creando valor durante la transformación. Las tecnología del BPM, hace que estos procesos de negocios sean más efectivos y ágiles.
Por último, la gestión trata sobre la relación entre las personas y los procesos. Además, para la gestión, los procesos son las herramientas con las que se forja el éxito empresarial.
¿Cómo implementar Business Process Management dentro de la empresa?
Lo mejor para implementar el BPM es buscar herramientas y recursos especializados que ayuden a la empresa a conseguir sus objetivos.
Proveedor
Para que la parte del BPM que incluye elementos tecnológicos no suponga un problema, es fundamental encontrar a proveedores expertos. No se trata de encontrar simples vendedores de software, sino de que lleguen a ser una especie de socios tecnológicos de la empresa.
Definición de objetivos
Sin planificación previa, la implementación no va a llegar a ningún sitio. Antes de empezar a hacer nada, hace falta definir a la perfección qué objetivos se buscan y decidir que cambios son necesarios para lograrlos.
La definición de objetivos tiene que ser minuciosa, prestando atención a los detalles. Al final, aunque esto suponga bastante tiempo de trabajo, tener claros todos los detalles supone un importante ahorro de costes. Lo peor de cualquier implementación de BPM es que, por no haber planificado correctamente, nos encontremos con un sistema que no resuelva los problemas que teníamos.
Preparar y capacitar al personal de la organización
Ya que en el BPM es fundamental la implicación del personal, este debe recibir la formación y capacitación adecuada. Sin cambio de la cultura organizativa en la empresa, el BPM no será efectivo.
Análisis
Una vez se tengan claros los objetivos, es el momento de contrastar los datos y asociarlos a las reglas de negocio. En fundamental analizar las cifras para, así, poder ajustarlas a los fines empresariales. En resumen, hay que establecer indicadores que permitan evaluar el comportamiento y rendimiento de los procesos de gestión.
Por otra parte, también en necesario realizar una simulación de la operativa de procesos. Con esto, obtendremos la imagen de su comportamiento y sabremos si los indicadores se ajustan a los valores que habíamos establecido. En caso contrario, habrá que reajustar o redefinir el proceso de gestión.
En todas estas pruebas hay que crear un entorno que simule el proceso real. Además, hay que implicar a todas las personas asignadas al mismo para que colaboren a la hora de detectar errores y opinen sobre las posibles mejoras.
Seleccionar e instalar herramienta BPMS
Analizar, a partir de una serie de criterios, herramientas BPMS y concluir en la selección de una de ellas
Seguimiento pormenorizado del proceso
Una vez realizados todos los pasos anteriores y con la puesta en marcha del BPM, el equipo debe continuar haciendo un seguimiento del proceso. Se trata de establecer unos parámetros que permite una mejora continua y no solo puntual.
Beneficios de Integración de Business Process Management (BPM)
Transparencia: el BPM hace que los empleados comprendan mejor su rol en los procesos de la empresa, lo que asegura que ejecuten sus tareas con más eficiencia. Por otra parte, el gestor va a poder visualizar el progreso de los procesos en tiempo real y observar lo que cada empleado está haciendo.
Control: la evaluación por parte del gestor del trabajo realizado y del control de calidad de cada proceso va a posibilitar que se cambien los flujos de trabajo si los resultados no son los deseados.
Agilidad: el BPM proporciona una metodología que dota de mayor fluidez y agilidad a los procesos. Gracias a sus herramientas, se eliminan retrasos innecesarios y desperdicios.
Seguridad: El intercambio de información en el interior de la empresa es, con el BPM, totalmente rastreable, ganado en seguridad. Los documentos se alojan en servidores seguros, con responsables directos y diferentes niveles de acceso.
Reducción de costos: al eliminar retrasos y desperdicios, el BPM ayuda a reducir los costes.
Productividad: los flujos de trabajo se agilizan, el papel de cada empleado es más claro y los fallos son menores. Todo esto, desemboca en un considerable aumento de la productividad.
