Desde el principio de los años 90, los ERP se han consolidado como una de las herramientas principales para la gestión empresarial. Gracias a los avances logrados en el desarrollo de estos softwares, cada uno de los aspectos relacionados con el funcionamiento de una compañía pueden estar cubiertos usando un solo programa.
Ya sea mediante un ERP Vertical o una solución horizontal, o mediante un ERP Industrial o enfocado en la distribución, tu empresa va a dar un gran salto en organización y eficiencia con su implementación. En el caso de las empresas industriales, las nuevas tecnologías para la planta de producción (conocidas como Industria 4.0) van suponer una enorme mejora en planificación y analítica, a través por ejemplo de los Sistemas MES (Manufacturing Execution System).
Mediante el ERP de gestión se puede alcanzar una mayor optimización de los recursos empresariales y de la organización interna, así como mejorar el flujo de trabajo.
Un aspecto importante es que la evolución de la tecnología ha permitido que los ERPs no sean privativos de las grandes empresas. Ahora, incluso PYMES o pequeñas compañías pueden aprovechar las ventajas de su uso.
Obviamente, el tipo de ERP que necesita cada empresa va a cambiar dependiendo de muchos factores. Aparte del mencionado tamaño, también hay que tener en cuenta el sector al que pertenece, las características de su producción o que tipo de producto ofrece.
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¿Qué es el ERP de una empresa y para qué sirve?
El software ERP es una de las soluciones tecnológicas más usadas en el ámbito empresarial e industrial. Sus siglas, en inglés, provienen de Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales).
Se trata de un programa de gestión empresarial destinado a la organización de los distintos departamentos de una empresa para facilitar la coordinación y la toma de decisiones: Entre las áreas más comunes se encuentran la contabilidad, las finanzas, las expediciones, la logística, los recursos humanos y ventas, entre otros.
“El origen del ERP se sitúa tras la Segunda Guerra Mundial. Las grandes empresas necesitaron mejorar los métodos de gestión para recuperarse del conflicto bélico“
Hasta principios de los años 90, el software utilizado era bastante simple. En esa década es cuando se comienza a hablar de ERP en un sentido más moderno. En los Estados Unidos comienza a integrarse diversas herramientas informáticas para crear un sistema que cubra todas las aplicaciones de información de la empresa desde la contabilidad a las aplicaciones de producción, facturación y ventas.
Los objetivos generales de los sistemas ERP son:
Optimización de los procesos empresariales
Acceso rápido a una información exacta
Comunicación entre los distintos departamentos de la empresa
Acabar con las disfunciones y con las operaciones innecesarias
Aumentar la automatización de todos los procesos empresariales
Integrar todas las bases de datos internas en un solo software
Ahorro de tiempo y de costes
La aparición de las nuevas tecnologías de la información ha supuesto que el ERP evolucione hacía una herramienta más completa. Los más avanzados permiten integrar soluciones inteligentes que han supuesto la creación de un nuevo paradigma empresarial: la Industria 4.0.
Función del software ERP
En líneas generales, dejando a un lado funciones específicas de ciertos ERPs, estos softwares manejan la producción, la logística, la distribución, el inventario, las facturas y contabilidad y el inventario de las empresas, sin olvidar los recursos humanos y otros aspectos.
En cualquier caso, hay que señalar que no todos estos sistemas de gestión de recursos empresariales integran estas funciones de misma manera. En este aspecto, se han distinguido tradicionalmente en dos categorías:
A) Funciones modulares: Las funcionalidades se añaden mediante la inserción de distintos módulos. En muchas ocasiones se usan estos módulos para ampliar las funcionalidades que trae el ERP de serie. Normalmente, cada departamento va incorporando lo que necesita para mejorar su gestión, haciendo crecer el programa de manera progresiva.
B) Funciones configurables: En esta clase de ERP, el usuario añade las funciones que desea mediante programación y código. Suele ser un proceso más lento que con los modulares, pero el resultado acaba siendo más personalizado. Dada sus características, requiere un conocimiento técnico del encargado de cambiar la configuración.
Además de estos dos tipos, en el mercado se pueden encontrar algunos ERPs que incluyen ambas posibilidades.
Funciones básicas comunes
- Gestión de almacenes (WMS)
- Gestión de cadena de producción
- Gestión de cadena de suministro (SCM)
- Gestión de proyectos
- Gestión de ciclo de vida de un producto (PLM)
- Gestión financiera
- Gestión comercial y ventas
- Gestión de calidad
Implementación
Una vez que se ha decidido implementar el ERP en la empresa, es buena idea tener en cuenta algunas consideraciones para que la inversión que supone este tipo de software aporte el valor deseado.
A pesar de que pueden existir diferencias dependiendo del tipo de ERP a implantar, se recomienda seguir una serie de fases para sacarle el máximo partido a su utilización.
1) Organización – Planificación del Proyecto: Lo primero es determinar los recursos, tanto técnicos como humanos. Asimismo, conviene definir claramente la planificación de proyecto, especialmente en cuanto a los tiempos y horarios de trabajo. Todos los que participen tienen que tener claros los roles asignados. Se recomienda además en esta etapa dejar instalado el software para garantizar desde un principio su correcto funcionamiento en el ambiente propio de la empresa.
2) Modelamiento – Entendimiento de Negocio: En esta etapa los equipos especialistas en el software y el seleccionado por la empresa deben procurar llegar a un entendimiento sobre los procesos empresariales y las expectativas que se esperan de la implementación del ERP.
3) Parametrización – Configuración y Desarrollo: Una vez que ambos equipos se han reunido y compartido la información, es el momento de configurar el programa de acuerdo a los parámetros acordados. Es una buena idea comenzar a realizar pruebas sobre la configuración que se vaya estableciendo.
4) Preparación Final: Por una parte, los trabajadores de la empresa que se vayan a ocupar del ERP tienen que recibir la formación pertinente. Por otra, hay que realizar las pruebas finales del sistema.
5) Puesta en producción o Go Live: Puesta en marcha. Se trata de abandonar el ambiente de pruebas y empezar a funcionar en la realidad de la producción. Es posible que sean necesarios algunos ajustes.
Características principales
- Las características generales del ERP, más allá de las diferencias que puedan existir entre ellos, empiezan por su objetivo final: aumentar la productividad y optimizar el flujo productivo.
- Otro aspecto importante es que el ERP tenga capacidad de personalización, sobre todo en dos aspectos diferentes. El primero, según las necesidades de cada empresa y, el segundo, permitiendo su adaptación a los cambios que se produzcan en las actividades empresariales con el tiempo.
- Por otra parte, el ERP debe ser integrador. De esta forma, tiene que ser capaz de integrarse en todos los departamentos, acoplándose con fluidez al desarrollo de la empresa.
- Una de las características más novedosas que están incorporando los últimos ERPs es su adaptación a las nuevas tecnologías de la información. Un buen uso de estas herramientas va a mejorar el resultado ofrecido por el software. En definitiva, va a multiplicar la potencia del sistema, llevando a cabo una utilización más óptima de los recursos de los que dispone, el entorno en el que opera, además de ayudar a diseñar y producir el producto que mejore el negocio.
- El CRM, o la Gestión de Clientes, ofrece funciones muy interesantes para cualquier tipo de empresas, desde PYMES a grandes industrias. Su utilidad va desde la creación de bases de datos al procesamiento de los pedidos.
- Una buena política de Recursos Humanos es una de las bases de la productividad en la empresa. El ERP también proporcionar diversas herramientas para este departamento.
- En la gestión financiera y contabilidad, mejora la funcionalidad del departamento. Ofrece soporte en el cálculo de costes, normas fiscales o contabilidad general (pérdidas y ganancias, libros, etc…), permitiendo al departamento ahorrar tiempo y ganar eficiencia.
- La última de las características generales del ERP es su función para gestionar la cadena de suministro y stocks. El control sobre los materiales y los productos terminados se mucho mayor, evitando errores debidos a una deficiente política de almacenes.
- Estos sistemas permiten a las empresas mejorar sus negocios debido al soporte y ayuda que aportan a los diferentes departamentos. Teniendo, como objetivo final, el aumento de la productividad y el beneficio que ello conlleva.
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Beneficios de ERP
El uso del ERP como herramienta para mejorar la gestión y optimizar los flujos de producción y de administración se ha consolidado en las dos últimas décadas. Es cierto, no obstante, que hay quien apunta desventajas, pero, en general, destacan los beneficios que se pueden obtener.
Algunos de estos beneficios son los siguientes:
Permite coordinar de una forma más eficientes las operaciones internas en la empresa, así como obtener la información necesaria para tomar decisiones en tiempo real.
Ofrece una integración total entre todas las áreas, desde la cadena de suministros a la de producción y ventas. Es posible, por ejemplo, que las órdenes de producción se envíen automáticamente una vez que entran los materiales.
Evita pérdidas de tiempo y cuellos de botella, mejorando los procesos productivos.
Mejora la comunicación, tanto interna, como externa.
Los datos se obtienen en tiempo real y con una gran exactitud.
Acaba con los duplicados, las bases de datos obsoletas y con otros elementos que dificultan la gestión empresarial.
La información obtenida queda recogida en un único programa, al que es sencillo acceder desde todos los departamentos. Esto reduce la burocracia y evita errores por malentendidos. Así, cada área trabaja de forma independiente, pero integrada en el conjunto.
Tipos de ERP
Como ya se ha comentado, el objetivo principal del ERP es gestionar el funcionamiento de la empresa integrando todas las actividades que se realizan en ella. Eso implica que pueda adaptarse a los diferentes sectores empresariales, así como ser capaz de ser útil tanto para la gran industria, como para las PYMES.
De esta forma, podemos encontrar varios tipos, soluciones y clasificaciones para este tipo de herramientas.
Según su diseño: ERP a medida o predefinido
Dependiendo del tipo de diseño del ERP, el empresario puede integrar uno desarrollado a medida o uno de los ya existentes. En el primer caso, el software se crea desde cero, destinado para esa empresa en concreto. El desarrollador de la herramienta se convierte, más bien, en una especie de socio tecnológico para la firma.
Los que prefieran optar por soluciones estandarizadas encontraran la ventaja de poder elegir un ERP ya probado, más sencillo de implantar y, en líneas generales, más económico. Para solventar la menor personalización, suelen ofrecer la opción de incorporar módulos adicionales con funciones específicas.
Según su instalación: ERP en local o en la nube
Hasta hace unos años, todos los ERPs se instalaban en los servidores internos de la empresa. Hoy, sin embargo, es posible ubicarlos en la nube, con las ventajas e inconvenientes que eso supone. Así, se va a ganar en potencia y el coste, pero supone que se debe estar dispuesto a procurar la máxima seguridad, a prueba de ataques informáticos.
Solución general o vertical
Una de las clasificaciones más clásicas es la que divide los ERPs entre verticales y horizontales. Los primeros están orientados o desarrollados para un sector en concreto. Se pude elegir, por ejemplo, uno pensado específicamente para la industria aeronáutica.
Los horizontales, en cambio, no están especializados. Se pueden utilizar, en principio, en todo tipo de empresa.
¿Cuál es el mejor ERP para tu empresa?
La gran pregunta final: ¿cuál es el mejor ERP para tu empresa?. Desafortunadamente, no existe una respuesta clara y concreta, ya que depende de muchos factores que el empresario debe valorar.
Lo más importantes es tener claro un concepto: el ERP tiene que adaptarse a la compañía y no al contrario. Es fundamental saber perfectamente lo que se quiera conseguir al implementar esa herramienta, definiendo las necesidades y las expectativas.
Igualmente, se pueden señalar una serie de puntos que ayudaran a elegir el más adecuado para cada industria o sector.
Es clave, para empezar, que ofrezca la capacidad de controlar todas las áreas de la empresa. Debe, en este sentido, asegurar la productividad y la rentabilidad, optimizando el proceso productivo.
Otro punto que se tiene que comprobar es que incluya herramientas analíticas que ayuden a tomar decisiones estratégicas. Estas soluciones, además, no deberían ser complicadas de utilizar, sino que el entorno ha de ser lo más intuitivo posible.
Para finalizar, conviene elegir un ERP lo más inteligente posible. Es decir, la opción de integrar las Nuevas Tecnologías de la Información es un plus para que la empresa compita en un ambiente tan globalizado como el actual.
La llamada Industria 4.0 acelera la obtención de información, que llegará a los terminales en tiempo real. Aparte, ofrece nuevas posibilidades para llevar a la empresa al siglo XXI.
