Uno de los aspectos claves en el funcionamiento de cualquier empresa es la necesidad de una mejora continua de procesos para optimizar sus productos y servicios. Entre las metodologías existentes para conseguirlo se encuentra el método Kaizen, un sistema creado en Japón en los años 50 del siglo pasado.
A pesar de que el método Kaizen es una filosofía, éste se ve potenciado por todas aquellas herramientas que aportan organización, metodología y mediciones objetivas, como pueden ser los ERPs o los Sistemas MES (Manufacturing Execution System).
El método Kaizen es el corazón filosófico que late dentro de la disciplina Lean Manufacturing.
Kaizen significa “la acción del cambio”, entendido este como una mejora continua, ordenado y gradual. Se trata de un concepto opuesto al conformismo y la autocomplacencia, con un objetivo claro de eliminar todo aquello que reste eficacia al sistema de producción.
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Algo de historia
El método Kaizen tiene su origen en el Japón posterior a la Segunda Guerra Mundial. Como potencia perdedora de la misma y bajo ocupación estadounidense, el país trataba de recuperarse y crear un sistema económico fuerte.
Fueron los americanos los que introdujeron los métodos estadísticos de control de calidad de procesos. Los expertos enviados al país nipón comenzaron a desarrollar diversos programas de entrenamiento para la industria (TWI, Training within Industry).
Personajes como Joseph Duran o William Deming impartieron sus conocimientos sobre el control estadístico de procesos a los japoneses, que los asimilaron de forma inmediata. De hecho, no solo los asimilaron, sino que los fusionaron con su propia filosofía de superación. De esta mezcla nació el Kaizen, cuya aplicación a la industria favoreció su gran crecimiento en los años posteriores.
Autores como Masaaki Imai, Taguchi o Kauro Ishikawa fueron una influencia fundamental para la aplicación de estos conceptos a la empresa. El último, definió cómo el Kaizen, o mejora continua, se podía aplicar a los procesos una vez que se conocen todas sus variables.
“El éxito del Kaizen aplicado a la industria proviene de su incitación a mejorar todos los estándares de calidad, productividad y de tiempos de espera”
Metodología Kaizen, cómo funciona la regla japonesa del minuto
Una de las herramientas aportadas por el método Kaizen es la llamada “regla del minuto”. No solo se ha aplicado empresarialmente, sino que se ha popularizado en numerosos métodos de aprendizaje o de auto-superación.
Su gran ventaja es que se trata de una técnica de una gran simplicidad. Según sus postulados, para adquirir un nuevo hábito basta realizar una tarea determinada durante un minuto cada día.
Al ser tan poco tiempo, es poco probable que nadie quiera evitar el esfuerzo. En poco tiempo, esa actividad estará totalmente asimilada y, como rezan los principios de esta filosofía, estaremos atrapados en una espiral de cambio y superación.
El siguiente paso es igual de sencillo: ir ampliando poco a poco el tiempo durante el que hacemos la actividad. Al final, formará parte de nuestra rutina y nos daremos cuenta de que, con un mínimo esfuerzo, hemos conseguido dominar la pereza inicial.
Mejora el 1% todos los días
La filosofía de esta herramienta es muy similar a la que detallamos antes. Se trata de no intentar efectuar grandes cambios en muy poco tiempo, sino en ir haciéndolos poco a poco. Esta lenta, pero constante, labor de mejora llevará gradualmente a conseguir los objetivos que se hayan marcado.
De esta forma, este sistema recomienda enfocar el esfuerzo en intentar ser 1% mejor en la actividad que deseamos mejora. Ese pequeño tanto por ciento diario conducirá al 100% en no demasiado tiempo.
Pasos para realizar el método Kaizen
Existe un elemento añadido para que el Kaizen sea realmente efectivo: seguir unos pasos, llamados las cinco S, en el orden correcto. Estas “cinco S” introducen orden y disciplina en el lugar de trabajo, además de ser el método perfecto para eliminar los derroches que se puedan producir en el proceso productivo.
Las cinco S marcan el camino a un un proceso de mejora continua que involucra a todos.
Seiri:
El primer paso consiste en distinguir entre los importante y lo que no lo es. Esto es, entre los elementos necesario en el sistema productivo y aquellos que no lo son.
Seiton
Tras realizar el primer paso hay que ordenar los elementos que hayan quedado. Se deben ordenar de tal manera que se reduzca el esfuerzo y el tiempo de búsqueda.
Seiso
El paso más importante: identificar los problemas y ponerles solución. Para ello, es fundamental conocer todas las estrategias y procesos en los que la empresa está inmersa. Cada error identificado debe ser solucionado lo antes posible.
Seiketsu
Los trabajadores son un recurso imprescindible en cualquier compañía. Por esto, hay que fomentar el buen ambiente y la competitividad en la plantilla.
Shitsuke
El último paso consiste, ni más ni menos, que en promover la idea del Kaizen. Se tiene que fomentar el compromiso con estas cinco S, para que toda la empresa realice el camino para la mejora de forma conjunta. Sin compromiso, el Kaizen no servirá de nada.
Ejemplos de cómo implementar el método Kaizen
Si hay una empresa que representa como ninguna los logros de este sistema, esa es Toyota. Parte importante de su éxito ha sido la aplicación del llamado Método de Producción Toyota, que genera una mejora continua de todos los procesos empresariales.
Su Método de Producción se aplica de manera extensiva, usando las herramientas del Lean Manufacturing y las del 6 Sigma.
La filosofía de Toyota, basada en el Kaizen, se basa en la eliminación de todos los desperdicios, sean del tipo que sean. Así, han conseguido su propósito de fabricar justo lo que quiere el cliente de la manera más eficiente y rápida.
Esto no sería posible sin su programa de mejora continua, esto es, el Kaizen. El Lean Manufacturing, extremadamente eficaz, no basta para solucionarlo todo. Siempre va a existir un margen de mejora, de optimización. Ahí es donde el Kaizen va a actuar con el compromiso de todos los empleados.
“El sistema requiere visualizar todo el proceso para detectar los errores y las soluciones”
Kaizen 2 días 2 horas
Nissan, competencia directa de Toyota, también tiene su propio método. Fue bautizado como Kaizen de Nissan, aunque hoy lo utilizan otras empresas.
En este caso, las mejoras se producen modificando los puestos de trabajo. El Kaizen 2 días, formado por un grupo de trabajadores interdisciplinario, aplica de manera rápida las mejoras necesarias, después de analizar cada puesto laboral en la empresa.
Está muy enfocado en disminuir el tiempo de ejecución y suele estar liderado por el correspondiente supervisor de línea.
¿Cómo enfocarlo al ámbito empresarial?
Dentro de las funciones del método Kaizen, una de las más importantes es acabar con todos los desperdicios que, casi inevitablemente, aparecen en cualquier sistema productivo. Estos desperdicios corresponden, a grosso modo, a siete categorías diferentes: defectos, exceso de producción, esperas, inventarios, transporte, movimiento y procesos no necesarios.
Si se desea encaminarse hacía la perfección, el sistema debe ser mejorado de manera constante. En este aspecto, el Kaizen aplicado a la empresa sería como un camino a seguir, no el fin en sí mismo.
Para aplicar el método a cualquier tipo de industria, es obligatorio utilizar herramientas y conocimientos vinculados con todo el proceso productivo, desde la Administración de Operaciones, hasta el Desarrollo de nuevos productos, pasando por el Mantenimiento Productivo, el Control Total de Calidad o el Just In Time.
Como comenzar
Sin importar el tipo de empresa de la que estemos hablando, manufacturera o de servicios, hay dos actividades claves para comenzar a implementar el sistema Kaizen:
Estandarización: equivale a que el proceso se utilice de la mejor manera posible, haciéndolo más seguro y fácil de desarrollar por parte de los trabajadores. Tiene que ser llevado a cabo para asegurar la calidad de cada producto fabricado y, así, conseguir la satisfacción de los clientes.
Housekeeping: Comenzar a seguir los pasos que marcan las 5 S. Con ellas aumentará el orden y la limpieza, desembocando el la obtención de mejores resultados
Como bien marca el propio concepto de Kaizen, se deben ir haciendo pequeños cambios o mejoras para cercanos a la calidad que deseamos. Las mejoras están más enfocadas en los procesos efectuados por las personas que a cualquier mejora tecnológica que podamos añadir a la empresa.
Los factores que se deben tener en cuenta para mejorar la calidad mientras se reducen los costes son:
Disminución de stocks.
Optimización de la zona de fábrica y de almacenes.
Reducción de tiempos.
Lean Manufacturing para el Kaizen
Dentro del Lean Manufacturing se encuentran algunas herramientas que ayudarán a implantar el Kaizen y lograr los objetivos anteriormente expuestos.
Entre ellas están el TPM y el TQM, que gestionan la Calidad Total. Igualmente, el Lean puede darnos la información necesaria para ajustar los tiempos de producción, incluido los mecánicos. Por último, el Just in Time, para entregar el material en cantidad y tiempo exacto, es un modo perfecto para eliminar los residuos causados por los desfases temporales.
Ciclo PDCA o Círculo de Deming
Otro concepto relacionado con el Kaizen el Círculo de Deming o Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act). Se trata de una herramienta usada para conseguir la mejora continua de la calidad siguiendo los cuatro pasos que marca su nombre. Su uso es muy frecuente en los sistemas de gestión de la calidad, así como en los de gestión de la seguridad de la información.
- P (Plan). Descubrir problemas a tratar y definir qué se quiere conseguir y cómo.
- D (Do). Realizar el plan.
- C (Control). Control de los resultados.
- A (Act). Actuar en función del resultado.
