Al hablar de la contabilidad empresarial la mayoría de las veces nos estamos refiriendo solo a la llamada contabilidad financiera. Ya sea por costumbre o por que no son obligatorias, esto provoca que no se tengan en cuenta otras modalidades que pueden ser extremadamente útiles en la gestión de cualquier empresa, como la contabilidad analítica o de costes.
Este tipo de contabilidad ofrece mucha más información sobre la operativa de la empresa. Al ser más precisa, permite que los responsables desarrollen análisis internos sobre la rentabilidad de cada área, así como sobre los costes de la organización.
Las posibilidades que ofrece la contabilidad analítica para las empresas industriales han crecido gracias a la creciente implantación de softwares de gestión empresarial. En este caso, el MES (Manufacturing Execution System) permite aumentar las ventajas ofrecidas por este tipo de contabilidad, midiendo y mejorando el OEE de la planta de producción.
¿Qué es la contabilidad analítica?
La contabilidad analítica, también llamada contabilidad de costes, se define habitualmente como aquella que registra y analiza los costes de producción de la empresa. Su objetivo es mejorar la gestión y la planificación de dichos costes.
Se trata de aplicar determinadas técnicas de medición y análisis interno con el fin de establecer un precio de venta a partir de los costes generados. No obstante, la contabilidad analítica puede utilizarse en áreas diferentes de la productiva, como la distribución, la financiación o la administración.
A la hora de analizar los costes es importante tener en cuenta su clasificación:
Naturaleza del coste: Costes directos y costes indirectos
Origen del coste: producción, administración, ventas, distribución, investigación, etc.
Comportamiento: variables (dependiendo del volumen de producción) o fijos
Control de los costes: se pueden dividir entre aquellos que dependen en gran medida de las acciones tomadas por los responsables empresariales y los que se producen independientemente de las decisiones de las empresa.
Normalidad: costes normales (los que aumentan durante la rutina diaria) o costes anormales ( los producidos por alguna situación excepcional)
Tiempo: Histórico de costes y costes predeterminados. Estos últimos se computan por adelantado y basándose en varios factores.
Costes marginales: las variaciones en los costes totales que se producen por el incremento o disminución de la producción por unidad
Costes diferencial: la diferencia en el coste total según las decisiones que se tomen.
Coste de oportunidades.
Costes relevantes: son aquellos que están relacionados con las decisiones de los responsables de la empresa.
Costes de sustitución: la previsión del coste de reemplazar materiales o herramientas a corto o medio plazo.
Costes por paros en la actividad: los que se generan cuando las operaciones se detienen de manera imprevista.
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¿Para qué se utiliza?
El objetivo fundamental de la contabilidad de costes es que la empresa cuente con la información que necesita para la toma de decisiones. En este caso, los datos son generados periódica y detalladamente partiendo de registros tales como la cuenta de explotación o las estadísticas de costes.
Gracias a esa información, los responsables empresariales van a poder obtener los siguientes resultados:
1- Calculo de los costes de los productos o/y servicios generados por la empresa o por cada departamento de la misma. Igualmente, también ofrece información sobre los ingresos que se esperan para poder estimar la rentabilidad alcanzada. .
2- Valoración de las existencias acumuladas en los almacenes, ya sean materias primas, productos terminados o aquellos en espera de ser distribuidos. Los datos obtenidos serán utilizados para realizar ajustes y para determinar los precios de venta.
3- Valoración de los activos para su amortización
4- Calcular lo que aporta cada producto al beneficio (o pérdidas) de la empresa.
5- Preparar los presupuestos de los costes y descubrir con antelación las posibles desviaciones.
6- Ofrecer datos a la gerencia para que esta pueda tomar decisiones más acertadas. Estas pueden ir desde el precio de venta de los artículos hasta decidir abandonar alguna línea de producción.
¿Cuáles son sus ventajas aplicadas al mundo industrial?
Como se ha señalado, la contabilidad analítica genera información sobre todos los costes de acuerdo a su naturaleza. Esto permite el análisis de los resultados (comercial, neto, margen industrial, etc.), por cada objeto de coste. En resumen, la empresa obtendrá todos los datos sobre el comportamiento del coste de un producto, de una fase específica del proceso productivo o de la actividad de cada área empresarial.
Otra ventaja de implementar la contabilidad analítica es que facilita el control de los gastos operativos. Esto es de especial importancia cuando la empresa crece y, por lo tanto, necesita sistemas de gestión más complejos. Al usar módulos de contabilidad de costes es posible definir objetos de costes personalizados conforme a las necesidades, así como asignar gastos e ingresos a cada uno de ellos.
Todos los informes generados por la contabilidad de costes proporcionan datos fundamentales para que la empresa planifique sus gastos de producción. De igual forma, permite descubrir potenciales desviaciones y corregirlas sin demora.
Por sus características, las empresas industriales van a encontrar otra ventaja en el uso de la contabilidad analítica: conocer los costes unitarios. La información obtenida ofrece datos fiables sobre el coste de cada unidad fabricada. Hoy en día, esta función está incluida en los ERP más modernos.
La contabilidad analítica también facilita calcular los costes de fabricación de aquellos productos que vayan a lanzarse por primera vez al mercado. Gracias a ella, la empresa podrá estimar su precio partiendo de datos reales y actualizados.
Por último, este tipo de contabilidad es una herramienta muy potente para que la empresa pueda analizar cada coste desde distintas perspectiva. Bien aprovechado, esto se convierte en la mejor forma de tomar decisiones estratégicas.
¿Cómo implementarla en una empresa?
Aunque, obviamente, la contabilidad analítica puede aplicarse sin necesidad de herramientas informáticas, el uso de software de gestión representa una gran ventaja para sacarle el mejor resultado posible.
Hay que tener en cuenta que un ERP obtiene información de todos los departamentos de la empresa, con lo que los informes de costes que pueden obtenerse con su uso serán globales, fiables y en tiempo real.
Para aprovechar estas posibilidades es importante que el ERP cuente con un sistema MES, ya que su función en documentar y monitorizar la gestión de la planta. Así, esta herramienta captura toda la información de manera directa, con lo que la medición de los costes será totalmente precisa.
Además de contar con un ERP que incluya un sistema MES, la empresa también debe preocuparse de elegir una estructura de costes apropiada para sus características. Lo más habitual es que se pueda seleccionar entre los siguientes periodos de seguimiento:
Seguimiento diario: ofrece información casi en tiempo real, con lo que facilita detectar cualquier incidencia al momento
Seguimiento mensual: aunque el margen de tiempo se incrementa, sigue siendo útil para corregir problemas.
Seguimiento trimestral: el más apropiado si la empresa tiene picos de actividad y prefiere obtener la información en momentos concretos.
