En la empresa actual, dada su complejidad, es necesario el uso de un programa informático con el que se gestione y supervise todo el proceso de producción. El uso de ese software va a mejorar todos los aspectos relacionados, desde la calidad al control de la trazabilidad de los productos.
La llegada de las Nuevas Tecnologías de la Información ha supuesto una gran salto cualitativo en el ERP, formando paso del nuevo paradigma de la Industria 4.0. Un ERP Vertical avanzado que integre estas posibilidades, permite estandarizar y mejorar los procesos productivos (sobre todo mediante el uso del Software MES (Manufacturing Execution System)), dando un salto de gigante en las funcionalides de tu ERP Industrial.
Este programa puede integrarse con las líneas e instalaciones, revisando el mantenimiento de la línea de producción y los niveles de los consumibles. Por otra parte, el software contiene funcionalidades que posibilitan el traslado de las órdenes de producción, la ejecución de tareas por secciones, la identificación de productos, partidas y lotes o el control de los turnos de trabajo.
Una de las grandes ventajas que ofrece es que todo ese trabajo lo realiza en tiempo real mediante el uso de las últimas tecnologías.
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Producción
A la hora de definir el concepto Producción vamos a encontrar diferentes interpretaciones. Una de ellas, más clásica, es la que la define como el por qué se crean bienes y/o servicios a partir de unas entradas en las que a su vez se encuentran también bienes y servicios. Se trata de la fabricación/creación de bienes o servicios a partir de otros bienes.
Otra de las definiciones más extendidas es aquella que la Producción es la transformación de unas entradas (inputs) mediante un sistema productivo. Este sistema está conformado por un conjunto de elementos materiales, un sistema físico de producción y un sistema de gestión de la misma que la dirige y la controla.
En general, el término producción es aplica a la fabricación de bienes de consumo, desde automóviles a herramientas, pasando por la alimentación o por los productos químicos. En este caso, los servicios no están incluidos como parte de la definición.
La gestión de la producción, también denominada en ocasiones como gestión de operaciones, está orientada al conseguir que los medios empleados para el proceso productivo sean más eficaces, reduciendo los costes generales y aumentando la rentabilidad.
Objetivos de la gestión de la producción
Como comentábamos antes, la gestión de la producción son todas aquellas responsabilidades y tareas que deben desarrollarse para que las operaciones de la producción se adecuen a las condiciones de calidad, plazos y costos que la empresa haya planificado.
De esta forma, los objetivos que la gestión persigue están que los productos fabricados se entreguen en las cantidades y fechas previstas, cumpliendo los requerimientos de calidad.
Igualmente, se trata de que los productos se fabriquen dentro de los costos previstos, aunque con la intención de lograr reducirlos sin que repercuta en la calidad ni en los plazos.
Por último, la Gestión de la Producción debe crear un procedimiento de trabajo que minimice los roces, conflictos y errores de comunicación, tanto interpersonales, como entre los diferentes departamentos.
Funciones de la gestión de la producción
Planificación: El objetivo es entregar los productos cumpliendo los plazos acordados. Para ello, primero se deben calcular qué recursos y qué cantidad se necesita. Después, se realiza una estimación de la fecha de ejecución. Ambos aspectos, más otros relacionados, deben incorporarse en un presupuesto de gastos.
Control: Durante el proceso de producción es fundamental saber si se está cumpliendo la planificación en todos los aspectos, tanto temporales como económicos. El control debe abarcar el comportamiento de existencias, proveedores, mano de obra y máquinas.
Seguimiento: El control no sería posible sin la información sobre todo el proceso. En este asunto, los software de gestión son la mejor herramienta posible, ya que proporcionan toda la información (desde la compra de la materia prima, hasta el almacenaje) en tiempo real sobre como se está desarrollando dicho proceso.
Proceso
La evolución histórica de la gestión de la producción ha ido siempre encaminada a procurar que la eficacia y eficiencia del proceso aumentara y, con ello, la rentabilidad empresarial. En un principio, la gestión estaba muy muy compartimentada, pero, conforme aparecían herramientas informáticas que lo permitían, se ha tendido a integrar cada paso para obtener mejores resultados.
Los sistemas de Gestión, por lo tanto, han ido evolucionando desde la primigenia escuela llamada clásica.
1. Escuela clásica: Esta, que creó la “Dirección Científica de Plantas Industriales”, incorporó a la industria aportes matemáticos como los modelos cuantitativos de previsión de la demanda. Igualmente, comenzó a usar los modelos de gestión de stock, los algoritmos de programación y evaluación de proyectos, los de optimización de recursos y los de redes de soporte a las decisiones.
2. Materials Requirements Planning y Manufacturing Resources Planning ( M.R.P. I y M.R.P. II ). Ambos sistemas están muy relacionados con el desarrollo de la informática. Su implantación en Europa se produjo a partir de los años 70, con nuevos soportes de hardware y con software más avanzados.
3. Just in Time ( J.I.T. ) Proviene de la escuela japonesa de la gestión de empresa y llegó a Europa a partir e los años 80. Su filosofía esencial es conseguir eliminar todo el despilfarro de recursos, incluido el tiempo.
4. Optimizad Production Tecnology ( O.P.T. ). Se trata de una aplicación informática tipo caja negra. Esta se implanta sobre un sistema MRP y se usa para realizar la programación de recursos críticos.
Niveles en el control de producción
Como sucede con todos los sistemas de planificación eficientes, el control de producción es una función progresiva. El primer paso es la formulación de un objetivo único y de una política general.
En líneas generales, se considera que existen tres niveles principales de planificación progresiva en el control de la producción. Aunque puede haber variaciones en los nombres, la forma más común de denominarlos son programación, ordenación y lanzamiento.
1. Planificación: en este nivel se proyectan los volúmenes de producción que debe salir de la fábrica en su conjunto.
2. Ordenación: su función es planificar la obtención de los diferentes suministradores, así como la de los departamentos. Igualmente, en este nivel se decide como obtener y manejar los componentes necesarios para cumplir el programa.
3. Lanzamiento: su responsabilidad es emitir las órdenes de trabajo a los ejecutores. Con la llegada de los ERP, este lanzamiento se puede realizar automáticamente.
Funciones del control operativo de la producción
Programación: está función tiene como objetivo asignar el trabajo a un medio, especificando el memento y el orden en que se debe realizar. Está, a su vez, formado por tres subfunciones:
a) Asignación: asigna la carga de trabajo a un medio de producción, ya sea personas, equipos o grupos de trabajo.
b) Secuenciación: en este nivel se decide el orden en que tienen que ejecutarse los diferentes trabajos. Se trata de la parte más compleja de la programación, ya que no es fácil determinar con antelación la secuencia de ejecución correcta. Se pretende minimizar el tiempo total de producción y para conseguir este propósito se han desarrollado algoritmos y reglas de decisión.
c) Temporización: establece las fechas de inicio y fin de cada orden de producción de las distintas operaciones. Para que los plazos se ajusten a la realidad se necesita obtener información correcta y completa sobre varios aspectos: el orden de las operaciones para poder asignar el trabajo a los medios siguiendo una sucesión adecuada, las normas de tiempo para determinar el tiempo total de cada operación o la disponibilidad de herramientas y materiales.
Lanzamiento: esta función es la encargada de las hacer llegar las órdenes de trabajo a la planta de producción. Para hacerlo, el responsable debe ceñirse a la planificación previa, tanto económica como temporal. Esta lanzamiento consta de varios pasos previos:
a) Autorización al almacén para que entre el material que se necesita.
b) Autorización al departamento de maquinaria y herramienta para que ponga a disposición de los trabajadores los útiles correspondientes, así como los dispositivos de inspección.
c) Comunicación al trabajador las normas de tiempo apropiadas.
d) Autorización de los movimientos de materiales de un medio de producción a otro.
En definitiva, el lanzamiento es una de las funciones más importantes del control de producción. Su planificación ha de ser desarrollada cuidadosamente para que nada provoque retrasos o malas interpretaciones.
Control de avance: el control del proceso productivo es fundamental para cumplir con todo lo establecido en la planificación. Esta función se encarga de recabar dicha información y trasladarla al departamento correspondiente para que la analice y, en su caso, decida si debe modificarse algún punto del plan de trabajo.
Hay que tener en cuenta que por muy bien concebido que está un sistema de control de producción, puede mostrar fallos si el sistema de informar sobres los avances no se diseña correctamente. Algunos teóricos recalcan la máxima “el sistema debe suministrar la información exacta, adecuada en el momento oportuno” para recalcar su importancia.
Control de existencia: engloba el control de los materiales y de los productos terminados. De manera general, consta de dos partes: Control Físico y Mantenimiento de los Registros Correspondientes
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Reglas que se deben seguir al proyectar un sistema de control de producción
- Suministrar información adecuada, exacta y en tiempo real. Sin ese flujo de información no puede establecerse ningún sistema de control.
- Debe ser flexible. El sistema tiene que ser capaz de ajustarse a las variables que puedan presentarse, especialmente las referidas a la carga de trabajo. La posibilidad de modificar el sistema para ajustarlo a los cambios de las condiciones en la actividad define la eficiencia del sistema de control
- Simple y Comprensible. No tiene sentido un sistema demasiado complejo que no pueda ser manejado de forma simple por los operarios responsables
- Ser económico. Por una parte, contar con un sistema de control de producción debe servir para reducir costes. En ocasiones, sin embargo, no es sencillo medir ese ahorro, ya que parte de sus beneficios son intangibles y resulta complicado asignarles una valoración. En estos casos, solo cabe hacer una comparación entre los costos antes de instalar el sistema y los costos una vez implantado.
- Favorecer la planificación y las posibles correcciones. El sistema necesita la planificación previa para ser efectivo y debe estar diseñado para que cualquier corrección necesaria se realice fácil y rápidamente. Sin esto, su efectividad se reduce de manera notable.
- Permitir la dirección por excepción. La dirección solo va a ser informada de los aspectos que requieran su atención. El sistema debe fiable y dar la seguridad a la dirección de que aquellos asuntos de los que no informa están funcionado correctamente. Así, libera a los responsables de estar continuamente analizando cada paso del proceso productivo, permitiendo que se centren solo en los aspectos que han de corregirse.
Recursos humano en el control de producción
Uno de los elementos más importantes en el uso de los controles de producción son los recursos humanos, tanto desde el punto de vista de la formación como en el de la motivación.
El control de producción requiere la implicación de todos los empleados de la empresa, sin importar que departamento ocupe. Así, atañe desde a un ejecutivo hasta el trabajador más básico. De no existir dicha implicación total, la efectividad de los controles es imposible.
Uno de los objetivos en este campo es conseguir que se incorporen elementos de autocontrol. Esto se da cuando los responsables de recursos humanos consiguen funcionar con un enfoque participativo, con posibilidades de tomar decisiones. De esta forma, se facilita la concepción y el funcionamiento del control.
Todos los aspectos relacionados con el personal van a desempeñar un papel central en cualquier organización empresarial. Entre las misiones básicas a las que se enfrentan sus responsables se encuentra la de lograr un uso efectivo de sus recursos humanos, consiguiendo un clima laboral satisfactorio que aumente el rendimiento y la implicación de los trabajadores.
El Departamento de Recursos Humanos debe ocuparse de planificar, organizar y coordinar todas las estrategias posibles para que el desempeño del personal sea los más eficiente posible.
En cuanto al proceso de planificación y control de la producción en si mismo, hay que señalar que tiene que primar la calidad sobre la cantidad. Un exceso de personal puede hacer que pierda parte de su eficacia. Los trabajadores que se dediquen a estas tareas tienen que recibir una formación adecuada que les permita manejar los cambios necesarios y les faculte para responder a las variaciones que se presentan en cualquier proceso de fabricación.
Software para gestión de la producción
Cualquier industria, manufacturera o de otro tipo, tiene como uno de sus puntos claves la planificación y gestión de sus recursos. Un ERP es un software de gestión que proporciona todas las herramientas que necesita para coordinar e integrar todas las áreas y procesos de producción y, así, conseguir alcanzar los objetivos de la compañía.
El ERP se implanta en todos los departamentos de la empresa, proporcionando una visión global del conjunto. Por ejemplo, cuando el área de producción necesita materia prima, automáticamente el ERP avisa qué es lo que está faltando y qué cantidad, para poder continuar con la producción y cumplir con los timings de entrega de producto al departamento de ventas.
A partir de aquí, el ERP genera las órdenes de compra de manera automática y, tras recibir el material, es capaz de lanzar las órdenes de trabajo. El proceso se desarrolla de manera fluida y rápida, evitando errores y retrasos en cada uno de los pasos.
Sus características facilitan que se pueda diseñar y ejecutar todo el plan de producción de manera unificada, reduciendo los costes de inventario, mejorando las previsiones de demanda y permitiendo responder correctamente ante cualquier acontecimiento imprevisto.
Algunos de los requisitos que un software de gestión tiene que cumplir para mejorar la eficiencia de una fabrica son, de manera muy resumida, los siguientes:
- Gestión ágil y flexible de todos los materiales, piezas, componentes, formulas y procesas de los productos a fabricar (Configurador).
- Organizar la capacidad productiva de la empresa en base a la demanda y los recursos disponibles para poder alcanzar la mayor eficiencia (Planificador).
- Planificar la gestión de suministros que garantice los planes de producción (MRP).
- Integración estrecha con el resto de aplicaciones de la empresa. Lo más lógico es que pertenezcan a la misma suite de software(ERP)
