Si hay algo común a todo tipo de empresa, sin importar el tamaño o el sector, es que todo movimiento genera una documentación que tiene que ser archivada. Desde facturas y órdenes de compra hasta las nóminas de los trabajadores, pasando por las bajas del personal o la venta de los productos, todo genera una cantidad ingente de documentos que, además, deben ser guardados por ley durante un tiempo determinado.
Tradicionalmente, la gestión de estos documentos se realizaba por los administradores y los encargados de archivo. Estos tenían que llevar un orden estricto al archivar los papeles, ya que debían poder ser localizados rápidamente en caso necesario.
Por suerte, los avances informáticos han facilitado mucho la tarea. Hoy existen numerosos programas de gestión documental para empresas, capaces de cubrir todas las facetas relacionadas con este asunto.
¿Qué es la Gestión Documental en Empresas?
Un sistema de Gestión Documental, DMS por sus siglas en inglés ( Document Management System), es un software diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos en el interior de una empresa. Está basado en la organización de documentos e imágenes digitales en una localización centralizada fácilmente accesible para los empleados.
El objetivo no es otro que mejorar la administración de la empresa, sin que aparezcan problemas durante el proceso de búsqueda, errores humanos al manejar los documentos o pérdidas de algunos que sean importantes.
La gestión documental se realiza mediante un software que permite a la empresa automatizar los procesos, reducir costes, tiempo y espacio, mejorar la gestión de la información y de los recursos.
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Tipos de Gestión Documental
No todos los sistemas de gestión documental son iguales. A la hora de decidirnos por uno, es necesario tener en cuenta sus diferencias y las ventajas que pueden presentar para nuestro negocio.
Gestores de nombres y ubicaciones de ficheros grabados
Son los más simples, ya que son, prácticamente, como un indice. Son validos para almacenamientos sencillos en empresas muy pequeñas.
Bases de datos documentales
Dan un paso más frente a los anteriores. Permiten introducir ficheros, por los que son muy útiles para la organización y almacenamiento.
ECM (Enterprise content management)
Son los más complejos y, en puridad, los únicos que pueden ser considerados como programas de gestión de contenido empresarial. Se utilizan en grandes empresas porque están diseñados para almacenar grandes volúmenes de datos
Sistema de gestión documental de empresas on-premise
Los sistemas de gestión documental pueden almacenarse en los servidores propios de la empresa. La capacidad de almacenamiento está marcada por el hardware que se haya adquirido, mientras que la seguridad es mayor que con otras opciones.
Sistema de gestión documental de empresas en la nube
Frente a los anteriores, en este caso el software se aloja en un proveedor, accediendo al mismo mediante internet.
Beneficios al Implementar la Gestión Documental en Empresas
Los beneficios de implantar un sistema de Gestión Documental son realmente muy importantes. Entre los más destacados podemos señalar los siguientes:
Evitar documentación duplicada
Los datos y documentos duplicados, algo frecuente cuando cada departamento elabora los suyos independientemente, generan pérdida de tiempo y, lo que es peor, desorganización. Los Sistemas de Gestión Documental evitan ese problema, maximizando el rendimiento de los empleados al evitar el solapamiento de tareas.
Localización central
Como señalábamos antes, las empresas que no han implantado estos sistemas pueden encontrarse con la documentación repartida en varias localizaciones. Incluso aunque usen sistemas digitales, si no están unificados al final aparecerán problemas.
El Sistema de Gestión Documental, en cambio, almacena la información en una ubicación central, accesible a todos los interesados a los que se les haya concedido el permiso pertinente.
Mejorar el flujo de trabajo
Un DMS hace que los flujos de trabajo sean más eficientes y productivos. La automatización de las funciones facilita una imagen global de los procesos internos de trabajo, lo que permite seguir las tareas incompletas, saber cuales han sido terminadas o automatizar las que son repetitivas.
Seguridad de la información
Todavía quedan empresas que guardan sus documentos en archivos físicos, sacándolos cuando los necesitan. Esto puede provocar pérdida o que, en alguna de las ocasiones, se guarden incorrectamente dificultando su localización.
Los software de gestión documental acaban totalmente con estos problemas, disminuyendo los riesgos considerablemente. Las copias de seguridad, además, potencian este ventaja.
Compartir documentos
En muchas ocasiones, los documentos se elaboran con el fin de compartirlos. Obviamente, se pueden hacer fotocopias y repartirlos personalmente, pero la comodidad de hacerlo a través de un sistema digitalizado no tiene punto de comparación.
Ahorrar espacio
Puede parecer un asunto menor, pero el espacio necesario para archivar en papel todos los documentos generados por una empresa va creciendo con el tiempo hasta ser mucho mayor del que pensamos.
¿Qué debo tener en cuenta antes de implantar un Gestor Documental?
Instalar un Sistema de Gestión Documental requiere un planteamiento previo para poder sacarle todo el partido.
En qué punto se encuentra mi empresa
Lo primero, antes de comenzar con el proceso, hace falta analizar el estado en el que se encuentra la empresa en ese momento. Así, se podrá realizar un valoración objetiva previa, fundamental para afrontar el siguiente paso.
Cómo me organizo
Una vez realizado lo anterior, hay que empezar a pensar como organizarse. Se debe prestar atención tanto a los aspectos interiores como a la relación que se tiene con el entorno exterior. Hay que tratar de detectar las oportunidades que ofrece el sistema que queremos instalar, pero también conocer las posibles amenazas. Esto lo vamos a conseguir analizando las funciones, operaciones y procesos empresariales, mediante la consulta de archivos y expedientes.
Cómo puedo mejorar
Cuando conozcamos los puntos débiles, vamos a tener claro que necesitamos para mejorarlos. En entonces cuando hay que definir el plan de trabajo partiendo del análisis realizado.
Por dónde y cuándo
El plan que elaboremos debe ser realista, sin tratar de buscar metas imposibles. Con la información recabada, es el momento de ponerle fechas, fases, acciones y nombres al
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¿Es necesario un Gestor Documental en mi empresa?
La Gestión Documental es necesaria para todas las empresas, tanto las grandes como las pequeñas. Todas pueden sufrir las consecuencias de una gestión deficiente de sus documentos, llegando incluso a tener que pagar multas importantes.
En cualquier caso, a la hora de implantar un sistema más profesional, hay algunos factores que van a dar pistas fiables acerca de su necesidad. De esta forma, si te ves reflejado en las siguientes situaciones, quizás es el momento en empezar a pensar en buscar un software de este tipo.
1.- Si tu oficina está llena de papeles, desorganizados y ocupando un gran espacio, está claro que la gestión documental es deficiente. El desorden no solo hace más incómodo el trabajo administrativo, sino que también tiene consecuencias en la actividad productiva. La digitalización de la información otorga altos niveles de seguridad, más ahorro y una mayor accesibilidad.
2.- ¿Estás buscando un documento importante y eres incapaz de encontrarlo?. Esta es otra prueba clara de que necesitas un buen sistema de gestión documental. Con este software, el tiempo de búsqueda se reduce a cero, ya que solo hace falta entrar en el programa y teclear las palabras clave.
3.- Si el papel sigue siendo el rey en tu empresa, hasta el punto de ocupar buena parte de las paredes, ten en cuenta que estás poniendo en peligro la confidencialidad e integridad de la información, aparte de riesgo de extravío.
4.- ¿Dedicas un presupuesto considerable a material de oficina, incluyendo el dedicado a la impresión?. Según los estudios, entre el 6 y el 15% de los ingresos de las empresas se destinan al manejo de documentos. Se calcula que la implantación de un Gestor Documenta permite ahorrar solo en costes de impresión hasta un 40% de ese gasto.
5.- Otro aspecto fundamental es conocer quien ha elaborado el documento y si se ha modificado. Esto, el histórico del documento, puede ser muy importante en algunos asuntos.
6.- A la hora de compartir documentos, está claro que los software documentales son mucho más funcionales. Si, hasta ahora, tienes que sacar copias continuamente o colapsar la bandeja de entrada de sus compañeros de trabajo, estás perdiendo un tiempo precioso y dinero. En cambio, los Sistemas de Gestión Documental permiten editar, crear, modificar y compartir información entre más de una persona fácilmente. Esto ayuda a mejorar el entorno de trabajo, haciéndolo mas colaborativo e integrando a todos los departamentos.
Gestión Documental para Pymes
Las PYMES, aunque su tamaño sea menor, también deben hacer frente a enormes cantidades de documentos. La gestión de los mismos influye directamente en todos los procesos que se desarrollan en las empresas.
Hoy en día, la gestión documental basada en el papel está quedando totalmente obsoleta. La automatización que permiten los sistemas de gestión acorta los tiempos de respuesta, permitiendo ganar en competitividad.
Por otra parte, la comunicaciones con las administraciones públicas se estás desarrollando cada vez más mediante internet, incluso por imperativo legal. Tenemos el ejemplo de la factura electrónica, que acelera los tiempos y que se va a convertir en la forma general de facturar.
Para terminar, algunos estudios reflejan un ahorro para las PYMES que usan soluciones de automatización documental de cerca de un 70%, afectando a los costes indirectos, es decir, productividad, tiempo de archivo, espacio físico…
Gestión Documental para grandes empresas
Ni siquiera las grandes empresas, con muchas más posibilidades en cuanto a personal para manejar la documentación, se libran de los errores y la pérdida de tiempo que supone una gestión documental tradicional.
Los sistemas de gestión documental, en cambio, permite subsanar todas las posibles deficiencias causadas por esos errores. Además, es una herramienta valiosa para lograr la certificación ISO.
El software usa plantillas fijas para redactar de manera detallada los procedimientos obligatorios de la empresa, así como los flujos de trabajo. Y no solo sirve para esa redacción, sino que el sistema de gestión documental se asegura de que se sigan estrictamente estos procedimientos y flujos de trabajos establecidos.
¿Cuánto tiempo necesito para tener operativo mi Gestor Documental?
Muchos pueden pensar que la implementación de un Sistema de Gestión Documental es más sencillo que el de otras herramientas destinadas a la gestión empresarial. Sin embargo, esto no es así, ya que se trata de un proceso que requiere un trabajo previo importante y la creación de un plan concreto para adaptar sus funcionalidades a la de la empresa en cuestión.
Cada proveedor va a decidir que metodología va a utilizar para instalar el software. Para ello, tiene que estudiar las características de la organización y preparar el programa para cumplir todas sus necesidades. Una vez hecho esto, lo más usual es que siga una serie de pautas bastante generales.
El primer paso es analizar el flujo de información de la compañía. De esta forma, sabrá cómo y qué debe implementar. Los puntos débiles detectados van a servir para conocer en que aspectos hacer más hincapié para resolver las carencias de la empresa.
Tras eso, conviene realizar una evaluación de los empleados de la empresa. Identificar aquellos que van a hacer uso del programa y cuál es el uso habitual que van a darle, está relacionado con el éxito final del proyecto.
Lo más normal es que, a continuación, comience a implementarse el programa. El método más utilizado es el denominado waterfall (en cascada).
Realmente, los Sistemas de Gestión Documental no suelen representar un gran problema tecnológico. La parte más delicada es conseguir que los empleados cambien su manera de trabajar y se adapten a nuevos hábitos. Por eso, se suele optar por un enfoque colaborativo, con una participación activa de los empleados durante la implantación del programa.
Por otra parte, al principio de la implantación hay que descubrir cuales son las tareas repetitivas y los procesos poco eficientes que se llevan a cabo en la empresa. Son, precisamente, las que se deben automatizar en primer lugar.
Finalmente, queda integrar el Sistema de Gestión Documental con las otras aplicaciones usadas por la empresa, ya sea un ERP, un CRM o un simple email. Esto va a conseguir que el aprovechamiento de las herramientas del sistema sea máximo, con todos los softwares trabajando unidos.
