Trazabilidad en la empresa
Aunque la palabra “trazabilidad” era de uso frecuente en el ambiente empresarial, solo hace unos pocos años que la RAE la admitió en su diccionario de la lengua. Otra manera adecuada de denominar el mismo concepto es “seguimiento del producto” o “rastreo del producto”.
Dejando a una lado el tema de la denominación, al día de hoy la gestión y el control de los productos que una empresa fabrica o comercializa se ha convertido en algo necesario. La exigencia de transparencia por parte de la administración y los consumidores obliga al control total del proceso productivo.
Cuando se implanta un sistema de trazabilidad se adquiere una visión global de cada una de las partes que participan en el flujo físico de materiales y productos durante el proceso. A pesar de que se ha convertido en algo obligatorio en sectores como la alimentación, por la propia reglamentación sanitaria asociada a ese ámbito, los sistemas de trazabilidad tienen aplicación en la mayoría de industrias y áreas.
Las ventajas que conlleva el control minucioso de la trazabilidad son, por poner algunos ejemplos, una mayor eficiencia en los procesos productivos, la reducción de los costes ante posibles fallos o mejorar el servicio a los clientes.
Existen diversos sistemas de certificación asociados a la trazabilidad, como son los de gestión de calidad, de gestión medioambiental y los de control de la cadena de custodia.
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¿Qué es trazabilidad empresarial?
La Organización Internacional para la Estandarización (ISO) define la trazabilidad como “La propiedad del resultado de una medida o del valor de un estándar donde éste pueda estar relacionado con referencias especificadas, usualmente estándares nacionales o internacionales, a través de una cadena continua de comparaciones todas con incertidumbres especificadas”.
En la práctica, se trata del conjunto de disciplinas de diferentes naturaleza que, empleadas coordinadamente, permiten el seguimiento de los productos a lo largo de todo el proceso productivo.
“Con un sistema de trazabilidad se obtiene la información completa del histórico, la ubicación y la trayectoria de cualquier producto o lote de los mismos. Abarca desde el origen de la materia prima, hasta la logística de los almacenes y reparto. Para obtener todos estos datos es necesario usar una serie de herramientas determinadas”
Se considera que son necesarios tres subsistemas para considerar que un sistemas de trazabilidad está completo:
- Sistema de identificación: para las unidades, los embalajes y los lotes.
- Sistema para la captura de datos: con el objetivo de añadir datos extra que aporten información sobre la trazabilidad del producto.
- Sistema para la gestión de datos: para procesar todos las datos que se van recopilando.
En resumen, estos sistemas son una gran herramienta para mejorar la productividad y eficiencia de todo tipo de empresa y, además, es fundamental para responder a una de las demandas de los usuarios actuales: la respuesta en tiempo real.
Plan de trazabilidad
Antes de implantar sistema de trazabilidad es necesario que la empresa elabore un plan en el que se describe cómo se va a hacer. Este documento, denominado Plan de Trazabilidad, tiene que indicar el objetivo que se busca, la estrategia que se va a emplear y el alcance que va a tener.
Cualquier proyecto para implantar el sistema debe tener en cuenta la necesidad del seguimiento de los productos hacia atrás y hacia adelante, además de su historia en el interior de la fábrica en cuestión.
“La trazabilidad no se debe confundir con sistemas complejos de mecanización o informatización. A diferencias de estos, la trazabilidad es un objetivo a conseguir, sin que implique el uso de ninguna metodología concreta. Debe, para ser eficiente, adaptarse a las características y dimensiones de cada empresa y sector”
Antes de comenzar la implantación de un sistema de trazabilidad es preciso realizar un estudio previo de los sistemas que usan para el mismo fin los proveedores y los clientes. En muchas ocasiones, vamos a encontrar que se puede usar la misma información, reduciendo así el trabajo y los errores ocasionales.
Igualmente, hay que tomar en consideración toda la información contenida en los registros de la empresa en ese momento.
Por último, es conveniente realizar un diagnóstico previo de la situación para evitar esfuerzos innecesarios y optimizar el uso de la información que se va a obtener a partir de la implantación del sistema.
Aunque, como se ha comentado, cada sistema de trazabilidad debe adaptarse a la empresa particular que vaya a implantarlo, un plan tipo podría estar compuesto por los siguientes aspectos :
Programa de trazabilidad: en este documento se especifican cada una de las acciones necesarias para una correcta identificación de los productos fabricados a partir de las materias primas, los productos intermedios (si los hay), los datos de producción y los de sus destinatarios finales. Esto se concreta en:
- Describir el ámbito en el que la trazabilidad se va a aplicar. el ámbito de aplicación de la trazabilidad.
- Describir los criterios que van a regir la agrupación de los productos en relación con la trazabilidad.
- Indicar cual va a ser el sistema de identificación de los artículos.
- Desarrollar y crear los mecanismos para el chequeo del sistema por parte de la empresa.
- Crear sistemas de comunicación entre empresas.
- Establecer cómo se va a proceder para localizar, inmovilizar o retirar productos en caso de ser necesario.
- Seleccionar las herramientas para la identificación de productos.
Registros: recogen los resultados de la aplicación del plan de trazabilidad
Por último, hay que tener en cuenta que la trazabilidad va a generar datos desde dos ámbitos diferentes, el externo y el interno.
Trazabilidad interna
Denominada también trazabilidad de proceso, la interna no es más que seguir la trayectoria de cada producto dentro de la compañía. Va a ofrecer datos como las manipulaciones sufridas, la composición, la maquinaria que se ha usado, el turno en el que se ha elaborado, el lote, etc.
Gracias a este seguimiento se consigue relacionar el producto con todas las operaciones y procesos que han formado parte en su elaboración, desde las materias primas, hasta el reparto final.
Trazabilidad externa
Con la trazabilidad externa se añaden datos extras a los ya aportados por el seguimiento interno, como puede ser una rotura en el embalaje, un cambio en la cadena de temperatura o cualquier incidente parecido.
De esta forma, para que la trazabilidad sea correctamente obtenida, se deben ir registrando todos los indicios que el producto va dejando mientras pasa por la cadena, ya sea en el sentido normal o en el inverso.
Los 4 elementos que componen un sistema de trazabilidad
Un sistema de trazabilidad completo y eficiente, entendiendo como tal que sea capaz de ofrecer la información del histórico, la ubicación y la trayectoria del producto de manera exhaustiva y correcta, ha de estar compuesto por los siguientes cuatro elementos:
1. Sistema de identificación
Los sistemas de identificación son uno de los componentes básicos de cualquier seguimiento de la trazabilidad en el ámbito empresarial. Mediante estos sistemas, se hace posible la identificación de los artículos, ya sea de forma individual o agrupados en lotes. Igualmente, permiten la identificación de los embalajes y cajas relacionas con la logística de almacén y reparto.
La manera habitual es utilizar códigos identificativos que se adjuntan a los productos y embalajes. Con esto se asegura el control de la trayectoria hasta el final del proceso.
Cada empresa es libre de elegir el sistema de identificación más adecuado para sus características. De igual forma, puede seleccionar el tipo estándar de codificación que mejor se ajuste a su producción.
Lo que sí resulta indispensable para que el sistema de identificación funciones como es debido, es utilizar las herramientas de software necesarias. Las nuevas tecnologías de la información facilitan mucho la tarea, ya que suelen estar vinculadas a los diferentes automatismos que la empresa esté utilizando.
2. Sistema para la captura de datos
A la hora de implantar un buen sistema de trazabilidad, es fundamental utilizar alguna herramienta de captura de datos. Esta debe obtener y registrar la información sobre las materias primas utilizadas, los datos de la planta en la que se fabrica y los datos de la gestión de almacenes.
La tecnología adecuada va a permitir a cada agente involucrado en la cadena de suministros adjuntar los datos pertinentes o, si se desea, realizar operaciones en tiempo real sobre algunos productos que los requieran.
3. Software para la gestión de datos
Sin negar la importancia de los dos sistemas anteriormente analizados, de poco servirían todos los datos obtenidos si después no contamos con las herramientas para analizarlos y darles un uso adecuado. Por esto, es esencial la utilización de un software especializado que permita la gestión correcta de toda la información acumulada y su posterior administración.
Los software implicados el los sistemas de trazabilidad tienen que tener funciones como la impresión de etiquetas o códigos de barras, al igual que la opción de grabar chips de tipo RFID, que permite identificar, remotamente mediante una señal de radio, el objeto en el que está colocado.
De igual manera, es necesario que el software permita almacenar la información que se ha capturado, así como que pueda interactuar con los sistemas de gestión empresarial.
“Es conveniente estudiar los funcionalidades de cada uno para ver si se adapta al tipo de empresa, con el fin de que sirva realmente para mejorar las operaciones productivas”
4. Datos a registrar
Una vez tengamos todos los datos llega el momento de registrarlos, analizarlos y darles un uso adecuado. La información sobre la trazabilidad va a ser muy diferente dependiendo de la clase de producto, del sector empresarial y de cuales son los requerimientos del usuario final.
Tampoco hay que perder de vista que lo que las legislaciones vigentes establecen en materia de trazabilidad y seguridad de los productos. Esto es doblemente importante si se pretende exportar parte de la producción, ya que hay que estudiar las leyes del país de procedencia y del de origen.
