Qué es un software de gestión de recursos humanos

Dentro de todos los recursos disponibles en una empresa, no cabe duda de que el capital humano es uno de los más esenciales. Por eso, es fundamental contar con las herramientas adecuadas para gestionarlo correctamente, potenciando el talento. Un software de recursos humanos se convierte, así, en esencial para que el departamento encargado de la gestión de recursos humanos sea más eficiente.

A grandes rasgos, se puede definir a los sistemas de gestión de Recursos Humanos como un software cuyas funcionalidades cubren todos los procesos que afectan a los trabajadores. Además, lo hace de manera global, unificando la gestión de la selección de personal, la incorporación a la compañía, la formación, la motivación y los aspectos económicos.

¿Cuáles son las funciones de un Software de RRHH?

La mayoría de las empresas de cierta entidad cuentan con un Departamento de Recursos Humanos encargado de gestionar todo lo relacionado con los empleados. Es a estos departamentos a los que está dirigido el software, facilitando y mejorando su tarea.

Entre las funciones más comunes de estos softwares se encuentra la atención al personal, el registro de ausencia, bajas y horas trabajadas, toda la gestión de las nóminas, la asignación de vacaciones y otras peticiones de los empleados. Por otra parte, también puede cubrir la gestión de los procesos de selección, las evaluaciones del desempeño o la planificación de los ascensos.

Software nóminas

Esta funcionalidad automatiza todo lo relacionado con las nóminas y salarios. Al encontrarse integrado con el resto de lo sistemas de gestión de la empresa, este software captura la información sobre los horarios, las asistencias, los impuestos o las deducciones.

Control de ausencias

Poder controlar las ausencias con este tipo de programas, supone un ahorro en burocracia y en costes. No solo se trata de conocer si alguien no ha acudido a su puesto de trabajo, sino también de conocer en tiempo real qué trabajadores pueden sustituirlo. Igualmente, el software permite controlar lo motivos de las ausencias y la frecuencia de las mismas.

Selección

En caso de instalar este módulo, la empresa se va a beneficiar de una herramienta que permite realizar todo el proceso de selección de empleados. Puede configurarse para tener en cuenta a los candidatos internos o/y al propio personal.

Entre sus posibilidades se encuentran la organización de los posibles aspirantes, el análisis del uso del personal dentro de la personalización, el mantenimiento de una base de datos de los candidatos o la realización de análisis para la evaluación de los que quieren cubrir la vacante.

Autoservicio del empleado

Esta sección incluida en el software de Recursos Humanos permite a los empleados acceder y modificar sus datos personales, consultar sus nóminas o pedir vacaciones.

Autoservicio del mánager

También los mánagers tienen un apartado al que pueden acceder para que su tarea sea más sencilla. Mediante este autoservicio, el encargado puede aprobar las vacaciones de los trabajadores, gestionar las sustituciones u otras labores rutinarias similares.

Gestión del talento

No siempre está presente en el software de Recursos Humanos, pero se está imponiendo como una de las funcionalidades más importantes. Hace referencia, principalmente, a la supervisión del desempeño de los empleados. Se pueden incluir también los programas de formación.

Gestión de carga de trabajo

Dentro de los programas puede incluirse un software enfocado a la gestión del trabajo del personal. Entre otros asuntos, se encarga de controlar las entradas y salidas, las tareas realizadas y las asistencias o bajas.

Normalmente, esta función aparece en programas dirigidos especialmente a la gestión de este tipo de cargas de trabajo, aunque algunas de las suites más grandes para la gestión de recursos humanos también la incluyen.

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Tipos de Software de Recursos Humanos

Además de la división entre aquellos integrados en ERP y los independientes o la que se produce según el tipo de instalación (en la nube y on-premise), existe otra diferenciación en cuanto a sus funcionalidades.

Núcleo HRMS

Los HRMS (Human Resources Management System o Sistemas de Gestión de Recursos Humanos) son aquellos que inciden en la gestión del personal, sus nóminas y otros aspectos relacionados con la gestión habitual del Departamento de Recursos Humanos.

HRIS

HRIS son las siglas de Human Resources Information System (Sistema de información de recursos humanos). Este software incluye las funciones del anterior tipo, añadiendo otras como la aportación de información detallada sobre la administración, contratación y capacitación.

Está considerado una herramienta esencial para la toma de decisiones estratégicas. En la actualidad, se encuentra fusionado con la tecnología de la información, lo que permite multiplicar su eficacia.

HCM

HCM o Human Capital Management (Gestión del capital humano) es el más completo entre esta clase de software. Reúne las funciones de los anteriores, pero además incluya facilidades para la expansión internacional de la empresa o el control del rendimiento de los empleados.

¿Cómo puede ayudar un Software de RRHH a mi empresa?

Como es obvio, no todas las empresas tienen las mismas necesidades en el capítulo de los recursos humanos. Las funciones requeridas varían según el tamaño, el número de trabajadores o, incluso, el presupuesto del departamento encargado de esta cuestión.

A pesar de estas diferencias, todas ellas se van a ver beneficiadas por el uso de un software de Recursos Humanos. En la actualidad, estos programas han pasado a ser herramientas muy potentes, capaces de procesar una gran cantidad de información que ayuda a la empresa a tomar decisiones acertadas en tiempo real.

De igual forma, ofrecen una visión global sobre la situación de la empresa, aportando análisis sobre, por ejemplo, el riesgo de abandonos, los cambios en los puestos claves o la contratación de profesionales con vistas al largo plazo. Esta disciplina es llamada Analítica de RRHH y no podría llevarse a cabo con eficiencia de no ser por este tipo software.

Por otra parte, tampoco se deben olvidar las posibilidades de automatización que ofrecen estos programas respecto a la gestión de Recursos Humanos. La seguridad de los datos aumenta, los empleados tienen acceso propio para gestionar sus asuntos, mejora enormemente la comunicación e incrementa la transparencia corporativa.

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Beneficios de un Programa de Recursos Humanos

Los programas de gestión de recursos humanos presentan claros beneficios para las empresas que los instalan. Gracias a ellos, se agilizan enormemente gran variedad de procesos, incluso si el personal del departamento se reduce.

Sus beneficios van desde el ahorro al tener que usar menos papel y otros materiales de oficina hasta el aumento de la seguridad de la información interna de la empresa, pasando por la mejora de la organización, la reducción de errores y una comunicación más fluida.

Mayor organización en el Departamento

Todos los documentos se encuentran almacenados en el mismo software, lo que facilita la organización de los mismos y hace más sencillo el acceder a ellos.

Ayuda a reducir errores

El software de recursos humanos reduce casi a cero los errores humanos en los aspectos financieros y legales, entre otros. Los procesos se encuentran automatizados, ayudando a que todo funcione correctamente.

Mejora la toma de decisiones

Una de las herramientas más útiles de este software es la de análisis y generación de informes. Con esta aplicación, los gerentes pueden tomar decisiones con mayor acierto, todas basadas en información capturada en tiempo real. Esto, evidentemente, se multiplica si el software forma parte de un ERP.

Facilitar la comunicación

La comunicación interna, tan necesaria en una empresa, se va a ver beneficiada por la instalación de una intranet corporativa. Con ella, el departamento encargado puede compartir información y comunicarse con los empleados y encargados de toda la organización.

De igual forma, la intranet favorece el auto-servicio del empleado, que puede entrar en cualquier momento para gestionar el asunto que desee, desde actualizar sus datos personales o solicitar una baja por enfermedad.

Mejora la seguridad de la información

Como decíamos, la información se almacena virtualmente, aumentado el nivel de seguridad. La clave es poder garantizar que los datos confidenciales, sea de los empleados o de la propia empresa, no estén en riesgo de ser desvelados.

Ahorro

Aunque parezca un asunto menor, cualquier encargado de aprovisionamiento de una empresa conoce el gran gasto anual que se realiza en papel u otros útiles de oficina. El software elimina casi al cien por cien la necesidad de estas compras.

Organización empresarial

Las funcionalidades del software proporcionan herramientas muy potentes para que la organización de la empresa sea más efectiva. Empezando, por ejemplo, con los temas fiscales, que van a poder ser confiados al propio programa.

Otra gran ventaja es la facilidad que ofrece para organizar a los trabajadores. Si hay una baja, el propio programa ayudará a encontrar que empleado puede ocuparla, además de ofrecer análisis sobre el desarrollo laboral.

¿Cuál es el coste de un Software de Recursos Humanos?

Es inevitable que el precio sea uno de los factores a tener en cuenta a la hora de decidirse por un software de Recursos Humanos. En realidad, vamos a encontrar todo tipo de programas, incluidos los gratuitos, los de código abierto o los ofrecidos por algunas páginas de descarga. El problema es que sus prestaciones se van a quedar por debajo de las ofrecidas por los software de pago, algo que se debe tener en cuenta a la hora de elegir el que mejor se adapte a la empresa.

Existen muchos factores a tener en cuenta a la hora de calcular el coste de este tipo de software. Primero, el tipo de instalación, ya que las soluciones instaladas en la nube suelen ser más económicas que las on-premise.

De igual forma, la cantidad de funcionalidades incluidas en el programa van a suponer importantes variaciones en el precio. En cualquier caso, no tiene sentido prescindir de muchas solo por ahorrar un poco si luego el software no nos va a ofrecer lo que necesitamos.

Para terminar, vamos a encontrar diferencias de precio entre aquellos programas de recursos humanos integrados en un ERP y los que son independientes. Los primeros, que cuentan con la ventaja de formar parte de un sistema de gestión global, suelen estar incluidos en el precio final del propio sistema. Los segundos, en cambio, cuentan con precios muy diferentes dependiendo de la potencia y funciones.

¿Es compleja su implementación en mi empresa?

Lo cierto es que no es fácil implementar y mantener un software de este tipo. Por esa cuestión, es necesario contar con proveedores con experiencias que sepan valorar, probar y finalmente aconsejar la mejor solución posible para la empresa en base a un amplio catálogo de requerimientos.

Lo más importante a la hora de diseñar la implementación de un software de Recursos Humanos es adaptarlo a las necesidades de la empresa en cuestión, así como conocer el objetivo que quiere lograr.

Para que ella instalación del software sea un éxito, es conveniente seguir los siguientes pasos:

  1. Analizar las razones por las que necesitamos el software
  2. Preparación del proyecto, definiendo las metas y los objetivos
  3. Definición del proyecto, eligiendo entre el modelo de implantación y si lo preferimos integrado en un ERP o independiente.
  4. Buscar un proveedor de confianza, con conocimiento del sector y solicitar un proyecto y presupuesto.
  5. Proceso de implementación
  6. Pruebas sobre el funcionamiento del software, corrigiendo los posibles errores que se encuentres

¿Cuales son los mejores Software de Recursos Humanos?

Han sido muchas las compañías que han decidido sumergirse en el campo de los programas de recursos humanos. Algunas de los programas más destacados son los siguientes:

a3EQUIPO

Esta solución es comercializada por el grupo holandés Wolters Kluwer. Su software de recursos humanos está dirigido a empresas con un tamaño medio que estén buscando mejorar la gestión de su departamento. Gracias a sus funcionalidades, puede emplearse en cualquier sector productivo.

El software a3EQUIPO es una herramienta modular, lo que permite seleccionar que funcionalidades queremos instalar en la empresa. En caso de que las circunstancias cambien, siempre se podrá añadir algún módulo más a posteriori.

El programa se presenta en versión cloud, pagándose por SaaS (Software as a Service), esto es, por uso. De esta forma, solo habrá que pagar por los usuarios que vayan a manejarlo, pudiendo aumentarlos en caso necesario.

Meta4 es

Meta4 es uno de los programas para gestión de personal y nóminas más populares y especializados. En un principio, apareció como una aplicación más simple bajo el nombre PeopleNet y, con el tiempo, ha ido ampliando sus funciones para cubrir otros muchos aspectos, como la gestión del talento.

Meta4 es está enfocado a empresas grandes, aunque también puede ser usado por PYMES gracias a su versión en la nube.

Entre sus ventajas se encuentra la excelente integración entre las funciones más básicas del software RRHH, con otras más complejas como la evaluación del rendimiento, la gestión de cambios de ascensos, etc. Igualmente, destaca la visualización de datos empresariales, considerada entre las mejores del sector.

SuccessFactors

SuccessFactors está muy enfocado en la gestión de capital humano, aunque sin dejar de lado el resto de las funcionalidades propias de los software RRHH.

El propósito de este programa es gestionar el desempeño de la labor de cada trabajador dentro de una estrategia empresarial global, además de analizar la situación presente para llegar a planificar la futura.

El software tiene una estructura modular, aunque, en este aspecto, el software de SAP necesita algunas mejoras. El principal problema es que estos módulos no acaban de integrarse al cien por cien con el software base, causando que la experiencia del usuario pueda verse afectada.

No obstante, el programa ofrece una serie importante de funcionalidades. Su uso permite gestionar los Recursos Humanos de una manera muy completa, aunque ciertamente se echa en falta un sistema propio para la gestión de nóminas.

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