El Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es un software diseñado para poder controlar y gestionar toda la operativa que se desarrolla en el día a día de un almacén. En ocasiones también se les denomina por sus siglas en inglés, WMS (Warehouse Management System) y se caracteriza por tres propiedades fundamentales:

Controla las ubicaciones de los productos en el almacén.
Mejora de manera notable la labor de los operarios del almacén, así como los movimientos   de la maquinaria usada en el mismo.
Supone una optimización del espacio destinado al almacenaje.

El Software SGA para la gestión de almacenes es un área clave en cualquier ERP Vertical (especialmente para un ERP Industrial), y es al almacén lo que un Software MES (Manufacturing Execution System) es a la Planta de Producción.

Estos sistemas digitales presentan funciones especializadas para una gestión adecuada de todo lo relacionado con el almacenamiento, desde la preparación de los pedidos de los clientes, a la de las listas de materiales para las órdenes de fabricación. Igualmente, se encarga de todo lo relativo a la recepción de los pedidos de los proveedores, incluido el dar de alta a los productos ya fabricados.

Por último, los SGA permiten que se realicen algunos procesos auxiliares propios de la gestión de los almacenes, como el inventariado o el control de cada cambio de ubicación.

“El principal objetivo del software SGA es mantener los valores de existencias de los artículos, controlar e informar sobre su posición en el almacén y facilitar a los operarios todos los datos sobre los movimientos que se registren dentro del almacén”

Los programas están diseñados para que la información sea lo más exacta posible, aunque siempre se pueden producir errores si, por ejemplo, los registros en la base de datos son erróneos o se borran.

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Características de los SGA

Estos Sistemas de Gestión de Almacén suelen conectarse con el resto de la gestión empresarial, sobre todo con los sistemas de gestión empresariales o ERP, aunque debería estar incluido en cualquier ERP Industrial Avanzado. De esta forma, completa los módulos específicos que suelen incorporar estos ERPs, y, así, lograr que la información sea mucho más detallada.

Por lo general, el SGA incluye dos tipos de mecanismos para optimizar el almacenaje. Uno está dedicado al espacio físico destinado a tal fin y el otro a los movimientos y flujos de materiales.

Además, muchos integran otros mecanismos, como los de cross docking. Estos están diseñados para las ocasiones en las que el material pasa por el almacén solo para el proceso de distribución. En estos casos, no se llega realmente a almacenar, sino que simplemente se distribuye desde los lugares de entrada a los de salida.

Otras características propias de los sistemas de gestión comerciales son:

  • Permiten la gestión de los movimientos de todos los materiales, desde las materias primas a los productos terminados, pasando por los envases o las órdenes de recepción.
  • Utilizan mecanismos para ofrecer la gestión avanzada de ubicaciones caóticas de dimensión variable con el fin de optimizar mejor el espacio utilizado.
  • Presentan una gran flexibilidad, por lo que pueden usarse en cualquier sector. Cuentan, igualmente, con herramientas para el control por números de serie, lotes o fechas de caducidad.
  • Gestiona la trazabilidad de todo el proceso logístico y de distribución.
    Aunque lo normal es que se usen tecnologías como la radiofrecuencias, el pick/put to light o el pick by voice, muchos también permiten en uso clásico del papel.
  • Gestionan almacenes múltiples.
  • Optimiza la preparación de los pedidos.

Funciones de entrada

Las funciones de entrada que ofrece el SGA deben cubrir la recepción del producto, la captura de todos los datos de la logística y el etiquetado. Existen tres maneras de recibir los productos.

Recepciones

Cuando los productos se reciben sin paletizar, se procede a consolidarlos en los contenedores adecuados y a registrar sus características. Tras esto, se colocan en el interior del almacén.

Por otra parte, cuando esos productos llegan ya en contenedores, se pasa directamente al paso de validar las características logísticas y sus cantidades antes de almacenarlos físicamente.

Por último, en algunas ocasiones entran en los almacenes algunas mercancías que proceden de devoluciones de los clientes. En este caso, el proceso es similar a los descritos anteriormente, aunque presenta puntos particulares como la aplicación de estados y bloqueos. Esos pueden indicar, por ejemplo, que esos productos tienen que pasar por el control de calidad o que se deben revisar para encontrar las causas de las devoluciones.

Captura de datos logísticos

Los datos logísticos incluyen una serie de informaciones muy detalladas sobre la mercancía. Entre ellos, el lote de la carga, las fechas de caducidad, el peso o los números de serie. Todos estos registros son lo que ofrecen un control de la trazabilidad del stock de la empresa.

Etiquetado de contenedores y mercancía

Tras esa segunda función, el SGA genera las etiquetas de código de barras para cada contenedor o mercancía que se almacene. La lectura de estos códigos es lo que permite el control absoluto de cada elemento.

Una vez que el software de gestión de almacén ha cumplido con estas tres funciones, un interfaz transmite al ERP de la empresa el cierre de recepción. En este consta toda la información anteriormente almacenada, detallando el número de unidades de las distintas referencias que han llegado al almacén.

A partir de ahí, el ERP lleva a cabo las gestiones administrativas con los proveedores y clientes.

Función de ubicación

Esta función se ocupa de tres importantes gestiones: la de la ubicación usando reglas y estrategias, la de cross-docking y la de reposición.

Función de ubicación

Esta función se ocupa de tres importantes gestiones: la de la ubicación usando reglas y estrategias, la de cross-docking y la de reposición.

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La gestión de la ubicación mediante reglas y estrategias

Mediante ciertos parámetros esta función elige cuál es la posición idónea de cada artículo en el interior del almacén. El software calcula parámetros como la rotación de la mercancía, las clases de contenedores empleados o los tipos de productos.

Entre otros objetivos, esta gestión se encarga de separar aquellos elementos que podrían suponer un riesgo en el caso de encontrarse muy cerca unos de otros, así como de las presentaciones de los productos o su volumen.

Cross-docking

Gracias al cross-docking la empresa ahorra movimientos con la carga. Puede ser necesario, por ejemplo, que parte de la mercancía pase directamente a la zona de preparación de pedidos, sin pasar antes por los almacenes.

Gestión de la reposición y la consolidación

Al igual que la anterior, tiene como propósito ahorrar movimientos a la mercancía una vez que entra en las instalaciones. Su aplicación se produce, como en el cross-docking, antes de que se decida la ubicación definitiva.

Este tipo de gestión se desarrolla en aquellos centros que han establecido posiciones de picking. Cuando queda poco producto, se debe reponer con la mercancía recién llegada, para que no falte stock para las siguiente operaciones.

Funciones de stock

El SGA tiene que ofrecer una información útil y detallada sobre el stock que pueda tener la empresa. Existen varias funciones encargadas de conseguir esta función.

Visualización del mapa del almacén Una pantalla muestra gráficamente todas las ubicaciones y la composición de cada uno de los contenedores y de los productos que contienen.

Gestión de las ubicaciones

Esta función informa sobre las posiciones, el tipo de ubicación, los bloqueos que se hayan aplicado y las dimensiones y características del stock almacenado. Igualmente, ofrece la posibilidad de editar los datos sobre la marcha.

Cálculo de rotación de los productos

De manera general se considera que a mayor rotación, mayor beneficio. Para que todo funcione correctamente, la información debe ser lo suficientemente precisa para que no haya ni exceso ni falta de stock en un momento determinado.

El SGA se encarga de ayudar a calcular qué rotación es la ideal para un artículo y, así, optimizar la gestión del almacén. Esto lo consigue midiendo los parámetros aportados sobre los movimientos realizados durante periodos concretos, pudiendo anticipar la rotación de manera eficiente.

Gestión de estados del stock

Gracias a esta función, los responsables pueden consultar y, si es necesario, modificar la información sobre las cuarentenas, pérdidas, roturas, bloqueos, reservas y otros datos similares.

Recuento e inventario

Esta función puede programarse para que se realice en el momento que se considere oportuno. Es fundamental para obtener un inventario general del almacén, aunque también se puede utilizar para inventarios específicos de algún artículo, ubicación o zona en concreto.

Cuando, una vez realizado, se encuentra alguna disparidad con los datos disponibles, envía la información al ERP de manera automática.

Funciones de salida El SGA también debe administrar la salida de los productos, para lo que el software utiliza varias funciones.

Gestión de la preparación de la carga

Se encarga de cubrir las agrupaciones de pedidos y las asignaciones de los mismos. De esta forma, la empresa tiene un control total sobre la ejecución de los encargos y de quienes son los responsables de ellos.

Entre los datos que ofrece se encuentra la asignación de los muelles de salida, los operarios que van a realizar el trabajo, cómo se va a efectuar y la hora en la que está previsto hacerlo.

Procesos de picking.

El picking es un término que hace referencia al trabajo de recoger los artículos de las ubicaciones en las que se hayan almacenado cuando tienen que prepararse para algún pedido. Aunque parezca sencillo, lo cierto es que necesita una organización muy precisa para que no requiera demasiado tiempo, ni se produzcan errores.

Una de las ventajas del SGA en que optimiza este proceso, permitiendo realizarlo con el mínimo de movimientos posible. Además, lo hace respetando los parámetros que el ERP ha especificado para cada pedido concreto.

Etiquetado de expediciones

Usando los mismos procedimientos que en el etiquetado de entrada, el SGA facilita que los bultos de pedido estén correctamente identificados antes de que salgan de la fábrica.

Documentación de las expediciones

El software genera los documentos que acompañan a cada expedición, como los packing list (listado de los artículos que componen el pedido) o la documentación para el transportista.

Carga de las expediciones en los vehículos

El Sistema de Gestión de Almacenes ofrece una última función antes de que los productos salgan a ser repartidos. Esta función controla el proceso de carga de las expediciones en los vehículos. De esta forma, se evitan errores de envío, ganando efectividad y tiempo.

Comunicación al ERP del cierre de expedición

Tras todas las funciones anteriormente descritas, el SGA puede comunicar al ERP que la expedición ha sido concluida. De manera automática, mediante una interfaz que une los dos sistemas, el gestor de recursos de la empresa recibe la información de las unidades que han salido, de sus referencias y de como estaba compuesta cada orden de salida ejecutada.

Estos datos sirven para que el ERP gestiones los procesos administrativos con los clientes.

Funciones en Almacenes Complejos

Dependiendo del tipo y del tamaño de la empresa, sus instalaciones pueden estar formadas por distintos almacene interrelacionados entre si. Esto puede dar lugar a combinaciones realmente complejas, por lo que el SGA tiene que contar con las herramientas adecuadas para poder manejar distinta información procedente de cada área.

Preparación de pedidos que utilicen soluciones de pick to light y put to light

El SGA tiene que ser capaz de gestionar procesos de preparación de pedidos que usen soluciones de pick to light (método que guía de manera visual a los operarios hacia las ubicaciones exactas del almacén) y put to light ( el número de órdenes a surtir siempre será fijo, pero la cantidad de productos puede ser muy variable).

Voice picking o picking por voz

Al igual que los métodos anteriores, el Voice Picking se encarga de facilitar las labores de búsqueda y recogida de los productos almacenados. En este caso, como indica el nombre, el SGA envía las ordenes y los operarios las reciben mediante un sistema de audio.

Administrar la apilabilidad

Aquellos SGA con estas funciones de almacenes complejos son capaces de administrar la apilabilidad de la mercancía. El objetivo es optimizar la organización de los bultos al seguir unos parámetros determinados.

Un ejemplo sería indicar que sobre algún bulto consistente debe ponerse uno más frágil y nunca al revés.

OTRAS FUNCIONES

Algunos tipos de empresa y de almacenes pueden necesitar algunas funciones extras que aporten soluciones a determinadas necesidades específicas.

Gestión de los flujos de mercancía (entradas y salidas) a las líneas de producción

Permite optimizar el flujo de salida y de entrada a las líneas de producción, agilizando los procesos internos.

Gestión de multialmacenes

Con un solo SGA se pueden gestionar varios almacenes pertenecientes a la misma empresa, con el ahorro en recursos que eso supone.

Gestión multiorganización

Esta función actúa de forma similar a la anterior, con la diferencia de que el SGA puede administrar a varias organizaciones diferentes.

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