Todos aquellos relacionados con la actividad empresarial estarán, a bien seguro, familiarizados con el término ERP, siglas de Enterprise Resources Planning, en español Planificación de Recursos Empresariales. Lo que quizás no sea tan seguro es que conozcan su significado y, especialmente, que ventajas supone para una empresa.

El antecedente del ERP fue el sistema de Planificación de Requerimiento de Materiales, MRP pos sus siglas en inglés. Fue el gobierno de los Estados Unidos, durante la Segunda Guerra Mundial, quien ideó este tipo de programas para gestionar la logística militar y organizar las tropas.

Una vez concluido en el conflicto, ya durante los años 50 del siglo pasado, esos sistemas comenzaron a aplicarse, con sus debidas modificaciones a las grandes empresas. Se trataba de optimizar su producción, haciéndola más eficiente.

Los MRP fueron evolucionando aprovechando las diversas novedades tecnológicas. Nuevos programas de gestión empresarial comenzaron a imponerse, más avanzados y especializados. Finalmente, en los años 90 aparecieron los ERP, capaz de integrar todas las funciones que se desarrollan en el interior de una empresa.

¿Qué es un Sistema ERP?¿Para Qué Sirve?

Un ERP es, en resumidas cuentas, un sistema de planificación de recursos empresariales. Básicamente se trata de una arquitectura de software que integra toda la información generada en el interior de la empresa, desde la manufactura a los recursos humanos, pasando por la logística, las finanzas o la compra de materiales.

Además, el ERP automatiza muchos de los aspectos productivos de la compañía, ayudando a optimizar los resultados y ahorrar costes en el proceso.

Una de sus grandes ventajas es unificar en un solo sistema las operativas que antes se hacían por separado. Así, la mencionada compra de materiales y la gestión de stocks, por ejemplo, pueden relacionarse de tal modo que la empresa no se encuentre desabastecida en un momento de necesidad o, por el contrario, se encuentre con el almacén lleno de material innecesario.

Todo lo anterior redunda en una mejora de la gestión y de la colaboración entre los distintos departamentos, evitando errores o duplicidades por falta de comunicación. Además, la información fluye en tiempo real, por lo que la toma de decisiones no se producirá en base a datos desactualizados, con las consiguiente pérdida de efectividad que eso puede ocasionar.

Un ERP, gracias a esos datos que captura continuamente, se convierte también en una estupenda herramienta de análisis. Es mucho más preciso para elaborar informes que permitan controlar como marcha un proyecto, la empresa en general o para desarrollar la planificación de la producción a corto o medio plazo.

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Definición y Significado del Sistema ERP (Enterprise Resources Planning)

Como hemos señalado antes, el ERP en un sistema de planificación de recursos empresariales. Son las siglas de Enterprise Resources Planning, un tipo de software enfocado a la gestión global de la empresa.

Una de sus características es su composición modular. Cada uno de los módulos instalados tienen funciones diferenciadas y aplicables a los diversos procesos que tienen lugar en una empresa: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc.

Esta integración es, de hecho, lo que diferencia al ERP de otros programas de gestión, destinados tan solo a cubrir una de estas áreas.

El objetivo principal de los sistemas ERP es, en definitiva, optimizar los procesos empresariales. Para ello ofrece una serie de herramientas que permiten acceder a la información generada en tiempo real, facilitando obtener una imagen global para poder tomar las decisiones más acertadas. De igual forma, permite compartir dicha información entre todos los componentes de la organización, así como eliminar los datos y operaciones redundantes.

Tipos de Sistemas ERP

Existen varias maneras de dividir los tipos de ERP, empezando por su diseño y acabando por su carácter vertical u horizontal.

Según su diseño

ERP a medida
Este tipo de ERP es creado específicamente para una empresa en concreto. Esto, obviamente, lo convierte en el que se adapta mejor a las necesidades de la compañía. Su problema es el alto coste que representa.

ERP predefinido
En este caso, se trata de un software general al que se añaden módulos para personalizarlo. La principal ventaja, aparte del precio, es que se trata de un ERP ya probado y, por lo tanto, más sencillo de introducir en la empresa.

Según su instalación

ERP en local
Tanto el servidor como todos los dispositivos están instalados en la propia empresa. Su potencia va a estar determinada por este hecho.

ERP en la nube Las nuevas tecnologías permiten actualmente instalar los servidores en la nube. El acceso será posible desde cualquier dispositivo con conexión a internet. El inconveniente es que todos los datos de la empresa estarán en la nube, por lo que se necesitarán medidas de seguridad especialmente potentes.

Vertical y Horizontal

ERP vertical Los ERP verticales se diseñan específicamente para un determinado sector. Un gran ejemplo son los enfocados a la industria manufacturera, que, por sus necesidades propias, no encuentran en los ERP horizontales las soluciones más apropiadas para su gestión.

ERP horizontal
Al contrario de los verticales, los ERP horizontales cuentan con herramientas generales, por lo que cubren muy bien las necesidades básicas de las empresas (finanzas, recursos humanos, etc.), pero no aquellas especificas de un sector concreto.

Ventajas y Desventajas de un Sistema ERP

No son pocas las empresas que tienen muchas dudas a la hora de instalar un sistema de gestión ERP. El coste que representa hace que sea necesario evaluar bien las ventajas que aporta al funcionamiento de la organización, así como las posibles desventajas que puede conllevar.

En principio, como dato general, una encuesta realizada por Panorama Consulting, en 2013, determinó que el 40% de las empresas que adquieren un ERP notan un aumento considerable de la productividad.

Ventajas

Mejora el proceso de toma de decisiones

Los sistemas ERP unifican toda la información generada dentro de la empresa en una base de datos única. Cada responsable de departamento puede, así, tener acceso en tiempo real a la información, permitiendo que la toma de decisiones sea más ágil y acertada.

Planificación realista de los escenarios futuros

Gracias, precisamente, a la información de la que hablábamos, es posible realizar estimaciones y previsiones realistas, anticipándose a los distintos escenarios que vayan surgiendo.

Evitar duplicidades y mejora de la comunicación

Uno de los problemas clásicos de las empresas es la falta de comunicación entre los distintos departamentos. Esto puede generar problemas de coordinación y de duplicación de registros. Los sistemas ERP, al englobar todas las áreas, acaba con esos riesgos.

Módulos de los ERP

Como hemos apuntado, los ERP están compuestos por distintos módulos. Esto da la opción a cada empresa de elegir las funcionalidades que mejor se adapten a sus características. Además, si con el tiempo necesita otras herramientas, siempre se está a tiempo de incorporar un módulo nuevo.

Aumento del control y mejora de la trazabilidad

Las herramientas que aporta el ERP facilitan la trazabilidad de cada producto durante toda la cadena productiva, desde que se compra la materia prima hasta que se entrega el artículo al cliente.

Automatización de tareas

El ERP permite automatizar buena parte de las tareas más repetitivas, disminuyendo los errores humanos y permitiendo que el personal que las realizaban puedan dedicarse a otras labores más productivas.

Disminución de costes, aumento de la competitividad

Al aumentar la eficiencia, disminuir los errores y reducir las duplicidades, el ERP es un sistema perfecto para que los costes empresariales se reduzcan. Esto trae consigo un aumento de los beneficios, ya que cada unidad producida va a ser más rentable sin que se resienta la calidad.

Aumento del rendimiento y del retorno de la inversión en el largo plazo

Todo lo anterior acaba representando que la rentabilidad y los beneficios finales sena mayores. Esto, a medio o largo plazo, significa que la inversión necesaria para implementar el ERP se va a ver amortizada con creces.

Desventajas

Necesidad de preparación de los trabajadores

Un ERP, para ser realmente eficaz, necesita la implicación de los trabajadores de la empresa. Al principio, al cambiar ciertos hábitos adquiridos, es preciso realizar algún tipo de curso de formación para los que van a estar directamente en contacto con el programa. Contar con un proveedor/implementador de confianza y con experiencia en el sector va a soluciona buena parte de los inconvenientes relacionados con esta cuestión.

Los costes del sistema

No se puede decir que instalar un ERP sea barato. Aquellas empresas de tamaño más reducido pueden ver esto como un inconveniente insalvable, aunque, por suerte, cada vez existen más alternativas para PYMES.

Implementación

Hay que tener claro que la implementación de un ERP no es algo que pueda hacer el departamento de informática de la empresa. Es fundamental encontrar un proveedor que se haga cargo y, a pesar de todo, se consciente de que requiere tiempo para adaptar la estructura.

Dificultad de uso

Aunque depende mucho del ERP que se elija, muchos de ellos no son sencillos de manejar. Serán necesaria una curva de aprendizaje para poder sacarle todo el provecho posible.

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Coste de un Sistema ERP

No es sencillo conocer de antemano el coste de un ERP, ya que hay factores, como el tamaño de la empresa o la necesidad de personalización, que pueden hacer variar bastante la cifra final.

Entre los gastos que hay que tener en cuenta se encuentra el coste de la consultoría, que representa el mayor tanto por ciento del total. El proveedor debe encargarse de acompañar a la empresa durante todo el proceso de diseño e implementación del ERP.

Otro de los fijos es el pago de la licencia por usuarios. Se trata de un gasto bastante transparente, pero, al mismo tiempo, muy variable.

En el caso de optar por un ERP on-premise, también es necesario contar con una partida para el hardware que se necesita, desde el servidor a la base de datos. Se puede calcular que va a representa alrededor del 10 % del total.

Por último, se encuentra el coste de mantenimiento del ERP. Para que, una vez implantado, su funcionamiento sea siempre correcto, el sistema va a necesita mantenimiento. Este incluye las actualizaciones pertinentes, la corrección de fallos puntuales o la incorporación de nuevas funcionalidades si la empresa las necesita.

Aparte de esos gastos, existen los denominados costes ocultos. Estos, muy complicados de calcular, son aquellos que influyen indirectamente en la implementación. Entre ellos, se pueden nombrar los relacionados con el número de centros de trabajo, lo especializado que sea el sector o la necesidad de parametrizar el ERP.

No obstante, todos estos gastos deben contemplarse como una inversión para la empresa. Según todos los estudios, un ERP acaba optimizando en poco tiempo la producción, lo que supone un retorno de la inversión a medio plazo, permitiendo ahorrar en el proceso productivo y una mejora de la rentabilidad final.

¿De qué manera se realiza la implantación?

Si se ha tomado la decisión de incorporar un sistema de gestión ERP para la empresa, lo primero es encontrar una compañía experta para obtenerlo e implantarlo. Estos proveedores y fabricantes deben convertirse en una especie de socio tecnológico que acompañe a la empresa durante todo el proceso.

Hay que tener en cuenta que no se trata solo de instalar el hardware y los módulos de software, sino también de analizar la empresa en su globalidad para saber que tipo de ERP va a adaptarse a sus necesidades. Por eso, es fundamental asegurarse de la profesionalidad y experiencia del proveedor para que no aparezcan problemas imprevistos.

Aunque pueden aparecer variaciones dependiendo del ERP, las metodologías de implementación siguen, a grandes rasgos, una estructura similar:

– Análisis: la empresa y el proveedor tienen que definir el proyecto, decidiendo que requisitos debe cumplir el ERP y las necesidades a cubrir.

– Diseño: es el momento de desarrollar las aplicaciones y funcionalidades principales del sistema de gestión. Igualmente, es cuando se configuran los procesos principales y se empiezan a migrar los datos desde el software antiguo.

– Implementación: se realiza la instalación del ERP y se pone en marcha el programa. Es crucial realizar pruebas para comprobar que todo marcha adecuadamente.

– Pos-implementación: se ajustan los pequeños detalles, tratando de mejorar el sistema si se detecta algún tipo de incidencia. Al final, se realiza el análisis final del proyecto.

¿Mi empresa necesita un ERP?

Es, quizás, la gran pregunta que puede hacerse cualquier compañía. No en vano, la inversión inicial no es pequeña, aunque, hoy en día, ya no solo está al alcance de grandes empresas.

Lo cierto es que cualquier empresa, sin importar su tamaño, debe hacer frente a una serie de aspectos relacionados con su funcionamiento. En un mundo tan competitivo como el actual, hacerlo sin las herramientas adecuadas supone quedarse atrás en la carrera y, muchas veces, condena a la compañía al cierre.

El ERP ayuda a controlar todos esos aspectos, permitiendo optimizar la producción, tomar decisiones basadas en datos reales y en tiempo real y gestionar todo el proceso de forma global.

Aunque no hay una fórmula mágica que diga cuándo es el momento de implantar un ERP, si existen varias pistas que orientan muy bien en ese sentido.

Para empezar, cualquier empresa que esté creciendo y, por lo tanto, aumentando la complejidad de su gestión, va a necesitar un sistema mucho más completo para que no empiecen a aparecer problemas.

De igual forma, cuando las aplicaciones instaladas en los distintos departamentos comiencen a quedarse pequeñas y no den las respuestas necesarias, es otra señal de que se necesita un sistema de gestión más potente.

Relacionado con esto último, otra pista es cuando cada departamento funciona de una manera demasiado aislada del resto, sin que exista coordinación entre ellos ni una estandarización de los procedimientos. El desfase de los datos puede acabar provocando serios problemas, por lo que englobarlos en el mismo software es la mejor solución.

Aparte de esa descoordinación, otro aspecto que acaba siendo muy negativo es que la información no esté actualizada. Esto se traduce en errores que afectan a todo el proceso productivo. Un ERP ofrece los datos en tiempo real, lo que permite, por ejemplo, que el departamento de compras conozca exactamente las necesidades productivas antes de realizar el pedido.

En general, se puede decir que tu empresa necesita un ERP cuando los antiguos sistemas de gestión que utilizabas generen más problemas que soluciones. Si causan descoordinación, duplicidades, compras inútiles, pérdida de tiempo (y ganancias), etc., es el momento adecuado para empezar a buscar un proveedor de ERP.

¿Qué empresas debe hacer uso de un Sistema ERP?

Lo cierto es que la respuesta a esa pregunta es muy sencilla: todo tipo de empresas pueden utilizar un ERP para gestionar su funcionamiento. Hoy las opciones disponibles cubren desde PYMES a comercios, desde grandes empresas a las industrias de todo tipo. En todas ellas, la implementación de un ERP ha permitido afrontar la gran competitividad del mercado.

Los sistemas ERP están especialmente indicados para empresas que quieren integrar y controlar todos su procesos, sin importar el sector o el tamaño. La gran flexibilidad de estos sistemas permiten realizar personalizaciones que cubran las necesidades de cada organización.

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