Método Kanban

Conceptos como productividad, optimización o eficiencia son los objetivos ideales para cualquier empresa. Lo complicado es dar con el sistema de organización adecuado para conseguir alcanzarlos.

Existen muchísimos sistemas organizativos orientados a la empresa que, si se usan correctamente, pueden ayudar a mejorar todos los aspectos del funcionamiento de todo tipo de compañías. Son especialmente adecuados aquellos que se centran en mejorar el trabajo en equipo, algo fundamental para la mejora de la eficiencia.

Entre los sistemas más en boga se encuentra el método Kanban, indicado para proporcionar una flujo de trabajo más fluido. Para conseguirlo, divide el proceso productivo en varias fases perfectamente delimitadas que se tienen que cubrir correcta y totalmente antes de pasar a la siguiente fase.

Este sistema de organización forma parte de la disciplina Lean Manufacturing, resultando fundamental para su puesta en marcha contar con un ERP Industrial Avanzado y un Sistema MES (Manufacturing Execution System) que asista la producción y ayude a mejorar el OEE.

El Kanban nació en las fábricas de la constructora automovilística Toyota. Su creador fue Taiichi Ohno (1912-1990), uno de los teóricos más destacados de la organización industrial eficiente. Ohno plasmó sus teorías sobre este tema en el libro  ‘Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production’ de 1988. Sus sistemas lograron que la empresa japonesa se convirtiera en una de las marcas más solventes del mundo.

“La filosofía Kanban se asienta en el concepto ‘Stop Starting, Start Finishing”

Tras probar su eficacia en el mundo de la industria, el Kanban fue adaptado por David J. Anderson a las compañías dedicadas al desarrollo de software. Hoy, es muy común que se utilice en ese sector, que coincide con el industrial en la existencia de varias fases, de equipos de trabajos y del requisito de que cada pieza funcione correctamente.

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Reglas o principios básicos

La filosofía del Kanban se asienta en el concepto “Stop Starting, start finishing”. El significado indica claramente la base de este método de trabajo: hay que priorizar las tareas en curso y terminarlas antes de comenzar con otras nuevas. Esto conlleva que el trabajo que se esté realizando en un momento dado debe estar limitado y, por lo tanto, hay un número límite de tareas a realizar en cada fase.

El Kanban no indica cómo hacer el trabajo, sino que se trata de un método para optimizar el flujo del mismo. Además, es una herramienta muy útil para descubrir los posibles errores que estén retrasando el proceso y, por lo tanto, a que podamos cambiarlo a mejor.

Algo fundamental para que el Kanban funcione es la implicación de todos los miembros del equipo. Cada uno de los componentes han de estar dispuestos a aplicar los cambios que sean necesarios para mejorar sus rutinas de trabajo, siempre teniendo en mente el tratar de alcanzar la máxima eficiencia.

De igual manera, hay que tener muy claras las responsabilidades de cada trabajador y los roles que desempeñan en el equipo. Es imprescindible que todos sepan cuál es su función específica, así como qué hacer en el momento adecuado.

Con respecto la liderazgo, es importante tener iniciativa y gestionar correctamente  la tarea del equipo. No se trata de crear sistemas piramidales unos dentro de otros sino de que cada subgrupo y cada miembro tenga clara su función y la ejecute correctamente. Mejora el trabajo en equipo con la metodología Kanban

Desde sus orígenes, el Kanban estuvo enfocado al trabajo en equipo. El objetivo final es terminar los proyectos a su debido tiempo y con altos estándares de calidad usando un sistema de organización visual del flujo de trabajo.

A la hora de implantar este método, se deben dividir los proyectos a realizar en diferentes fases siguiendo una jerarquía. Hasta que no se complete una fase, no se podrá iniciar la siguiente. Para poner en marcha todo el proceso hay que fijarse en como lo comenzaron a utilizar en Toyota.

Esta empresa automovilística se basó en el sistema de producción “Just-in-Time”, en el que se emplean los materiales imprescindibles en el momento necesario. Precisamente para identificar las necesidades de estos materiales se usaron tarjetas colocadas en un cartel (Kanban en japonés), permitiendo que todos los empleados pudieran consultarlas cuando quisieran.

Ese cartel es el origen del tablero en el que se colocan todas las actividades en orden adecuado y que es la principal característica de este sistema.

De ahí el sistema se fue expandiendo a otro tipo de negocios gracias a las mejoras que aportaba al proceso productivo. Su correcta implementación se realiza mediante cuatro fases:

Fase 1: se diseña el sistema a usar posteriormente y a formar al personal en los principios del Kanban, explicándoles sus beneficios y consiguiendo que se impliquen en su desarrollo.
Fase 2: se comienza a usar el Kanban en las líneas de producción en las que sea más importante detectar posibles problemas o donde se pretenda evitar retrasos o fallos.
Fase 3: se continúa la implementación en el resto de actividades. Es importante tener en cuenta las opiniones de los trabajadores que ya hayan empezado a utilizarlo.
Fase 4: en esta última fase se debe revisar el funcionamiento del sistema Kanban por si es necesario efectuar algún cambio.

Tablero o pizarra Kanban

La manera de confeccionar el tablero Kanban es fundamental para que el sistema funcione correctamente y consiga mejorar el flujo de trabajo. Hay algunas características que se deben respetar a la hora de crearlo:

  1. La gestión del inventario es justo la adecuada: no debe haber piezas invadiendo el espacio necesario para otras tareas. Igualmente, es fundamental que la gestión del material sea la adecuada, sin que la producción se frene por falta del mismo.
  2. El sistema puede ajustarse al menor o al mayor número de pedidos entrantes. Buena parte del éxito de este sistema va a depender de su capacidad de adaptación a un trabajo cambiante.  
  3. Parte fundamental de este método son las columnas en las que se divide el tablero. Normalmente, van a ser siete diferentes, perfectamente señalizadas para que no hay malentendidos.

Éstas son las 7 columnas principales:

  1. Objetivos: todos los miembros del equipo tienen que tener presentes los objetivos a largo plazo de su trabajo. Se trata de una columna opcional, aunque es habitual su presencia.
  2. Pendiente: se apuntan las tareas pendiente que se pueden afrontar de manera inmediata. En lo más alto de esta columna se coloca la tarea pendiente que sea más prioritaria. En cuanto la iniciemos, hay que pasarla a alguna de las columnas siguientes.
  3. Preparación: es otra de las columnas opcionales y en ella se incluyen las tareas que necesitan cierto debate interno antes de comenzar a desarrollarlas. Cuando las dudas se aclaren y se tomen las decisiones sobre ella, se colocaran en la siguiente columna.
  4. Desarrollo: es donde se ponen las tareas en las que se esté trabajando. Estarán ahí hasta que se termine. Si surgen dudas, habrá que retrasarlas hasta la columna anterior.
  5. Prueba: se chequea si todo funciona correctamente. Si es así, la tarea avanzara en el tablón. Si no, retrocederá hasta las columnas anteriores.
  6. Aplicación: depende de las características de cada tarea, ya que no todas necesitan que exista. Sirve, por ejemplo, para tareas como colocar una nueva versión de una aplicación en un servidor.
  7. Hecho: se colocan aquí las tareas que se han finalizado totalmente.

En cualquier caso, el Kanban no es un sistema cerrado sin posibilidades de modificarse. Por poner un ejemplo, los trabajos prioritarios pueden aparece en lo alto de cualquiera de las columnas, aunque no formaran parte de la planificación. De hecho, no es infrecuente crear un fila horizontal sobre todas las columnas para todas las tareas urgentes.

Igualmente, algunas empresas establecen un máximo de tareas para cada una de las columnas, ajustándolas al número de trabajadores.

Los stocks de materia prima también se controlan con Kanban (Kanban de retirada). Cada lote de producto lleva asociada una tarjeta kanban, de forma que cuando se retira el material del almacén, esta tarjeta se manda al proveedor, el cual gracias a la información que contiene sabe exactamente lo que tiene que fabricar.

Elementos que se dan en el método Kanban

Los elementos que tienen que encontrarse en un sistema productivo que aplique bien el Kanban son los siguientes:

Visualizar el flujo de trabajo

Uno de los problemas que pueden darse en las grandes empresas, en las que hay un gran número de trabajadores, es el desconocimiento del trabajo de otros equipos. En muchas ocasiones no existe una perspectiva global y no se conoce que ocurre en un proyecto concreto, ni quienes están participando. El tablero Kanban acaba con este problema y permite la visualización del flujo de trabajo en todo momento.

Limitar el trabajo

Poder estructurar el flujo de trabajo es uno de los aspectos más positivos del Kanban. Gracias a este sistema, la empresa no se va a encontrar con muchas tareas empezadas a la vez y a medio terminar. La filosofía de este método señala que cuando se comienza algo, se debe finalizar antes de empezar otra.

Gestionar el flujo de trabajo

Aparte de visualizar el flujo de trabajo también es necesario controlar como está desarrollándose. Es conveniente comprobar si cada pieza está funcionando, así como solucionar los problemas que puedan aparecer en cualquier área.

Reglas del proceso claras

Para aplicar bien un método hay que entenderlo. En este sentido, tan importante es saber quién hace qué como que esas personas sepan cómo hacer su trabajo y que entiendan las especificaciones o reglas.

Mejorar en equipo

Desde los orígenes del Kanban, uno de sus fundamentos es la mejora constante. Si el trabajo es en equipo, todos sus miembros deben colaborar y aportar su experiencia para lograrla.

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