La tecnología aplicada a la gestión de empresas lleva siendo una realidad desde hace varias décadas. Gracias a esas herramientas, ahora es más fácil realizar ciertas operaciones que antes resultaban complicadas, reiterativos y, por lo tanto, propensas a que los responsables cometieran errores.

Esta misma proliferación de herramientas tecnológicas ha provocado la aparición de una serie de siglas que, para los no expertos, puedes resultar confusas. Entre ellas se encuentran los ERP y los MRP.

Estos dos tipos de softwares son de los más utilizados en todo tipo de empresas, aunque su mayor presencia se da en la industria. El propósito final es el mismo: mejorar la coordinación interna y optimizar el proceso productivo. No obstante, se trata de dos programas con importantes diferencias.

De hecho, el ERP es una evolución del MRP, más complejo y con mayores funcionalidades. Esta evolución no significó que el MRP desapareciera y, de hecho, ha aparecido una versión más moderna que se denomina MRP II.

En qué consiste un ERP

ERP (Enterprise Resources Planning) es, tal y como indican las siglas en inglés, un sistema de planificación de los recursos empresariales. De manera resumida se puede definir como una arquitectura de software capaz de integrar toda la información que se genera en el interior de una empresa. Gracias a eso, unifica en un solo programa los datos generados por todos los departamentos, desde la manufactura a los recursos humanos, pasando por las finanzas, las compras de materiales o la logística.

Partiendo de ese función principal, el ERP proporciona muchas otras posibilidades a las empresas. Entre ellas, la opción de automatizar buena parte de los aspectos productivos, con lo que se optimizan los resultados y se ahorran costes.

La mencionada unificación de todas las operativas en un único sistema es, sin duda, una de las grandes ventajas del ERP. Por ejemplo, la compra de materiales y la gestión de los stocks se relacionan de tal modo que permite que la empresa nunca se encuentre desabastecida en el momento menos oportuno o, por el contrario, que se encuentre con su almacén repleto de material que no necesita.

Todo lo anterior tiene como resultado una mejora en la gestión y en la colaboración de los distintos departamentos. Los errores y duplicidades provocados por la falta de comunicación desaparecen y, gracias a que la información se presenta en tiempo real, los responsables podrán tomar las decisiones oportunas basándose en datos fiables y sin retraso.

Por último, el ERP ha demostrado ser imprescindible para desarrollar la planificación de la producción a corto o medio plazo

En qué consiste un MRP

La función de un MRP se puede adivinar sin problemas si se traducen las siglas que le proporcionan su nombre: planificación de requerimientos de material”. De esta forma, este sistema ayuda a planificar qué y cuántos materiales necesitas para poder fabricar los productos.

En este sentido, un MRP es un software bastante especializado que proporciona grandes beneficios a las empresas que desean gestionar la compra de materiales partiendo de unas previsiones reales. Con ello, la planificación de la producción mejora de manera notable y se evitan problemas de desabastecimientos o de exceso de stocks en relación con las necesidades en cada momento.

En definitiva, el MRP está diseñado para cumplir con tres objetivos básicos:

  1. Asegurar que los materiales estén disponibles para la producción y los productos estén disponibles para su entrega a los clientes.
  2. Tratar de mantener los niveles de stocks de material y de producto terminado lo antes posible.
  3. Planificar actividades de fabricación, órdenes de entrega y compras

Como se ha señalado anteriormente, hoy en día las empresas también tienen a su disposición el MRP II, una evolución del anterior. A las funciones ya explicadas se han incorporado herramientas que permiten planificar la producción, comparar entre los productos realmente fabricados y los que se habían planificado y analizar el rendimiento productivo para poder mejorar la eficiencia.

¿Qué sistema es mejor: ERP o MRP?

Tal y como se ha explicado anteriormente, el ERP y el MRP tienen similitudes y diferencias. Ante esto, es normal que algunas empresas se planteen cuál de los dos sistemas le va dar mejor resultado.

Dado que ambos tipos de programas ofrecen resultados muy positivos, no es posible afirmar que uno sea mejor que otro. En realidad, la única respuesta posible sería que depende del tipo de empresa, del uso que se le quiera dar, del presupuesto o del número de usuarios que va a tener.

En el caso de que la empresa esté buscando un sistema de gestión global, que cubra todas las áreas, el ERP le dará mejor resultado. Hasta hace poco se consideraba que solo las grandes compañías podían permitirse este tipo de software, pero hoy existen numerosas versiones enfocadas en las pymes. Por otra parte, hay que tener en cuenta que entre los módulos que se suelen ofrecer para completar las funciones del ERP se encuentra un MRP.

Por el contrario, los fabricantes pequeños que solo necesiten planificar los requerimientos de material pueden optar por adquirir solo un MRP. Esto les permitirá ahorrar parte de la inversión inicial, ya que estos programas son más económicos. Además, de esta forma no tendrá que preocuparse por integrar los procesos de otros departamentos.

La conclusión final, como vemos, es que la elección va a depender de las necesidades de la empresa. Por ese motivo, es fundamental que antes de decidirse por un sistema concreto se realice un trabajo previo para tener claro qué funcionalidades se quieren cubrir.

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Cuándo elegir un MRP para tu empresa

Como se ha señalado anteriormente, todo depende de lo que la empresa necesite. El ERP, por su propia definición, ofrece un mayor número de soluciones para la gestión empresarial, ya que cubre todas las áreas presentes en la compañía. Además, su estructura modular permite ir incorporando nuevas funcionalidades cuando se necesites.

Frente a esto, hay muchas empresas que no necesitan buena parte de esas funcionalidades. La industria manufacturera de menor tamaño puede no tener problemas con la obtención de datos en tiempo real o con la gestión de los recursos humanos, por poner dos ejemplos. Sin embargo, es seguro que va a necesitar gestionar sus materiales.

De esta forma, un MRP va a ser fundamental para cualquier industria que quiera conocer de manera exacta dos de los factores más importantes en su funcionamiento: cuánto material necesita y cuándo lo necesita. El sistema calcula las cantidades de producto que hay que fabricar, los componentes que se requieren y las materias primas que hay que comprar.

Todo la anterior lo calcula teniendo en cuenta la demanda existente, con lo cual nos ofrece un plan de producción en el que se especifican las fechas y los contenidos a elaborar, el plan de aprovisionamiento de compras y los informes de excepción.

El hecho de que el MRP tenga en cuenta la demanda para sus cálculos es una de las herramientas más poderosas que la industria puede tener para ahorrar costes y tiempo. Con ella se elimina el riesgo de desabastecimiento en el momento menos oportuno y el de tener que dedicar un gran espacio a almacenar materia prima sin salida en esos momentos.

Estas funcionalidades ofrecidas por el MRP lo convierten en un software muy adecuado para las pequeñas industrias manufactureras cuya estructura permita prescindir de la gestión más global que ofrecen los ERP.

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