Dentro de los software de gestión empresarial más utilizados, especialmente en la industria, destaca el ERP, siglas de Enterprise Resources Planning o Planificación de Recursos Empresariales en español. De manera resumida se puede definir un ERP como un tipo de software enfocado a la gestión global de la empresa. Este programa es capaz de cubrir todos las áreas que participan en el proceso de producción, desde la compra de materias primas a la logística, pasando por la contabilidad o por la planta de producción. Para poder cubrir todas esas áreas, el ERP está diseñado con una arquitectura modular. Esto significa que consta de unas funcionalidades base que luego se pueden ir ampliando mediante la incorporación de nuevas herramientas diseñadas para dar respuesta a cada necesidad, los denominados módulos. La integración de todos estos módulos es, de hecho, la principal diferencia entre un ERP y otros programas de gestión que, normalmente, solo cubren un área específica y dejan desatendidos al resto. Además, la estructura modular permite a las empresas interesadas seleccionar las prestaciones que realmente necesita y dejar de lado aquellas que no sean necesarias para mejorar la la gestión y optimizar la producción.
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¿Qué es un módulo en un software ERP?

Entre las mejores característica que encontramos en un ERP se encuentra la posibilidad de integrar un gran número de utilidades a sus funcionalidades básicas. Esto permite que el software se adapte a las necesidades de cada sector empresarial, algo especialmente importante si hablamos de la industria manufacturera.
Esa integración, además, es la que posibilita el uso de los mismos datos y la misma herramienta a lo largo de todas las áreas de la empresa, lo que unifica la gestión en un solo programa.

Estas soluciones que se pueden añadir al ERP son los denominados módulos. Cada uno de ellos es diseñado para cumplir con funciones específicas, así como para adaptar el software a las características propias del sector. Es la empresa que lo adquiera la que va a decidir que módulos añadir al programa, teniendo en cuenta que áreas quiere cubrir.

En este sentido, es importante señalar que la calidad de un ERP no se mide por la cantidad de módulos que ofrece. Lo realmente importante es que se puedan integrar los que realmente se necesitan en cada empresa.

Esta estructura modular presenta, además, otra ventaja para las empresas. Es posible que a la hora de implementarlo haya módulos que no se consideren necesarios, pero que, más adelante, se conviertan en imprescindible. El sistema de módulos permite instalarlos cuando se desee o cuando el crecimiento de la compañía así lo aconseje.

Además de los módulos que atienden funciones generales, muchos desarrolladores también ofrecen aplicaciones diseñadas para sectores industriales específicos, teniendo en cuenta sus procesos productivos propios.

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Qué tipos de módulos puede tener un ERP

Como se ha señalado, el software ERP está conformado por una serie de herramientas independientes denominadas módulos. Cada uno de ellos tienen una función específica y será la empresa la que decida cuáles necesita.

Aunque existen muchas opiniones diferentes acerca de qué módulos colocar en cada categoría, en líneas generales se suele hablar de módulos necesarios, optativos o sectoriales.

Módulos necesarios

Esta categoría, también conocida como básica, engloba a aquellos módulos presentes en el software de serie. Son aquellos destinados a cubrir las funcionalidades más generales y estándar, por lo que todas las empresas los van a necesitar para su gestión.

Entre estos módulos necesarios se pueden nombrar el de Finanzas, ya que toda empresa va a tener que gestionar su contabilidad y fiscalidad, y el de clientes, fundamental para poder efectuar campañas personalizadas o tener al día sus bases de datos.

Módulos optativos

La segunda categoría de módulos, los optativos, comienzan a cubrir necesidades más específicas. Muchas de ellas no suelen ser elegidas cuando se implementa el ERP por primera vez, pero con el tiempo se hacen imprescindibles.

Aunque la oferta que podemos enmarcar en esta tipología es realmente grande, sí se pueden nombrar algunos ejemplos:

  • Gestión de proyectos
  • Gestión del ciclo de vida de un producto (PLM)
  • Gestión de calidad
  • Análisis de negocio (Business Intelligence)
  • Gestión documental
  • Comercio electrónico
  • Módulos según sector empresarial

La última categoría de módulos son aquellos que ofrecen las funcionalidades más especializadas. También denominados verticales o sectoriales, pueden ser parecidos a los optativos, pero adaptados a sectores económicos o industriales concretos.

Así, la industria textil y la industria de la automoción, por ejemplo, pueden tener la misma necesidad de contar con un módulo de gestión de calidad, pero este debe tener en cuenta aspectos muy diferentes, como la normativa legal sobre sus productos. Lo mismo ocurre con los módulos enfocados directamente a la producción, ya que no es lo mismo tener en cuenta los materiales que se utilizan en la industria de la alimentación que si se trata de una empresa que fabrica medicinas-.

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Consejos para seleccionar los mejores módulos ERP para tu empresa

Ante toda la oferta existente, acertar con los módulos que cada empresa necesita es una tarea bastante complicada. Normalmente, los interesados en implementar el ERP recurren a proveedores de software con conocimientos en su sector para que les orienten e instalen el software de acuerdo a las necesidades de la empresa y a su estrategia.

En todo caso, se pueden nombrar algunos pasos que ayudan a elegir los módulos que se necesitan en un ERP:

  • Diagnostico inicial: se trata, simplemente, en realizar un análisis sobre cómo se encuentra el negocio en esos momentos para establecer que necesidades se deben cubrir para mejorar. Para ello, lo más indicado en tener en cuenta una serie de factores, como el tamaño de la empresa, su número de departamentos, el software que se está utilizando o los usuarios que van a acceder al ERP.
  • Establecer los módulos básicos: una vez que se tengan claras las cuestiones anteriores llega el momento de comprobar si solo con los módulos básicos del ERP se van a cubrir las necesidades. Es conveniente, además, que unos meses después de la implementación se realice otro análisis para comprobar si se está sacando el máximo partido posible al software.
  • Elegir módulos optativos y sectoriales: si en el primer análisis se ha detectado la necesidad de implementar módulos no incluidos en el software base, este es el momento de seleccionarlos. Se debe hacer de una manera realista, sin pensar que la cantidad sustituye a la calidad. Esto es, elegir solo los que realmente se necesitan.

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