En el entorno empresarial actual, aún con secuelas de la última gran crisis económica y enfrentándose a un mercado globalizado, el departamento encargado de la gestión de compras se ha convertido en una pieza clave para aumentar la competitividad y la productividad.

La llegada de las Nuevas Tecnologías de la Información ha supuesto una gran salto cualitativo en el ERP, formando paso del nuevo paradigma de la Industria 4.0. Un ERP Vertical avanzado que integre estas posibilidades, permite estandarizar y mejorar los procesos productivos (sobre todo mediante el uso del Software MES (Manufacturing Execution System)), dando un salto de gigante en las funcionalides de tu ERP Industrial.

En el mundo de la empresa la gestión de compras tiene como función adquirir aquellos bienes y servicios que necesita, garantizando un correcto abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, precio y calidad.

El Departamento encargado de la gestión de compras es uno de los responsables de que la empresa crezca en competitividad. Su propósito debe ser el conseguir los materiales y servicios al mejor precio posible y, muy importante para que las ventas no se resientan, manteniendo el nivel de calidad adecuado.

Siendo la anterior su función principal, también se responsabiliza de que la cadena se suministro funcione de manera ágil y fluida, sin que se produzca ningún tipo de disrupción.

Como en otros aspectos de la gestión empresarial, un ERP que incluya un módulo de compras es la mejor herramienta para realizar ese trabajo. De hecho, este software de gestión está considerado como una ventaja competitiva en la compra/venta de materiales y servicios, así como para la optimización de la cadena de suministros.

El uso de un ERP Industrial automatiza buena parte de la gestión de compras. El sistema de gestión engloba a todos los departamentos, con lo que la ofrece una información completa sobre las necesidades y marcha de la producción.

Así, el ERP es vital para ejercer un control adecuado sobre las distintas áreas involucradas en el proceso productivo. De esta forma, por ejemplo, el Departamento de compra sabrá de manera automática y en tiempo real si algún material almacenado está a punto de agotarse o si, por motivos de la demanda, va a hacer falta una mayor cantidad en un momento dado.

En definitiva, se trata de que el departamento de compras actúe de manera coordinada con el resto de la empresa. El ERP facilita la comunicación entre las distintas áreasimplicadas, incluida la dirección .

Hay que tener en cuenta que si las compras se realizan correctamente, el resultado final será una optimización de los recursos. Esto, muchas veces, equivale a un ahorro neto que ayude que un proyecto sea más rentable.

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¿Por qué optimizar la gestión de compras?

Para empezar, solo se puede tener un ciclo de aprovisionamiento eficiente si se lleva un control de la mercancía comprada, recibida y pendiente de recibir. Ya que dentro de esas mercancías se encuentran los materiales imprescindibles para fabricar el producto que la empresa ofrece, es fácil darse cuenta de la importancia de esta tarea.

Algunos estudios han estudiado la influencia en la generación de valor de la empresa de una gestión de compras que se haya optimizado al máximo. Los resultados han sido concluyentes: algunos modelos de gestión pueden hacer crecer los ingresos en alrededor de un 20% y mejorar el margen de beneficios en un 15%.

Estos resultados son más fáciles de asumir cuando se conoce que los materiales adquiridos llegan a representar entre el 40 y el 60% del valor de las ventas del producto final. De esta forma, no es extraño que incluso una pequeña reducción de los costos de compras tenga un importante impacto sobre los beneficios, bastante superior que el producido por mejoras en otros departamentos de la empresa.

Ya hemos comentado que un ERP Industrial que incluya herramientas para la gestión de compras facilita de manera muy importante la mejora del proceso. Algunas de las funciones más destacadas en este campo son las siguientes:

1. Detectar necesidades de compra: el sistema de gestión permite almacenar y controlar de manera racional los inventarios y pedidos. Esto supone una gran ayuda al departamento de compras a la hora de identificar las necesidades de la empresa y de los clientes y, por lo tanto, actuar en consecuencia.

2. Optimizar la gestión de compra: el ERP, por sus propias características, hace que la gestión con los proveedores se centralice, abarcando todos los aspectos. Entre estos se encuentran los acuerdos llegados con ellos, la política de precios, los análisis comparativos y el control de los costes de producción.

3. Tomar decisiones efectivas con mayor agilidad: la información generada y la centralización de las gestiones permiten que la toma de decisiones se lleve a cabo con una gran eficiencia y rapidez. Cuestión como la manera de comprar, a quién hacerlo y cuando hacerlo son algunas de las decisiones para las que el ERP supone un beneficio extra para tomar decisiones basadas en datos fiables.

4. Verificar la gestión de pedidos y facturas: dentro de su configuración, el desarrollador incluye en el ERP la normativa legal sobre estos asuntos. Así se evita cometer ningún error en la documentación y facturación.

5. Facilitar el trabajo de todo el equipo de compras: tanto la dirección como los empleados tienen acceso al ERP de manera sencilla e intuitiva. De esta forma, cada todos los participes en el proceso productivo pueden manejar la información necesaria usando una sola herramienta.

6. Controlar el stock: dentro de la información generada por el ERP se encuentra la situación del stocks en un momento dado. El responsable del área tiene que asignar cantidades mínimas y máximas para cada artículo basándose en la demanda de producción. Cuando el sistema detecta que las cifras han superado esas variables, por arriba o por abajo, el departamento de compra recibe los datos para actuar en consecuencia.

En este sentido, es conveniente saber que si el stock baja demasiado, la empresa corre el riesgo de quedarse sin material para cumplir con los pedidos dentro del plazo previsto. Por el contrario, si el stock es demasiado alto, la productividad puede disminuir, generando pérdidas por ello.

Entorno industrial

Dentro del entorno de la Industria, la gestión de compras adquiere, si cabe, mayor importancia aún. En este sector es fundamental la busqueda de materias primas y componentes y la consiguiente negociación sobre el precio y la calidad con los proveedores. Cualquier alza en los costes va a acabar encareciendo el proceso de fabricación y reduciendo la competitividad.

El departamento de compras debe seleccionar cuidadosamente a quién comprar, basándose en elementos como la flexibilidad, la fiabilidad, la calidad y, como comentábamos, el precio. Además, existen diferencias entre la fabricación continua y la basada en pedidos. En esta última los requerimientos a los suministradores son mucho más cambiantes.

Todas estas circunstancias llevan aparejadas una mayor necesidad de información interna para que la compra sea eficiente. El ERP, con sus diferentes módulos, ofrece los datos en tiempo real para que la gestión de compras se realice partiendo de la demanda y de las necesidades de producción, eliminando problemas como la escasez de materiales o la sobreabundancia de los mismos.

Técnicas para mejorar la gestión de compras

Una vez se hayan obtenido todos los datos, se hayan estudiado y decidido que comprar, hay diversas técnicas que se pueden usar para realizarla.

Pedidos abiertos

Se trata de un contrato de compra de artículos determinados. El proveedor solo enviará los materiales cuando reciba un documento acordado, que puede ir desde una petición de suministro a un lanzamiento de suministro.

Compra sin factura

Si se elige este modelo de compra sin factura, lo normal es que solo haya un único proveedor que suministre las unidades de un producto concreto.

Pedidos electrónicos y transferencia de fondos

La evolución de los sistemas de compra está ligada a las nuevas tecnologías. Estas han provocado la aparición de las órdenes electrónicas y las transferencias de fondos. Una de sus características más importantes es que reducen las transacciones en papel. Igualmente, suelen acelerar los plazos de adquisición.

Otro concepto que se está imponiendo es el intercambio electrónico de datos (EDI). En los últimos años se ha creado un formato estándar para transferir los datos utilizando sistemas de comunicación informatizados. Con el EDI, por ejemplo, toda la información sobre un pedido de compras (fecha de entrega, cantidad, dirección, etc.) se han dispuesto en un formato estándar que simplifica las transacciones.

Compra sin inventario

Esta técnica cambia el sujeto que mantiene el inventario. En lugar de hacerlo el comprador, la tarea recae sobre el propio proveedor. Una opción relacionada son los inventarios en consignación.

Estandarización

Una de las obligaciones del departamento de compras es aumentar los niveles de estandarización al máximo.

Proceso automático

La automatización de todo el proceso de compra es una gran manera de ahorrar tiempo y dinero. Para poder alcanzar un grado de automatización que conlleve esas ventajas, es imprescindible contar con un ERP que gestiones las compras. El desarrollador debe asegurarse de que realice las actividades de compras más destacadas dentro de la empresa concreta en la que se implante el sistema.

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