La historia de la Gestión de la Producción es la historia de cómo los empresarios e ingenieros han ido dando respuesta a estas dos preguntas:

  1. ¿Cómo calculo y mejoro mis costes reales de producción?
  2. ¿Cómo calculo y mejoro la eficiencia de mi planta de producción?

La evolución tecnológica ha hecho cada vez más precisas las mediciones necesarias para estos cálculos, pudiéndose distinguir 4 etapas en la historia de la gestión de la producción:

  1. La época del papel y boli. La información se capturaba a mano, se hacían llegar las tarjetas con los tiempos a contabilidad, quien computaba manualmente los datos. Finalmente la información se consumía mucho tiempo después, no exenta de errores en la captura y el computado.
  2. La época del excel. Entonces llegó la era digital. La captura seguía siendo manual pero el computado era realizado por los sistemas informáticos. Finalmente la información era consumida poco tiempo después de generarse. Pese a haber mejorado el computado de la información, ésta era una isla de información desconectada del resto de la empresa.
  3. La era del ERP Vertical. Los Sistemas de Gestión Industrial mejoraron el computado y sobre todo la interconexión de la información con el resto de áreas de la empresa. No obstante, la captura de la información continuaba siendo imprecisa.
  4. La era de la Industria 4.0. Los Sistemas MES (Manufacturing Execution System) miden los costes unitarios directamente desde el centro productivo, mejorando enormemente la precisión de la captura de la información de la planta.

De acuerdo a teóricos como Gary Frank, de la Universidad de Wisconsin, esos costes son  “los costes asociados con la producción dividido por el número de unidades producidas”.

Las empresas cuentan hoy en día con herramientas que permiten un mejor cálculo y, a partir de ahí, implantar estrategias para reducirlos.

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El uso de un programa te ayuda a disminuir el coste de producción

Ha sido la tecnología la que ha proporcionado esas herramientas que permiten un control más exhaustivos de los costes de producción.

Poder acceder a aspectos como la información online en tiempo real, el rastreo de la producción o la posibilidad de conectarse a la nube, ha supuesto una manera de facilitar el cálculo de los costes completos, además de permitir observar los valores durante periodos específicos a nuestra elección.

A pesar de la gran ayuda que suponen esas herramientas informáticas, por sí misma no garantizan que se reduzcan los costes. Sigue necesitándose un análisis que permita interpretar los datos para actuar de manera conveniente.

El origen de los programas presupuestarios y de control de los costes de producción se sitúa en las empresas más complejas, que necesitaban manejar un gran número de datos provenientes de diferentes productos y sus procesos de fabricación. Posteriormente, con más o menos funcionalidades, se fueron expandiendo a todo tipo de empresas.

En la actualidad, los software especializados se han convertido en fundamentales para estudiar las operativas desarrolladas a diario y estudiar cómo se pueden reducir los gastos. Son muy frecuentes que se usen programas con integración de datos de ERPs, Software MES, planificadores MRPII o SGAs para esta labor.

Estos softwares están pensados para un tipo de empresa industrial, que suelen contar ya con un ERP del que se extraen los datos. Gracias a estos sistemas de gestión, es sencillo obtener el tipo de costes, ya sean directos o indirectos. Además, permiten definir las necesidades de nuevos materiales, maquinaria o, incluso, de nuevos productos.

Una vez obtenidos los datos, los programas de cálculo determinan analíticamente los precios de coste y venta de los productos, descomponiéndolo, si procede, en sus diferentes materiales, procesos y características.

Algunos de los beneficios de usar un programa son:

El más evidente es que ofrece un cálculo analítico y preciso del coste real del producto.
Nos permite elaborar un presupuesto en tiempo real tan son introduciendo los costes asociados.
Ofrece la información sobre la rentabilidad obtenida y el precio de venta.
Facilita introducir nuevos productos tan solo vinculando los elementos de otros productos anteriores.

Costes de producción

La definición estándar de los costes de producción es la del conjunto de gastos necesarios para producir algún servicio o producto. De esta forma, está conformado por todas las inversiones que una empresa tiene que realizar para poder continuar su actividad y producir lo que comercializa.

Obviamente, el propósito de cada compañía es que esos costes sean menores que los ingresos obtenidos por la venta, registrando ganancias en su balance.

Los costes de producción se dividen en dos tipos:

  1. Costes fijos: se mantienen estables aunque haya cambios a nivel de producción.
  2. Costes variables: son los que varían dependiendo del volumen de la producción.  

Determina el coste de producción

Simplificando mucho la fórmula, el cálculo de los costes de producción se obtiene sumando los costes fijos y los variables y dividiendo el resultado entre el número de unidades producidas.

Existen tres grandes grupos de gastos que inciden en los costes: la mano de obra, los materiales (no solo la materia prima, sino también los envases y otros materiales secundarios) y los generales de fabricación (electricidad, reparación y mantenimiento de la maquinaria, etc.)

Igualmente, es necesario incluir en la formula gastos como los de transporte, los de los seguros que se necesiten, los impuestos y otros que, aunque no estén relacionados con el proceso productivo, sí repercuten sobre el presupuesto de la empresa.

Es también importante obtener la información acerca del coste de la hora de trabajo. Para ello, se suma todo lo presupuestado para los trabajadores (salario, uniforme, formación, etc.) y la cifra resultante se divide entre las horas trabajadas reales.

Determina el coste de ventas

No hay que confundir este concepto con el precio al que la empresa va a comercializar el producto. El coste de ventas es aquel en el que se incurre para comercializar los producido. Es, en resumen, el gasto de la empresa para producir o comprar un bien que se vende.

Hay una sencilla formula para calcular este coste en las empresas comerciales: Coste de ventas = Existencias Iniciales + Compras – Existencias finales.

El asunto se complica si se habla de una empresa industrial. En estas, el proceso por el que pasan los productos es más complejo, comenzando desde su misma fabricación y finalizando cuando se distribuyen y comercializan.

De esta forma, la manera  Sin embargo, si nos referimos al cálculo del coste de ventas en una empresa industrial, la fórmula se complica. La más habitual es: Coste de ventas: Existencia inicial (productos terminados) + coste de producción – Existencia final (productos terminados).

Costes fijos de una empresa

Como señalábamos antes, los costes fijos son aquellos que no dependen del nivel de actividad, ni de producción de la empresa. Estos gastos no varían aunque la compañía incremente los niveles de producción, lo que no significa que puedas sufrir algún cambio a medio-largo plazo.

El ejemplo más común es el del alquiler de algún local. Sea como sea la situación de la empresa, es un gasto que debe ser abonado periódicamente, aunque pueda sufrir algún actualización en algún momento.

Estos costes fijos suelen ser conflictivos para las empresas, ya que no pueden ser reducidos aunque la empresa tenga algún problema de liquidez.

Costes variables de una empresa

Frente a los anteriores, los costes variables si presentan diferencias dependiendo de la actividad de la empresa. El gasto ofrece variaciones dependiendo del número de unidades producidas. Son la suma de todos los costes marginales por unidades producidas.  

El mejor ejemplo de los costes variables es la materia prima. Obviamente, cuando más unidades de vayan a producir, más materiales se van a necesitas, por lo que el gasto va a aumentar.

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Cálculo de costes

Frente a los anteriores, los costes variables si presentan diferencias dependiendo de la actividad de la empresa. El gasto ofrece variaciones dependiendo del número de unidades producidas. Son la suma de todos los costes marginales por unidades producidas.  

El mejor ejemplo de los costes variables es la materia prima. Obviamente, cuando más unidades de vayan a producir, más materiales se van a necesitas, por lo que el gasto va a aumentar.

Cálculo de costes

El cálculo de costes por parte de las empresas es un recurso fundamental para conocer cuál es la situación financiera y cómo se pueden afrontar nuevos desafíos. Con los software que se encargan de realizarlo, se va a obtener la información del coste real de la producción de cada producto, permitiendo ajustar los precios de comercialización de los mismos.

La ventaja de efectuar esta operación es que el resultado no está basado en previsiones, sino en el gasto real de la producción. O sea, la suma de cada coste real de la empresa para elaborar el artículo en cuestión.

Aunque existen varios métodos para el cálculo de costes, la mayoría de los expertos coinciden en que el mejor es el de Coste Completo. La ayuda de un programa de gestión es fundamental para seguir el esquema siguiente recoger toda la información necesaria para el cálculo de los costes. Una vez se tengan todos esos datos, se deben procesar en tres etapas diferentes:

a) Identificación de la información: se trata de delimitar todos los factores de costes que hayan aparecido en el periodo que se vaya a analizar. Hay que tener en cuenta tanto los que provenientes de la contabilidad financiera, como los de la contabilidad interna.

b) Periodificación de la información: establecer el periodo que se vaya a contemplar para calcular los costes. Si se desea, puede hacerse en tiempo real.

c) Clasificación de los costes: más allá de la clasificación clásica de los costes por su naturaleza (personal, materiales, transporte…), para optimizar los recursos es necesario, reclasificar los datos atendiendo a los objetivos perseguidos al realizar el cálculo. En primer lugar, hay que dividir los gastos entre directos e indirectos, obteniendo una medida más objetiva del consumo por unidad producida.

d) Localización de los costes: su función es conocer dónde se generan los costes. Dado que los indirectos no proceden del proceso productivo, se necesita un paso intermedio para poder colocarlos dentro de un apartado. En este caso, hay que proceder a identificar estos gastos con el centro en los que se han producido.

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