Como en el resto de los ámbitos, la tecnología inteligente está cada vez más presente en el mundo empresarial. La competitividad actual y el cambio en los patrones de consumo por parte de los clientes son factores que obligar a las empresas a dotarse de herramientas cada vez más avanzadas para poder mejorar su funcionamiento.

Una de las tendencias que más está creciendo en los últimos tiempos es el uso de softwares de automatización de procesos de negocios. Gracias a esta tecnología, aumenta la capacidad de automatizar aquellas tareas que consumen mucho tiempo, además de suponer una mejora en la eficiencia de las operaciones.

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En qué consiste la automatización de procesos de negocio (BPA)

El BPA, siglas de Business Process Automation (Automatización de Procesos de Negocio, en español), es un concepto que abarca varios tipos de software. El elemento común a todos ellos es su función final: ayudar a las empresas a alcanzar objetivos de automatización más allá del departamento de IT.

El BPA no solo sirve para automatiza los procesos de negocio, sino que también ayuda a simplificar y mejorar los flujos de trabajo. A la hora de implementarlo, la empresa tiene la opción de hacerlo como parte de una estrategia global para gestionar los procesos (BPM) o de manera independiente.

La tecnología implicada en el BPA selecciona aquellos procesos repetitivos que, por su propia naturaleza, impliquen un tiempo de realización muy prolongado. Con su uso, esas tareas se automatizan de forma centralizada, lo que permite ahorrar tiempo y evitar errores. Entre estas tareas, como ejemplo, se pueden mencionar las transferencias de archivos, la generación de informes o la obtención de datos de fuentes no estructuradas.

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Beneficios de contar con un BPA en tu empresa

Un software BPA está diseñado para agilizar diferentes procesos dentro de la empresa. Los más importantes serían los siguientes:
  • Administración de documentos
  • Automatización del flujo de trabajo
  • Alertas de tareas por correo
  • Campañas de marketing por correo
  • Cartas de agradecimiento
  • Recordatorios de pagos
  • Revisión y aprobación de documentos
  • Administración de solicitudes de empleados
Al agilizar los procesos de negocio, la empresa va a obtener diversos beneficios en varios elementos clave de su actividad. Reducción de costos: la disminución de los trabajos repetitivos permite a la empresa destinar a los trabajadores a áreas más productivas. Esto, de manera directa, también redunda en un uso más eficiente de los recursos humanos. Mejor colaboración: una de las opciones que proporciona un software BPA es la de crear un espacio en el que los miembros de un equipo puedan compartir sus archivos. Igualmente, el programa permite recibir alertas cuando esos archivos se actualizan o cuando una tarea es asignada a un trabajador en concreto. Así, todo el equipo tendrá acceso a la misma información, además de mejorar la comunicación. Mejor asistencia al cliente: sin automatizar los procesos de negocio, el seguimiento de las solicitudes o preguntas de los clientes es prácticamente imposible. El software BPA ayuda a que la comunicación con los clientes sea más rápida, eficiente, lo que aumenta la fidelización del consumidor. Mejor desempeño laboral general: los típicos errores humanos en las tareas repetitivas manuales desaparecen. Por otra parte, los trabajadores reciben una mejor orientación. Empleados más satisfechos: eliminar las tareas consideradas superfluas redunda en una mayor satisfacción entre los empleados. Esto, a su vez, aumenta su productividad.

En qué se diferencian BPA y RPA ¿cuál es mejor?

El Robotic Process Automation o RPA (en español Automatización Robótica de Procesos) es un tipo de tecnología destinada a automatizar los procesos repetitivos y mecánicos mediante el uso de robots de software. Su objetivo es que la carga de trabajo de los empleados disminuya y eliminar los posibles errores. Con el RPA, los robots de software interactúan con los sistemas de negocios y con las distintas aplicaciones de una manera similar a cómo lo hacen los humanos. Se trata, en definitiva, de replicar las tareas manuales y repetitivas que consumen un excesivo tiempo y esfuerzo. La diferencia básica entre el RPA y el BPA es el tipo de proceso al que están destinadas. De esta forma, la RPA se aplica a las tareas individuales para realizarlas mediante robots de software. Por su parte, la BPA automatiza los procesos de negocio completos. A pesar de esta diferencia, ambas herramientas están englobadas dentro de la llamada transformación digital. Si la empresa lo desea, la RPA y la BPA pueden integrarse y trabajar de m manera conjunta.

Cómo y cuándo implementar BPA a tu negocio

Como sucede con el retos de las modernas herramientas tecnológicas no existe un momento concreto para que las empresas empiecen a utilizarla. En realidad, todo depende de la situación de la compañía y de las necesidades de mejora que presente.

En líneas generales, se pueden señalar tres síntomas que, de presentarse, indican que un BPA sería conveniente para el negocio:

  1. Cuellos de Botella: los retrasos en algunas tareas repetitivas acaban provocando cuellos de botella que perjudican a toda la empresa. Esto puede ocurrir, por ejemplo, en el área de facturación, en la una excesiva lentitud acabará provocando un efecto dominó en los pagos. En el caso de que esto suceda, la mejor solución sería implementar un software BPA para automatizar esos trabajos y evitar todos los posibles efectos negativos.
  2. Procesos Rotos: algunos departamentos han desarrollado fórmulas específicas para ejecutar sus procesos internos. Es posible que su manera de trabajar mejore los resultados, pero su especifidad genera problemas con el resto de los departamentos. Esta falta de unificación en la metodología puede causar, a medio plazo, errores que pueden suponer pérdidas para la empresa. En el caso de que se detecten este tipo de prácticas, es conveniente plantearse el uso de un BPA para automatizar esos procesos.
  3. Demora en la Toma de Decisiones: es cierto que algunos retrasos a la hora de tomar decisiones pueden deberse a causas meramente humanas u organizativas. Sin embargo, existen algunas demoras que pueden achacarse a los problemas generados por la falta de automatización en los procesos de negocio. Estos casos se presentan cuando los responsables de todas esas decisiones están ocupados con tareas rutinarias o cuando la información necesaria no llega a tiempo. Un BPA es la solución perfecta para evitar ambas circunstancias. Por una parte, libera a los empleados de tener que realizar las tareas de menor importancia y, por otra, mejora los procesos de flujo de información y documentación entre todas las áreas en tiempo real.

Si ya se ha llegado a la conclusión de que es necesario implementar un BPA en la empresa, lo primero que hay que saber es que existen dos opciones. La primera es automatizar los procesos usando el software que ya se está usando. Aunque no estén desarrollados específicamente para ello, en algunos casos pueden ser suficientes.

La segunda opción, más efectiva, es recurrir a un software diseñado especialmente para cumplir la función de automatizar los procesos. En este caso, es fundamental contactar con un proveedor que tenga conocimientos en el sector concreto de la empresa. Igualmente, se debe preparar un informe en el que aparezcan los problemas que se quieran solucionar y los objetivos que se persiguen.

Con esos datos, el proveedor será capaz de ofrecer un servicio de alta calidad al implementar el software.

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