Las empresas se enfrentan, hoy en día, a un mercado caracterizado por una feroz competencia (además, a escala global). Las nuevas tecnologías, la competencia de productos low cost o la creciente exigencia de los consumidores, provocan que aquellas empresas que no se adapten a esos cambios acaben desapareciendo. Para tratar de mejorar la productividad y la competitividad, las empresas están aprovechando las nuevas herramientas proporcionadas por la tecnología. De esta forma, la implementación de la planificación de recursos empresariales (ERP) puede ser la base para lograr optimizar el funcionamiento de la compañía e impulsar su crecimiento. Sin embargo, el éxito de una empresa obliga a que los responsables tomen algunas decisiones. En el caso del ERP, la más habitual llega cuando sus funcionalidades ya no son capaces de cubrir sus necesidades. Un programa obsoleto se convierte en una barrera para continuar creciendo, por lo que llega el momento de renovarlo. La gran duda es si recurrir a las actualizaciones que los desarrolladores ponen a disposición de las empresas o si, directamente, instalar uno completamente nuevo.

Actualizar ERP vs Implantar Uno Nuevo - ¿Qué hacer cuando tu empresa crece?

A la hora de implantar un ERP, la empresa está buscando una herramienta tecnológica que le permita mejorar la gestión de su negocio y, de esta forma, mejorar los resultados. Que una empresa crezca es, sin duda, una buena noticia. No obstante, también lleva aparejada la necesidad de adaptar sus estructuras a la nueva situación, incluido cualquier tipo de software que utilice. Es entonces cuando aparece la duda sobre si es mejor actualizar el ERP o instalar uno nuevo. Dada la inversión que supone, la respuesta no es siempre sencilla. Optar por el cambio no es sencillo, sobre todo si el software ha quedado obsoleto antes de que se haya amortizado. Pero, sin embargo, puede ser la mejor solución en muchos casos. De acuerdo con un estudio realizado por SoftDroit, el 36,6% de las empresas cambian su ERP entre los 7 y 10 años después de su implementación, el 34,1% lo hace después de entre 5 y 7 años y, por último, el 13% lo hace tras usarlo entre 10 y 15 años. La otra opción es aprovechar las actualizaciones que los proveedores ofrecen a las empresas. Estas actualizaciones pueden ser suficiente en la mayoría de los casos, ya que proporcionan nuevas funcionalidades y desarrollos. Como vemos, llegados al punto en el que consideremos que necesitamos un cambio, la siguiente pregunta a realizarse es valorar si es necesario cambiar de ERP o bien es suficiente con actualizar la versión del mismo.

¿Qué precio tiene nuestro software?

Actualizar Sistema ERP

Cualquiera que trabaje con tecnología sabe que es fundamental contar siempre con las últimas versiones. El ERP no es una excepción y necesita estar en constante actualización, tanto para que aprovechemos al máximo las funcionalidades que se vayan incorporando como para que no comience a verse superado por las necesidades de la empresa.

No actualizar el ERP de manera correcta acaba provocando que sufra la conocida obsolescencia tecnológica. Esto es, el sistema no va a poder cubrir gran parte de las necesidades de la empresa y, por lo tanto, la gestión comenzará a resentirse.

Para lograr los mejores resultados es fundamental actualizar el software a las últimas versiones. Como sucede en otros ámbitos, las actualizaciones suelen ser frecuentes y añaden al sistema nuevas funciones. Además, también son utilizadas para corregir posibles fallos o errores y para aumentar la seguridad.

Ventajas

Nuevas funcionalidades

Instalar las últimas actualizaciones del ERP significa tener a disposición de la empresa las funcionalidades más novedosas que haya introducido el desarrolladores. Esto hará que el software de gestión favorezca la implantación de nuevos automatismos.

Normalmente, las versiones más modernas del software mejoran la interfaz, las características y las integraciones con otras plataformas.

Compatibilidad

El aumento de la versatilidad y la compatibilidad son otros beneficios de actualizar el programa. Cuando más nuevo sea un software, más complementos va a admitir y con más programas podrás interactuar.

Aumentar la seguridad

Uno de los grandes riesgos de las nuevas tecnologías son los ataques informáticos. Puesto que los piratas son especialistas en innovar, es fundamental que nuestro software cuente con los últimos sistemas de seguridad disponibles.

Marco legal y de mercado

La normativa, tanto estatal como europea, suele variar cada cierto tiempo. Un ERP anticuado no va a responder ante el marco legal actualizado.

La empresa también se actualiza

Al actualizar un ERP, la empresa también se moderniza. El software mejorado va a proporcionar mejores herramientas de gestión, de ahorro de tiempo y, por lo tanto, de recursos.

Desventajas

Los costes operativos a largo plazo

Dependiendo del tipo de acuerdo que se tenga con el proveedor, las actualizaciones pueden suponer un coste considerable con el paso del tiempo. Es un gasto que, con frecuencia, no se tiene en cuenta, ya que parece menor comparado con el de la implementación.

Uno de los aspectos a considerar a la hora de actualizar el ERP es calcular si, a la larga, van a resultar más económicas que instalar uno nuevo.

Pérdida de las personalizaciones realizadas

Un ERP tiene que estar diseñado para que se pueda actualizar en todo momento sin perder las personalizaciones realizada. Este riesgo, que depende mucho del proveedor, es uno de los mayores motivos por el que algunas empresas optan finalmente por implementar uno nuevo.

Revisar que se puede actualizar

Antes de decidirse por actualizar el ERP, es conveniente estudiar las implicaciones que tendrá en otros sistemas conectados al programa. En algunos casos, puede que la nueva actualización nos haga perder herramientas de terceros que consideremos fundamentales en nuestro día a días.

Seguridad

Normalmente, la actualización no debe representar riesgos de pérdida de datos o trabajo. Si bien esto es cierto, siempre puede haber problemas durante la misma. Esto significa que nunca se debe comenzar a actualizar sin realizar un backup de todos los sistemas y de toda la información archivada.

 


 

¿Una o múltiples actualizaciones?

Otra de las grandes dudas que aparecen a la hora de actualizar es si hacerlo a la última versión o ir pasando por todas las versiones anteriores que, en su momento, no llegamos a instalar.

Ambos sistemas son posibles, aunque actualizar directamente requiere aplicar las notas que sean necesarias para obtener la compatibilidad necesaria.

En caso de preferir llegar a la última versión pasando por todas las actualizaciones que existan, el principal problema es la pérdida de tiempo en el proceso. Durante el mismo, no podremos usar el ERP en la empresa. Por otra parte, es la opción más adecuada si las actualizaciones han modificado muchas cosas o si el salto de versión es muy grande.

¿Qué riesgos implica actualizar ERP?

Aunque no sea, en sentido estricto, un riesgo, es interesante apuntar el coste que tiene poner al día el ERP. Según algunos estudios, puede llegar a suponer hasta el 15% de los ingresos de la empresa. Las causas vienen provocadas por el tiempo necesario para tener la última versión a punto.

Durante ese periodo pueden perderse algunas oportunidades de negocio o retrasarse el lanzamiento de algunos productos. Además, se corre el riesgo de incumplir las nuevas normativas mientras dura la transición.

La mejor manera de disminuir los riesgos es liberar las actualizaciones en un entorno de pruebas antes de proceder a realizarla. Así, las nuevas características de la versión se pueden testear con toda fiabilidad.

Implantar un Nuevo Sistema ERP

Lo primero antes de cambiar el ERP es valorar el impacto que va a suponer en tu empresa. Se trata de un cambio importante, sobre todo si los trabajadores están habituados al antiguo. Para afrontar el reemplazo, hay que tener en cuenta los objetivos de la empresa y los plazos que supone la implantación.

De manera muy gráfica, se suele afirmar que el ERP es la columna vertebral del sistema de información de la empresa, ya que abarca todos los departamentos de la misma. Por lo tanto, reemplazarlo por uno nuevo puede ser complicado, pero nunca será tan problemático como seguir utilizando un software de gestión ineficiente u obsoleto.

Por último, conviene recordar que lo principal a la hora de cambiar el ERP es encontrar un proveedor que esté a la altura de lo que necesita la empresa. No se trata de buscar a alguien que venda el software, sino que se convierta en una especie de socio tecnológico.

Lo fundamental es que el proveedor ofrezca una herramienta que cubra tus necesidades y que tenga capacidad de crecimiento. Además, debe tener experiencia en tu sector para que sepa adaptar el ERP a las características del mismo.

Ventajas

Aunque el cambio no es sencillo, lo cierto es que se trata de una gran oportunidad para encontrar una solución capaz de afrontar los retos a los que se enfrenta la empresa.

Ciertamente, adoptar un nuevo sistema puede ser complejo, pero ofrece algunas ventajas importantes.

Nueva lógica de negocio

Aunque parezca algo exagerado, lo cierto es que implementar un nuevo ERP puede suponer un cambio en la forma de funcionar de la empresa. Para empezar, la sustitución del software de gestión implica más opciones y funcionalidades. Posiblemente, haya muchas cosas que no se podían hacer con el antiguo que sí son posibles con el nuevo, lo que acaba provocando una nueva manera de trabajar.

Las soluciones más modernas se han enfocado en la facilidad de uso y configuración, algo que aumenta de manera considerable la eficacia operativa. Además, si se opta por un ERP vertical, la adaptación al sector empresarial correspondiente será mucho mayor.

Evitar la obsolescencia

Aunque las actualizaciones pueden solucionar el problema de la obsolescencia, hay ocasiones en que no son suficientes para que el ERP funciones de manera fluida. Uno nuevo asegura contar con los últimos adelantos y evita que el programa no pueda abarcar nuevas circunstancias.

Mejora de la Compatibilidad

A la velocidad que aparecen nuevas plataformas de colaboración, es posible que el ERP antiguo no sea compatible con ellas. Esto va a limitar las posibilidades de usar, por ejemplo, portales de compras de clientes o redes sociales. Implementar uno nuevo asegura la compatibilidad total con estas plataformas.

Más opciones

La gran variedad de alternativas existentes hoy en día facilita elegir el sistema perfecto para cada organización. Quizás, cuando se implemento el ERP antiguo no había demasiadas opciones y el elegido no cubría todas las necesidades de la empresa en cuestión. Hoy, eso no va a ocurrir.

Por otra parte, la amplitud de la oferta ha provocado un descenso de los precios y una mejora en las condiciones financieras, por lo que el retorno de la inversión será más rápido.

Desventajas

Costos

El coste de implementar un nuevo ERP no es bajo. Se trata de una inversión importante, a la que hay que unir el tiempo que se tarda en ponerlo en marcha. Sin embargo, es necesario realizar un estudio económico que compare esos costos con los beneficios que va a generar y, así, poder tomar una decisión con toda la información sobre la mesa.

Familiaridad

Si se ha estado trabajando con un ERP durante varios años, está claro que toda la empresa se ha acostumbrado a sus características. Por eso, muchos pueden pesar que mejor malo conocido que nuevo por conocer y optar simplemente por actualizar.

Nuevo proceso aprendizaje

Relacionado con lo anterior, está claro que cambiar de ERP va a suponer que los trabajadores deban pasar por un proceso de aprendizaje del nuevo software. Esto implica dedicar un tiempo a la capacitación de los que vayan a utilizarlo, aunque, ciertamente, el interfaz de los software más avanzados es bastante más intuitivo.


¿Qué riesgos implica implantar un ERP nuevo?

La implementación de un ERP que sustituya al antiguo acarrea ciertos riesgos que, en realidad, se resumen en uno: una errónea elección del proveedor y del software.

El riesgo más evidente es que se produzcan errores a la hora de migrar los datos desde el programa antiguo al nuevo. Cualquier fallo, puede acarrear problemas en el posterior desarrollo y trabajo. La manera de evitarlo es elegir expertos que ofrezcan todas las garantías.

Más allá de esto, otro de los inconvenientes de reemplazar un ERP es el tiempo que se tarda en hacerlo. Esto, unido a la necesidad de familiarizarse con el nuevo software, va a provocar un cierto parón en la empresa.

¿Qué precio tiene nuestro software?

Costes operativos a largo plazo

Tanto actualizar el ERP como reemplazarlo por uno nuevo va a generar costes a la empresa. En cualquier caso, siempre hay que contemplar ese gasto como una inversión que debe provocar beneficios al corto plazo.

Actualizar Sistema ERP

Como ya comentamos anteriormente, muchas veces las empresas no tienen en cuenta el coste de las actualizaciones cuando implementan un ERP. Al fijarse solo en la inversión inicial, dejan de lado el que les supone tener las últimas versiones del software, que, a largo plazo, puede suponer una cantidad importante.

Sin embargo, si lo miramos en términos de eficiencia y productividad, el coste de actualizar el programa siempre será menor que el causado por los problemas de un programa desactualizado.

Eso sí, siempre hay que procurar que el proveedor sea transparente a la hora de explicar lo que cuestan las actualizaciones para que la empresa las incluya en su planificación.

Implantar un Nuevo Sistema ERP

Es de sobras conocido que implementar un sistema ERP, ya sea la primera vez o para sustituir uno obsoleto, supone una inversión importante. No obstante, la empresa debe considerar los ahorros que el ERP va a suponer en los diversos departamentos, empezando por el de administración y terminando por el de logística.

A medio plazo, un ERP garantiza un retorno de inversión importante. No en vano, estos sistemas de gestión se han convertido casi en imprescindibles para las empresas, especialmente la industria, modernas.

Conclusión: Cuando Actualizar Sistema ERP vs Cuando Implantar uno Nuevo

La respuesta a la gran pregunta, actualizar o renovar, no es sencilla. Además, va a depender en gran medida de la circunstancias de la empresa, del proveedor y de los años que tenga el ERP ya instalado.

En principio, hay que plantearse si el software sigue siendo valido para los procesos de negocio y los objetivos de la empresa. En caso de que la respuesta sea positiva, es probable que las actualizaciones basten para que el funcionamiento sea el adecuado.

En cambio, si notamos que el ERP da demasiadas señales de obsolescencia, sus funcionalidades se han quedado demasiado cortas para el crecimiento de la empresa, necesitamos nuevas personalizaciones imposibles de conseguir con una simple actualización o el proveedor no nos responde como quisiéramos, entonces la mejor opción en implementar uno nuevo.

Igualmente, esto último es aconsejable en los casos en los que las cuotas de mantenimiento sean demasiado elevadas. Si, además, la empresa cuenta con varios sistemas diferentes, la recomendación general es cambiar el software para que facilite una gestión integrada.

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