En un mundo cada vez más globalizado y con unos habitos de consumo en plena transformación debido a las nuevas tecnologías, las empresas están teniendo que hacer un gran esfuerzo para poder competir. En resumen, se trata de producir y gastar menos, sin importar el sector concreto al que se dedique.
Además del aumento de la productividad, las empresas también tienen que enfocar su estrategia en la calidad. Para ello, es imprescindible que sean capaces de adaptar y mejorar los procesos de negocio de manera continua.
Sólo se puede mejorar lo que puede manejar, sólo se puede gestionar lo que se puede medir y sólo se puede medir lo que realmente sabemos cómo se ejecuta
Esta máxima es sobradamente conocida en el ámbito empresarial, especialmente en la industria. La única manera de que una empresa pueda mejorar sus procesos es conocerlos y medirlos. Sin ese conocimiento es imposible llevar a cabo mejoras continuas.
Qué es Business Process Management (BPM)
La Gestión de Procesos de Negocios, BPM por sus siglas en inglés siglas (Business Process Management) es una metodología cada vez más presente en las empresas. Esta herramienta tiene el objetivo de ofrecer información acerca de los posibles fallos que se producen en una empresa y qué puede mejorar.
El BPM combina una filosofía de negocios que supone cambios estructurales con una serie de softwares con el fin de lograr un enfoque global que desemboque en un mayor crecimiento y eficiencia.
De esta forma, la Gestión de Procesos de Negocios utiliza metodologías y tecnología para lograr el objetivo de mejorar la eficacia de la empresa, así como optimizar los procesos de negocio. Su uso aumenta la visibilidad de los procesos de negocio y mejora la compresión sobre los mismos. Gracias a esa mejor visión, la empresa podrá modificar las causas que provocan ineficiencias hasta lograr los resultados deseados.
Una de las ventajas prácticas del BPM es que no requiere una inversión demasiado alta. En su faceta tecnológica se puede integrar con el CRM o el ERP de la empresa, así como con el resto de software de gestión.
Estructura del BPM
ya se ha señalado que, más allá de su parte tecnológica, el BPM implica un cambio completo en la estructura de la empresa y en la relaciones entre los trabajadores. La implantación de esta metodología necesita que se establezca una estructura basada en normas determinadas y con tres actores definidos:
Dueño de Procesos de Negocios (Business Process Owner): es el responsable de un proceso de negocios.
Consultor Experto en Proceso de Negocios (Business Process Expert, BPX): es el experto en un proceso de negocios determinado, así como en las Tecnologías de la Información relacionadas con la gestión (ERP, CRM, SCM…).
Mapa de Procesos de Negocios: el diagrama en el que se identifican los procesos end-to-end de una empresa.
El punto más importante es cómo se define la relación entre Dueños de Procesos y los BMX con lo dispuesto en el Mapa. Al pasar los procesos end-to-end por todas las áreas de la compañía es necesario crear una estructura de matriz, esto es, dividir la autoridad por área funcional y por proyecto.
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Beneficios de implementar un BPM en tu negocio
Implantar un BMP en una empresa va a generar múltiples beneficios. Entre ellos se pueden destacar los siguientes:
Transparencia: Gracias al BPM, los empleados comprenderán mejor su rol en los procesos de la empresa y, con ello, realizaran sus tareas con mayor eficiencia. Además, los gestores van a poder visualizar el progreso de los procesos en tiempo real y comprobar qué está haciendo cada trabajador.
Control: La continua evaluación llevada a cabo por el gestor permitirá que los flujos de trabajo se modifiquen si no se obtienen los resultados deseados.
Aumento de la productividad:La optimización de los procesos está detrás del aumento de productividad asociado al uso del BPM. Este sistema, además de agilizar los procesos, también permite a los empleados conocer mejor cuál es su función, con lo que se reducen los fallos.
Agilidad: el BPM proporciona una metodología que dota de mayor fluidez y agilidad a los procesos. Gracias a sus herramientas, se eliminan retrasos innecesarios y desperdicios.
Reducción de costes: Se produce una ganancia de efectividad al evitar retrasos y eliminar los desperdicios, lo que conlleva un gran recorte de costes.
Qué empresas utilizan un sistema de gestión de procesos
El Sistema de Gestión de Procesos puede ser utilizado por todas las empresas que, obviamente, funciones con procesos.
Estos, de acuerdo a la norma ISO 9000 , son un “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. Por su parte, la RAE define los procesos como “procesamiento o conjunto de operaciones a que se somete una cosa para elaborarla o transformarla”.
Hay que tener en cuenta que el BPM está caracterizado por la visibilidad, el entendimiento y el control de cada uno de los procesos que tienen lugar en una empresa. El objetivo no son las funciones, sino la optimización y la mejora continua de dichos procesos.
Por ese motivo, el BPM es utilizado tanto por la industria manufacturera como por el sector servicios, ya que sus beneficios no se limitan a un tipo de empresa concreta.
Cómo y cuándo utilizar herramientas BPM
Aunque no es posible señalar el momento exacto de cuándo una empresa necesita un BPM, sí se pueden apuntar algunas señales que indican la conveniencia de empezar a utilizarlo
- Costes demasiado elevados
- Poca calidad de la información y una incorrecta gestión de la misma
- Falta de control y trazabilidad en los procesos
- Retrasos en las tareas
- Problemas causados por la mala comunicación
- Procesos no gestionados de acuerdo con la planificación previa
- Mal servicio al cliente
- Resistencias internas y dificultades cuando se intentan implementar nuevas estrategias
El BPM, además de su parte metodológica, también utiliza herramientas de software para, entre otros aspectos, ejecutar, medir, analizar, optimizar y monitorizar los procesos.
El nombre genérico de estas herramientas es BPMS (Business Process Management Software) y estás diseñadas para cubrir el ciclo completo del BPM. Este tipo de aplicaciones están especializados en la gestión de procesos y proporcionan conocimiento y control absoluto de los procesos y recursos empresariales.
Hoy en día, el creciente uso del Sistema de Gestión de Procesos ha provocado que la oferta de herramientas haya aumentado de manera considerable, hasta el punto de que puede resultar complicado elegir las mejores.
En lineas generales, los programas más importantes son el SOA, BPA, BRMS, BAM, y BI. Toda esta tecnología BPM tiene el objetivo final de unificar las tres dimensiones fundamentales en una empresa: negocios, procesos y gestión.
La implementación de herramientas BPM también repercute en la relación entre la empresa y sus clientes. Estos muestran mayor satisfacción, especialmente por la reducción del tiempo de respuesta.
La productividad es otro de los aspectos en los que inciden estar herramientas. Sus funcionalidades permiten que se puedan desarrollar más procesos, optimizando los tiempos de actuación y reduciendo los costes. .
