La presencia de las herramientas tecnológicas destinadas a optimizar el funcionamiento de las empresas es hoy una realidad. En un contexto de globalización y de alta competitividad, mejorar la planificación de la producción, ahorrar costes y eliminar desperdicios son factores fundamentales para poder sobrevivir.
Aunque el software de planificación empresarial más conocido sigue siendo el ERP, cualquiera que comience a investigar sobre el tema encontrará un gran número de productos desarrollados para las empresas. Algunos tienen funciones específicas frente a las globales del ERP y otros son soluciones completas, pero con características diferentes. Entre estos últimos se encuentra el BPCS.
Qué es un sistema de planificación y control de negocio (BPCS)
BPCS es un acrónimo en ingles de Business Planning and Control System, traducido al español como Sistemas de Planeación de Negocio y Control. Se trata de un software que fue diseñado para los sistemas OS/400, unos equipos IBM de gama media y alta destinados a las empresas.
El creador del BPCS fue Roger E. Covey, en 1981. En líneas generales se trata de un conjunto de aplicaciones diseñadas para gestionar las operaciones y la administración de cualquier empresa de una manera muy similar a como lo hace un ERP (Planificación de Recursos Empresariales). Hoy en día, este sistema es propiedad de Infor Global Solutions.
Aunque menos conocido que el mencionado ERP, el software BPCS ha logrado hacerse con una importante cuota de mercado. Entre sus características se encuentra su arquitectura modular, que permiten a las empresas implementar solo las aplicaciones que necesiten.
Las aplicaciones BPCS se dividen entre las siguientes categorías:
- Financieras: incluye la contabilidad de los gastos e ingresos, procesamiento de pagos, realización de presupuestos y análisis económicos
- Aplicaciones para la cadena de suministro: gestión de ventas, promociones, gestión de inventario y previsión de la demanda.
- Producción: planificación, establecimiento de los turnos, previsión de la capacidad, control de la planta y mantenimiento de la planta
A pesar de su parecido con el ERP es conveniente apuntar que el BPCS depende totalmente de las diferentes aplicaciones lanzadas por la empresa desarrolladora. Esta ha establecido alianzas con diferentes proveedores especializados que se encargan de integrarlas con el resto del software.
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Beneficios de tener un BPCS
Una de las facetas más ventajosas del BPCS es la combinación de aplicaciones de planificación financieras y de planificación de la producción que incorpora. Estas consiguen que, mediante el análisis y la evaluación de los procesos productivos, la empresa tenga a su disposición toda la información necesaria para implantar procesos más eficientes y para planificar mejor sus objetivos a medio plazo
Este software está especialmente indicado para la industrial manufacturera que combina la producción make-to-stock (MTS) and make-to-order (MTO). Sus soluciones ofrecen a este tipo de industrias ventajas a la hora de planificar, gestionar los datos, llevar la contabilidad, gestionar la logística y los procesos y para implantar el Lean Manufacturing.
El uso del BPCS permite un mejor control de los márgenes en los costos de producción, lo que acaba provocando un incremento de la rentabilidad.
Entre sus características más populares se encuentra la adopción de la interfaz de usuario de Microsoft Windows. La casi omnipresencia de este sistema ayuda a que iniciarse en el BPCS no suponga tener que enfrentarse a una pantalla desconocida
La relación con los clientes también se ve mejorada con este software, aumentando los índices de satisfacción. En este sentido, el BPCS incorpora herramientas de mejora de la calidad, reduciendo las devoluciones y los retrabajos.
El software BPCS permite la generación de múltiples entradas a través de una única transacción
Todos los puntos que se han señalado tienen un propósito común: ofrecer a la empresa opciones para administrar sus operaciones diarias, incluidas las tareas administrativas. Con su uso, los procesos adquirirán una mayor agilidad y consistencia, lo que favorece la reducción de residuos y, por lo tanto, ayuda a disminuir los costes..
En qué se diferencian un ERP y un BPCS
Posiblemente, todos los que estén familiarizados con los sistemas de planificación empresarial pueden preguntarse tras leer las características del BPCS qué lo diferencia del ERP. Ciertamente, ambos tipos de software están estrechamente relacionados y comparten objetivos y buena parte de las soluciones.
En realidad, la principal diferencia radica en que el BPCS tan solo es diseñado por Infor. Así, muchos consideran que este software es un ERP pero con otra denominación.
A pesar de lo anterior, sí se pueden encontrar pequeñas diferencias en su funcionamiento. Así, los ERP integran los sistemas de planificación y gestión y los hacen accesibles a muchos usuarios gracias al uso de un servidor ubicado en la propia empresa, en la nube o en el exterior.
El ERP, como indica su nombre, está indicado principalmente para planificar los recursos empresariales, incluidos los necesarios para la fabricación de productos. En el mercado podemos encontrar muchos desarrolladores que ofrecen este software y que, además, lo completan con herramientas como el MES, el CRM o el SGA. Entre los principales proveedores se encuentran Geinfor, SAS o JD Edwards.
Por su parte, el BPCS comparte el patrón del ERP. Entre sus puntos fuertes se encuentran la planificación financiera, la de fabricación y la de gestión de la cadena de suministro. Aunque no tanto como el ERP, este software también puede incluir alguna herramienta destinada a facilitar el uso de las bases de datos.
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Cómo y cuándo implementar un BPCS en tu negocio
Cualquier empresa que desee mejorar su gestión, optimizar su producción y reducir los desperdicios va a encontrar en el BPCS una buena solución. Aunque sea menos utilizado que el ERP, sus soluciones aportan múltiples beneficios para la industria manufacturera que cumpla las características que antes se mencionaban.
A la hora de implementar este software, los pasos son similares a los que se darían en la implementación de un ERP. Así, lo primero que debe hacer la empresa interesada es elaborar un proyecto en el que queden claros los objetivos, sus necesidades y las aplicaciones que requiere para cubrirlas.
Tras eso, es el momento de buscar a un proveedor. La características del BPCS provocan que haya menos entre los que elegir, pero siempre se debe apostar por uno que ofrezca garantías, experiencia y servicios adicionales como la formación y las actualizaciones.
Una vez seleccionado el proveedor, este se encargará de realizar la implementación. En este paso es fundamental que exista comunicación total entre la empresa y el proveedor. El elemento principal es que será el software quien deba adaptarse a la compañía y no al contrario.
