Como en el resto de los ámbitos, la tecnología inteligente está cada vez más presente en el mundo empresarial. La competitividad actual y el cambio en los patrones de consumo por parte de los clientes son factores que obligar a las empresas a dotarse de herramientas cada vez más avanzadas para poder mejorar su funcionamiento.
Una de las tendencias que más está creciendo en los últimos tiempos es el uso de softwares de automatización de procesos de negocios. Gracias a esta tecnología, aumenta la capacidad de automatizar aquellas tareas que consumen mucho tiempo, además de suponer una mejora en la eficiencia de las operaciones.
En qué consiste la automatización de procesos de negocio (BPA)
El BPA, siglas de Business Process Automation (Automatización de Procesos de Negocio, en español), es un concepto que abarca varios tipos de software. El elemento común a todos ellos es su función final: ayudar a las empresas a alcanzar objetivos de automatización más allá del departamento de IT.
El BPA no solo sirve para automatiza los procesos de negocio, sino que también ayuda a simplificar y mejorar los flujos de trabajo. A la hora de implementarlo, la empresa tiene la opción de hacerlo como parte de una estrategia global para gestionar los procesos (BPM) o de manera independiente.
La tecnología implicada en el BPA selecciona aquellos procesos repetitivos que, por su propia naturaleza, impliquen un tiempo de realización muy prolongado. Con su uso, esas tareas se automatizan de forma centralizada, lo que permite ahorrar tiempo y evitar errores. Entre estas tareas, como ejemplo, se pueden mencionar las transferencias de archivos, la generación de informes o la obtención de datos de fuentes no estructuradas.
¿Qué precio tiene nuestro software?
Beneficios de contar con un BPA en tu empresa
- Administración de documentos
- Automatización del flujo de trabajo
- Alertas de tareas por correo
- Campañas de marketing por correo
- Cartas de agradecimiento
- Recordatorios de pagos
- Revisión y aprobación de documentos
- Administración de solicitudes de empleados
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Cómo y cuándo implementar BPA a tu negocio
Como sucede con el retos de las modernas herramientas tecnológicas no existe un momento concreto para que las empresas empiecen a utilizarla. En realidad, todo depende de la situación de la compañía y de las necesidades de mejora que presente.
En líneas generales, se pueden señalar tres síntomas que, de presentarse, indican que un BPA sería conveniente para el negocio:
- Cuellos de Botella: los retrasos en algunas tareas repetitivas acaban provocando cuellos de botella que perjudican a toda la empresa. Esto puede ocurrir, por ejemplo, en el área de facturación, en la una excesiva lentitud acabará provocando un efecto dominó en los pagos. En el caso de que esto suceda, la mejor solución sería implementar un software BPA para automatizar esos trabajos y evitar todos los posibles efectos negativos.
- Procesos Rotos: algunos departamentos han desarrollado fórmulas específicas para ejecutar sus procesos internos. Es posible que su manera de trabajar mejore los resultados, pero su especifidad genera problemas con el resto de los departamentos. Esta falta de unificación en la metodología puede causar, a medio plazo, errores que pueden suponer pérdidas para la empresa. En el caso de que se detecten este tipo de prácticas, es conveniente plantearse el uso de un BPA para automatizar esos procesos.
- Demora en la Toma de Decisiones: es cierto que algunos retrasos a la hora de tomar decisiones pueden deberse a causas meramente humanas u organizativas. Sin embargo, existen algunas demoras que pueden achacarse a los problemas generados por la falta de automatización en los procesos de negocio. Estos casos se presentan cuando los responsables de todas esas decisiones están ocupados con tareas rutinarias o cuando la información necesaria no llega a tiempo. Un BPA es la solución perfecta para evitar ambas circunstancias. Por una parte, libera a los empleados de tener que realizar las tareas de menor importancia y, por otra, mejora los procesos de flujo de información y documentación entre todas las áreas en tiempo real.
Si ya se ha llegado a la conclusión de que es necesario implementar un BPA en la empresa, lo primero que hay que saber es que existen dos opciones. La primera es automatizar los procesos usando el software que ya se está usando. Aunque no estén desarrollados específicamente para ello, en algunos casos pueden ser suficientes.
La segunda opción, más efectiva, es recurrir a un software diseñado especialmente para cumplir la función de automatizar los procesos. En este caso, es fundamental contactar con un proveedor que tenga conocimientos en el sector concreto de la empresa. Igualmente, se debe preparar un informe en el que aparezcan los problemas que se quieran solucionar y los objetivos que se persiguen.
Con esos datos, el proveedor será capaz de ofrecer un servicio de alta calidad al implementar el software.
