Reducir costes es, para todas las empresas, uno de los principales objetivo. Se puede decir que la máxima que rige en el mundo empresarial es conseguir el máximo beneficio con el menor gasto posible.

Ese propósito no debe limitarse solo a las épocas de crisis. La gestión para disminuir los costes ha de formar parte del día a día de la compañía y abarcar cada uno de los departamentos que la componen.

Cuando se logra el objetivo, reducir costes sin que la calidad se vea mermada, la empresa gana en rentabilidad y productividad, haciendo que destaque entre la competencia. En muchas ocasiones, se trata de asegurar su viabilidad, mientras que, en otras, de aumentar los beneficios.

1. Instalar un ERP

Es cierto que la disminución de costes ha sido posible en otras épocas en las que no existían herramientas tecnológicas para ayudar a los responsables de la empresa. Sin embargo, esto no es óbice para reconocer que las nuevas Tecnologías de la Información han supuesto una revolución en este asunto.

Los software ERP, capaces de centralizar la entrada de información de cada área y ponerla a disposición del resto de la compañía en tiempo real, se han convertido en el mejor arma para poder tomar las decisiones adecuadas para disminuir los costes.

2. Automatización de tareas

Como comentábamos antes, un buen ERP ofrece una cobertura total de cada área de la empresa. Esto conlleva la automatización de todas las tareas y procesos de cada departamento de forma que la gestión se vuelve más fluida y eficiente.

El ERP unifica todas las herramientas en una sola plataforma y toda la información en una única base da datos. Todos los miembros de los diferentes departamentos pueden acceder a los datos en tiempo real, ahorrando tiempo y ganando exactitud. Esta agilidad acaba haciéndose notar también en los costes de la empresa.

3. Reducir los márgenes de error

Algunos de los costes evitables en los que incurre una empresa se deben a los errores humanos. Reducirlos a su mínima expresión debe ser uno de los propósitos de los responsables de la compañía. Es cierto que puede hacerse sin usar ningún tipo de Sistema de Gestión ERP, pero nunca será tan eficaz como con su uso.

La automatización evita errores como la duplicación de trabajos, retrasos en los plazos debidos a la falta de comunicación o fallos en la gestión.

4. Reducir costes de abastecimiento

A la hora de reducir costes de abastecimiento de materia prima es fundamental tener una previsión de la demanda que sea la más ajustada posible a la realidad. De nuevo, un ERP va a proporcionar los datos para realizar ese pronóstico. El software permite analizar la demanda y sus requerimientos, haciendo que se puedan realizar compras basándose en los resultados.

De esta forma, se consigue optimizar las operaciones de almacenaje y se reducen las necesidades de espacio para estocaje.

5. Gestión de los stocks o inventario

Otro aspecto en los que se pueden ahorrar costes es en la gestión del stock. Una correcta gestión, mediante el uso de un software adecuado, va a permitir que la empresa no tenga inmovilizado el capital que ha utilizado en la producción.

No se trata solo de reducir los costes de almacenamiento, sino también que aumente la tasa de rotación del inventario, lo que aumenta el excedente obtenido y elimina posibilidades de que se deteriore.

6. Optimizar las líneas de producción

No cabe duda de que el centro neurálgico de la la industria se encuentra en la planta de producción. En las líneas que la forman también es posible realizar acciones que permitan ahorrar costes, aunque es necesario un seguimiento exhaustivo de la información para corregir errores.

Los datos recogidos por los sistemas MES, por ejemplo, van a ayudar mucho a estudiar y rediseñar la línea de producción, reduciendo pasos o esperas innecesarios y, por lo tanto, disminuyendo el tiempo y el costo de fabricación.

7. Reducir el tiempo muerto de máquinas y empleados.

Como señalábamos, lograr reducir los tiempos muertos de las máquinas y empleados asignados a una línea de producción es un factor muy importante para ahorrar costes. Las averías o los errores en las órdenes de trabajo pueden hacer que se incumplan plazos de entrega y que disminuya la productividad y la calidad.

8. Negociar con los proveedores

Otra ventaja de un buen ERP es que, usado de manera correcta, va a dar a la empresa capacidad de negociación con los proveedores. Es más sencillo crear una base de datos de los mimos y los pedidos van a realizarse de manera más racional, siempre basados en la demanda.

Si se combina el ERP con un CRM, el departamento comercial ofrecerá un mejor servicio en todo momento. A su vez, la optimización de tiempos en el proceso de venta, ayudará a reducir costes en toda la cadena de suministro.

9. Busca proveedores internacionales

Aunque hoy en día esto está cambiando, la industria española ha adolecido de buscar proveedores fuera de nuestras fronteras. Hoy, con un mercado más globalizado, es posible encontrar algunos que ofrezcan mejores condiciones a la hora de las compras.

10. Gastos de personal

Al hablar de gastos de personal no estamos refiriéndonos a las nóminas de los trabajadores. El ahorro en este aspecto proviene de los errores que, muchas veces, se comenten a la hora de ajustar los contratos.

Para empezar, es conveniente estudiar las bonificaciones existentes en cada momento, así como los sobrecostes en los que se incurre, más veces de las que parecen, por no cotizar por la actividad correcta.

11. Reciclar al personal con cursos de formación

Aunque parezca, en principio, que supone un gasto más que un ahorro, a medio y largo plazo la formación continua de los empleados va a suponer ventajas competitivas y una mejora de la productividad.

En este aspecto, especialmente si la empresa se decide a implantar un ERP con sus diferentes módulos, es muy importante que el personal conozca su funcionamiento. Esto va a redundar, sin duda, en un aumento de la eficacia y en poder sacarle el máximo partido posible al Sistema de Gestión instalado.

La formación del personal se convierte, así, en el mejor negocio para la empresa. Suma talento por menos dinero ya que los trabajadores se van a convertir en el mejor capital de la compañía.

12. Costes energéticos

Entre los mayores gastos en los que incurre cualquier empresa se encuentra la factura energética. Es bien conocido que España tiene uno de los precios más altos de la electricidad y el gas en el entorno europeo, lo que lastra la productividad.

De acuerdo a algunos estudios, una gestión optima de este ámbito puede llegar a suponer un ahorro de hasta un 20% de lo que se paga. Las opciones a estudiar van desde la búsqueda del mejor precio del mercado hasta la optimización de las instalaciones para reducir el consumo.

En la actualidad existen varias empresas eléctricas entre las que elegir. Es fundamental estudiar en profundidad las condiciones de cada una para elegir la más interesante. Los parámetros en los que fijarse van desde la potencia contratada hasta la energía reactiva (demanda extra de energía que necesitan motores, transformadores o iluminarias.

Una de las estrategias que muchas empresas están utilizando para disminuir esta factura está siendo la contratación de la electricidad en grupo. Es algo relativamente fácil en los grandes polígonos industriales, en los que las empresas que allí se encuentran compran conjuntamente la electricidad y, así, obtienen mejores precios.

13. Inversiones en I+D+i

Para poder conseguir que la empresa mejore sus ventas, sacando nuevos productos o mejorando los que ya fabrica, es indispensable invertir en I+D+i. La innovación se entiende como uno de los factores clave para que la actividad económica se dinamice, aumentando las ganancias y la presencia en el mercado.

El tipo de empresa que se beneficia de una mejor tasa media de retorno de la inversión en innovación son las industriales, especialmente las de media y alta tecnología. Otras como las relacionadas con el sector químico también ven como sus esfuerzos en este sentido suelen tener recompensa.

Ahora bien, aunque está claro que estas inversiones van a traer mejoras en los ingresos, algunos pueden estar preocupados por su repercusión en los costes. Para estos la primera recomendación es estudiar en profundidad las diferentes rebajas fiscales que es Estado aplica a las empresas que invierten en I+D+i.

El porcentaje, aunque puede variar dependiendo de los cambios de legislación en cada momento, suelen ir desde el 25% al 42%. Por su parte, los proyectos de innovación tecnológica se benefician de un 12% de desgravación.

14. Gestiona bien tus pagos y cobros

Aunque no debería ser habitual en ocasiones se generan errores por el incumplimientos en las condiciones de compra o por retrasos en las entregas. Los más habituales son los descuentos no aplicados, los ingresos no efectuados (por no aplicar correctamente las condiciones de compra) y las incidencias en los flujos financieros.

La mejor manera de solucionar esto es poder contar con todos los datos exactos de los flujo0s de caja, además de establecer una política adecuada de cobros y pagos. Un buen software de gestión, que incluya herramientas financieras, nos va a ofrecer la foto detallada de la situación financiera en cada momento, evitando los errores que puedan aparecer.

En este aspecto, la empresa también debe prestar especial atención a los costes bancarios. La entidades ofrecen multitud de productos enfocados a la empresa, pero es conveniente estudiar en condiciones las comisiones o los intereses por demora y otras situaciones.

15. Costes de mensajería, transporte y logística

Los modernos sistemas ERP contienen módulos muy avanzados para controlar la logística y el transporte. Un buen uso de estas herramientas permiten un importante ahorro en los costes, además de mejorar la fluidez en el funcionamiento de la empresa,

Por otra parte, en el caso de que sea necesario subcontratar a otra empresa para, por ejemplo, encargarse del transporte y de la mensajería, se debe analizar con cuidado las condiciones económicas.

Es especialmente importante estudiar los posibles costes ocultos en partidas menos visibles. Entre estos se encuentran las devoluciones, las reclamaciones, las roturas de los productos durante el envío o los derivados de los retrasos.

16. Papelería y administración

En ocasiones, quizás por lo asumido que se tiene el uso del papel, no se tiene en cuenta el gasto que supone la cantidad que se gasta. Tan solo hablando de facturas, un sistema alternativo permitirá ahorrar no solo lo que cuesta el papel en si, sino también en sellos, en tóner y en personal.

La factura electrónica se ha convertido en la mejor manera de evitar esos gastos y, además, ganar en comodidad y eficacia. El ahorro medio por factura es de 2,80 euros, que aumenta en la recepción. Esto es debido a que su uso evita retrasos en la llegada a destino, permitiendo ajustar los tiempos de cobro y pago.

Implantar este tipo de facturación electrónica es realmente sencillo, ya que existe multitud de software para hacerlo. Ya sea una gran industria o una pequeña PYME, cualquier compañía puede beneficiarse de sus ventajas.

17. Optimiza tus instalaciones

La gran industria ha avanzando mucho en la optimización de las instalaciones, ya que, simplemente, un gestor energético le va a suponer un ahorro considerable en sus facturas. En todo caso, una auditoría que detecte las ineficiencias energéticas y que sugiera las opciones para eliminarlas es un gran consejo para todas las empresas.

A esto hay que unirle los gastos de mantenimiento. Aunque suponga un desembolso inicial, a medio y largo plazo, una política que mantenga en perfecto estado la maquinaría e instalaciones va a redundar en una disminución de los costes. Es más barato cuidad las máquinas que tener que cambiarlas por haber sido descuidadas.

18. Apuesta por la nube

Si antes hacíamos referencia al ahorro que supone la factura electrónica, la contabilidad digital multiplica sus beneficios. Las Nuevas Tecnologías informáticas estás popularizando conceptos como el cloud computing, que permite un ahorro de hasta un 50% con respecto a la gestión tradicional. Y eso sin contar el ahorro de papel, de mensajería o por los retrasos en los pagos o cobros.

El uso de la nube también presenta otras ventajas aparte del cloud computing. Buena parte del software puede estar alojado en ella, lo que supone un ahorro importante. Además, aunque no por ello menos importante, va a evitar la pérdida de datos importantes en caso de errores en los servidores internos. Solo hay que imaginar lo que puede suponer que desaparezcan las bases de datos que toda industria ha creado para darse cuenta de las ventajas del almacenamiento en la nube.

19. Marketing y ventas

Aunque no todas las empresas necesitan la misma inversión en marketing (ni este va a ser del mismo tipo), en general todas necesitan realizar alguna inversión para dar a conocer sus productos y que se posicionen mejor en el mercado.

En ocasiones, sobre todo en épocas de crisis, las compañías han basado su estrategia en bajar los precios, reduciendo el margen de beneficios. Esto ha llevado a que la inversión en marketing se haya visto reducida, ya que se han eliminado importantes partidas para poder sobrevivir.

Sin embargo, una buena política de promoción sigue siendo fundamental para todo tipo de empresa. Para seguir realizándola y, a la vez, ahorrar costes, es necesario estudiar muy bien el tipo de acciones que se van a llevar a cabo. Distinguir a quién se dirigen y qué canales utilizar es muy útil para desarrollar campañas más selectivas y no malgastar recursos en promociones más generales que no presentan beneficios.

20. Administración del flujo de trabajo

No desperdiciar las horas de trabajo o aprovechar los activos supone una buena manera de ahorrar en costes empresariales.

El primer paso para mejorar los posibles fallos que se estén cometiendo es recopilar toda la información relacionada. Un sistema MES, incluido en el ERP, captura todos los datos necesarios y permite analizar y realizar los cambios para mejorar el flujo de trabajo.

Estos sistemas facilitan la creación de solicitudes de servicio y órdenes de trabajo definidas a la vez que se hace un seguimiento del tiempo, de la utilización del equipamiento y de los gastos de mantenimiento.

21. El futuro: el Internet de las Cosas

El Internet de las Cosas está, ciertamente, implantándose más lentamente de los que se pensaba. En el ámbito industrial no son muchas las compañías que han optado por usar esta tecnología, pero ejemplo como los de Harley Davidson parecen señalar que va a suponer una revolución en el sector, comenzando por el ahorro que supone.

Al introducir el IoT, la mítica fabrica de motocicletas, implantó un sistema en el que cada máquina tienen la capacidad de medir y comunicar todas las variables para que sean analizadas. Esto permite anticipar el mantenimiento y reducir las interrupciones, por poner solo dos ejemplos.